Тема№2 Основні вимоги щодо складання документів в процесі службової діяльності

Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 х 297) і А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються згідно з вимогами нормативної документації. Кожен вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення. Найменування виду документа (за винятком листів вказується на бланку). До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально коротким, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання «Про що документ».

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5. Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку.

При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата. Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якого надсилається документ. При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача.

Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль. Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і число місяця. У текстах документів, які містять відомості фінансового характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади особи, що підписує документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис і його розшифрування. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії. У випадках, передбачених чинних законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників. Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад: «Додаток: дублікат договору-купівлі продажу на 2 арк. У 1 прим.»При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту. На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, який свідчить про виконання), а також слова «До справи» і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ. На вихідному документі проставляється номер, який відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якому буде зберігатися примірник вихідного документа.

Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносної книзі. Видача дублікатів документів провадиться в порядку, передбаченому Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Складання службових документів займає значну частину робочого часу співробітників управлінського апарату і вимагає великих зусиль. Щоб скласти повноцінний документ перш за все треба добре знати освітлюваний в документі питання й володіти достатньою інформацією.

Приступаючи до складання документа, керуються такими правилами:

По-перше, уточнюються доцільність, мета документа і коло питань, які підлягають вирішенню. Це дозволяє правильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид документа, його форму, багато в чому визначають стиль і характер викладення тексту.

По-друге, необхідно вивчити законодавчі акти, рішення уряду, відомчі нормативні акти, що регулюють порядок вирішення питань такого типу. Це найголовніший етап, що показує професійні знання готує документ, особливо, якщо подібне питання вирішується укладачем уперше. Знання законодавчо-нормативних актів забезпечить відповідність змісту документа компетенції даної установи, правильний вибір адресата для вирішення питання, грамотну його постановку.

Сьогодні при наявності відповідних електронних баз даних, що містять повнотекстовий набір законодавчих, нормативних актів з напряму діяльності організації (фірми), провести таку попередню підготовку неважко.

При складанні розпорядчих документів, наприклад, наказів, слід, крім того, вивчити раніше видані розпорядчі документи як вищестоящої, так і своєї організації, щоб уникнути суперечності з ними і дублювання, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Цей етап підготовки документа також легше провести, маючи в пам'яті комп'ютера тексти розпорядчих документів.

Потім приступають до збору інформації по суті поставленого в документі конкретного питання. Для цього можуть бути залучені справой, звіти, доповідні записки, акти, листи тощо, як наявні на папері, так і що знаходяться в пам'яті комп'ютера.

Знаючи на підставі законодавчо-нормативних актів, як вирішуються подібні питання і зібравши всю необхідну інформацію, складають проект документа. При цьому використовують трафаретні тексти, набори стандартних фраз і висловів.

Проект документа редагується і узгоджується. Останній етап остаточне оформлення і підписання документа.

У практиці документування зломили загальні вимоги, пропоновані до текстів документів. Перш за все, слід пам'ятати, що службовий документ покликаний спонукати до якого-небудь дії, переконати. Це досягається аргументованістю та логічністю наведених фактів і доказів. Формулювання в службовому документі повинні бути бездоганні у юридичному відношенні.

Найважливішими є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості документа при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту.

Під достовірністю інформації розуміється відображення фактичного стану справи, неупереджене опис і оцінка подій.

Повнота інформації передбачає, що в документі викладена вся інформація, необхідна для вирішення питання, поставленого в документі. Саме неповнота інформації найчастіше змушує запитувати відсутні відомості, Породжує листування і затримує вирішення питання.

Точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, зумовлюються стислістю і ясністю викладу.

Чіткість викладу забезпечує однозначність розуміння документа, адекватність сприйняття тексту автором та адресатом, що є одним з основних умов управлінської діяльності. Неточно зрозумілий розпорядчий документ, лист і т.д. можуть призвести до небажаних наслідків.

Стислість досягається, перш за все, відбором необхідної та достовірної інформації, виключенням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинна нести смислове навантаження.

Досягти ясності у викладі допомагають ретельний добір слів, правильна композиційна структура тексту, продуманість формулювань і прямий порядок слів у реченні, коли присудок слід за підметом, визначення стоїть перед визначеним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження падає на дію, використовується зворотній порядок шарі.

Якщо приводом для створення, будь-якого документа послужив інший документ або доказом є відомості з іншого документа, в тексті наводяться повні його дані, тобто зазначаються вид документа, найменування організації - автора, дата документа, реєстраційний номер документа і заголовок до тексту.

