Создание отчета

Перед тем, как приступать к созданию отчета, уделите немного времени обдумыванию его содержания и оформления. Для этого выполните следующее:

¨ Просмотрите таблицы, формы и запросы, имеющиеся в используемой базе данных.

¨ Определите, из каких компонентов должен состоять отчет.

¨ Убедитесь, что все необходимые данные введены в соответствующие таблицы.

¨ Обдумайте возможность использования вместо отчета имеющихся форм; возможно, вам понадобится осуществлять как вывод, так и ввод данных в одном формате. Помните, что в отчет нельзя вводить данные или изменять их.

¨ Просмотрите уже напечатанные отчеты и посоветуйтесь с теми, кто применяет эти отчеты в своей работе, для выявления их недостатков и получения рекомендаций по улучшению.

Рис. 34. Окно диалога Новый отчет

Создание отчетов напоминает создание форм. Для этой цели может использоваться несколько способов. Во-первых, активизируйте окно базы данных, щелкните на корешке вкладки Отчет, а затем на кнопке Создать (рис. 4)или выберите строку Новый отчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов, либо воспользуйтесь командой меню Вставка Þ Отчет. На экране появится диалоговое окно Новый отчет, представленное на рис. 34. В поле со списком внизу окна диалога, выберите таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться отчет.

Далее рассмотрим, как можно разработать отчет в режиме конструктора. Для этого оставьте маркер на строке Конструктор в верхнем поле окна диалога и нажмите кнопку OK. На экране откроется окно нового отчета в режиме конструктора (рис. 35).