Заполнение бланка QBE

Окно запроса в режиме конструктора (рис. 29) разделено на две части. Рассмотренная ранее верхняя часть содержит список полей всех таблиц, включенных в область действия запроса. Нижняя - сетку Query By Example (запрос по образцу или бланк QBE), которая предназначена для определения параметров запроса. Бланк QBE состоит из строк и столбцов. Каждый столбец соответствует одному из полей, используемых в запросе. Для перемещения из верхней части окна в нижнюю и обратно, можно использовать клавишу < F6 > - так же, как в конструкторе таблиц. Далее рассмотрим более подробно основные параметры запроса из бланка QBE.

Выбор полей. Первым шагом при создании запроса является выбор полей, включаемых в набор записей. Это можно сделать несколькими способами. Для того чтобы добавить поле в бланк QBE, дважды щелкните на этом поле в окне списка полей или перетащите это поле в один из столбцов. Access автоматически заполнит имя поля и стандартные выборки для подсчета итоговых значений по группе, а также установит флажок опции Вывод на экран.

В самом начале списка полей, находящегося в верхней половине окна запроса (а также в раскрывающихся списках в первой строке бланка QBE), находится специальный символ звездочка «*», означающий «Все поля».Чтобы включить в запрос все поля, дважды щелкните на этом символе или просто перетащите его в бланк QBE. Для того, чтобы убрать поле, выделите соответствующий столбец, щелкнув мышью в верхней его части на серой полоске и нажмите клавишу < Del >, или установите курсор ввода внутри столбца и в меню Правка выберите команду Удалить столбец.

Совокупность записей, являющихся результатом выполнения запроса (или фильтрации), называется динамическим набором записей. Для включения поля в динамический набор записей установите флажок опции Вывод на экран в бланке QBE (рис. 29). В запрос не обязательно включать все поля, используемые в бланке QBE. Для того, чтобы исключить поле из результирующего динамического набора записей, уберите флажок опции Вывод на экран для этого (исключаемого) поля.

Бланк QBE содержит ещё две строки, которые изначально не видны на экране. Строки Имена таблиц и Групповые операции спрятаны по умолчанию. Для того, чтобы вывести их на экран, выберите в меню Вид одноименные команды. Когда выбор будет сделан, на экране, под строкой Поле в бланке QBE, появятся строки Имена таблиц и Групповые операции.

Добавление вычисляемых полей. В бланк QBE можно добавить вычисляемые поля. Вычисляемые поля - это временные поля, создаваемые в динамическом наборе записей во время выполнения запроса; в них заносятся результаты вычислений над данными из полей таблицы. Вычисляемые поля можно использовать, например, для расчета стоимости продуктов по категориям или для объединения (конкатенации) текстовых полей.

Для создания вычисляемого поля в верхней строке бланка QBE выделите пустую ячей-ку - имя поля. Можно ввести выражение непосредственно в этой ячейке. Access присвоит новому полю имя, например, Выражение 1, которое можно впоследствии изменить на более осмысленное название. Кроме того, можно сразу ввести в указанную ячейку имя нового поля, далее <: > и выражение. Имена полей, используемые в вычислениях, должны заключаться в квадратные скобки < [] >, а пробелы - в кавычки < “ ” >.

В выражениях можно использовать следующие операторы:

Рис.30. Ввод выражения в окне Область ввода

Если необходимо ввести длинное выражение, то удобно воспользоваться окном Область ввода, которое вызывается после щелчка мышью в ячейке строки Поле и нажатия клавиш < Shift + F2 > (рис. 30).

Для облегчения ввода сложных выражений Access предоставляет утилиту, называемую Построитель выражений. Чтобы начать с ним работу необходимо щелкнуть по пустой ячейке строки Поле в бланке QBE и нажать кнопку Построить на панели инструментов. Microsoft Access откроет окно Построитель выражений, показанное на рис. 31. Здесь, для более наглядной иллюстрации возможностей, показана открытой папка Функции.

Групповые операции. Иногда возникает необходимость выполнить запрос для определения некоторых значений по группам записей (рис. 32). Например, можно посмотреть итоговые суммы продаж по определенной области, определить среднюю зарплату по отделам или максимальное количество часов, необходимых для выполнения каждого заказа. Access позволяет выполнить эти непростые вычисления, группируя записи.

Можно задать нужную функцию, введя её имя с клавиатуры или сделать выбор в раскрывающемся списке. Ниже перечислены все девять итоговых функций Access и две установки:

Ввод условия отбора. Задав условие в строке бланка QBE, можно создать запрос только для записей, удовлетворяющих заданному условию. Условие отбора - один из чаще всего используемых элементов запроса. Можно отобрать необходимые записи, введя любое из следующих условий:

¨ Точное совпадение. Задайте буквенное выражение, например, текстовую строку Укр или $1000, которое должно точно совпадать со значением полей отбираемых записей; прописные и строчные символы считаются различными.

¨ Поиск с использованием символов шаблона. Для задания условия используйте комбинацию букв и подстановочных символов (таблица 5), например, У* или 1###; значения полей должны «вписываться» в шаблон.

¨ Поиск несовпадений. Используйте оператор NOT для исключения из области действия запроса тех записей, которые удовлетворяют заданному условию отбора.

¨ Поиск по дате. Для задания условия используйте фиксированную дату или оператор DATE(), заменяющий текущую дату (на основании системных часов компьютера). Например, можно воспользоваться условием 12/1/97 или DATE().

¨ Поиск пустых полей. Используйте оператор NUL, чтобы указать, что нужны только записи, заданные поля которых пусты. Используйте оператор NOT NULL для того, чтобы указать, что в результатах запроса необходимо выдать только записи с непустыми полями.

¨ Операторы сравнения. Используйте любые операторы сравнения (таблица 6) для сопоставления значений полей записей по особым правилам. Например, чтобы увидеть только записи с датой раньше текущей, можно ввести <DATE().

¨ Значения Да/Нет. Используйте Да, Истина, Включено или 1, чтобы задать значение Да. Используйте Нет, Ложь, Отключено или 0, чтобы задать значение Нет.

¨ Сложное условие отбора. Воспользуйтесь логическими операторами (таблица. 7), чтобы задать сложное условие для одного и того же поля.

Таблица 5. Операторы - подстановочные символы

Таблица 6. Операторы сравнения (условные операторы)

Таблица 7. Логические операторы