До особливостей ділового стилю належить широке застосування стійких мовних формул - мовних оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Вони викликані, перш за все, повторюваністю управлінських ситуацій та порівняльної обмеженістю ділового мовлення. Набори таких стандартних фраз і виразів використовуються при складанні актів, довідок та інших інформаційно-довідкових документів. У діловому листуванні, особливо з іноземними кореспондентами, також прийнято використовувати стійкі фразеологічні звороти, що допомагає при перекладі на іншу мову. При використанні комп'ютера ці стандартні фрази вводяться в пам'ять машини. Стійкі словосполучення (мовні формули) забезпечують однозначність розуміння тексту, скорочують час на його підготовку та сприйняття одержувачем.

Для стилю службових документів характерно також вживання стійких словосполучень, тому що в діловій документації більшість слів вживається тільки з одним або обмеженою групою слів.

У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, використовується форма викладу від 3-ї особи однини. У спільних документах текст викладається від 1-ї особи множини особи.

У протоколах використовується форма викладу текст від 3-ї особи множини особи, а запис виступів ведеться від 3-ї особи однини.

Широке поширення в службових документах набуло застосування скорочених слів і словосполучень, що зменшує обсяги документів і прискорює сприйняття інформації.

Документи діляться в залежності від кількості порушених у них питань на прості і складні. Прості, тобто містять одне питання документи значно легше в обробці (реєстрація, постановка на контроль, формування у справи), направлення на виконання. Складні документи найчастіше стосуються кількох самостійних питань і виконавців або навіть різних структурних підрозділів. З них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. Їх обробка викликає деякі труднощі (при реєстрації вноситься кілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання і т.д.). Складно вирішити питання про приміщення такого документа в справу. Тому при складанні найбільш численних видів інформаційно-довідкових документів (листи, доповідні записки, довідки) рекомендується включати в них по одному питанню. Протоколи, накази, постанови зазвичай бувають складними за підтримання. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа і дата.

Для кращого сприйняття документа його текст ділиться на абзаци - найпростіші компоненти тексту, що складаються з однієї або декількох фраз (пропозицій) і характеризуються єдністю і відносної закінченістю змісту. Зазвичай абзац містить не більше двох - трьох пропозицій. З абзацу починається кожна нова думка. Подібний прийом допомагає вдуматися у зміст документа, зробити невеликі зупинки при читанні документа.

Тексти документів складних, великих за обсягом (огляди, звіти, довідки тощо) поділяються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Структура тексту окремих видів документів може бути зумовлена ​​нормативними актами, в яких вказується, з яких частин документ складається. Так, наприклад, складається посадова інструкція, положення про структурний підрозділ.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення певного кола завдань, нерідко породжуються однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.

Під трафаретом розуміють заздалегідь надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією і пропусками для заповнення перцевої інформацією, яка характеризує цукеркову ситуацію, яка відображається даним документом.

Найбільша повторюваність текстів зустрічається в документах, що направляються на адресу підвідомчих організацій, інститутів, служб або однорідних фірм.

Трафаретні тексти можуть бути розроблені в усіх галузях діяльності, причому як в межах одного підприємства, установи, фірми, так і системи однорідних підприємств чи установ, організацій одного відомства чи групи однорідних установ та підприємств різних відомств.

Первинні бухгалтерські документи виконуються, як правило, на уніфікованих бланках, при їх складанні лише вписуються (заповнюються) частини тексту. До їх заповнення нормативні акти пред'являють особливі вимоги.

Записи в первинних фінансових документах виробляються чорнилом, пастою кулькової ручки, хімічним олівцем або за допомогою друкарських машин та засобів механізації. Вільні рядки прокреслюються.

Інформація в первинних документах фіксується як у вигляді тексту, так і в цифровій формі. На відміну від документів інших систем документації, у бухгалтерських документах підчистки і недомовлені виправлення не допускаються. Якщо допущена помилка, то неправильний текст або сума не замазуються, як це робиться у звичайних документах, а закреслюються однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, і над закресленим надписується виправлений текст або сума.

Потім виправлення обмовляється написом «виправлено» та підтверджується підписом особи, яка підписала документ, і датою виправлення.

У первинних бухгалтерських документах показники грошових сум часто виражаються не тільки цифрами, але і щоб уникнути можливих помилок, вони дають у словесному варіанті.

Закінчивши складати текст документа, до нього формулюють заголовок, що є обов'язковим елементом будь-яких документів, що виконуються на форматі А4, незалежно від виду, змісту і призначення документа.

Тема складається тим, хто готував документ. Він розміщується в лівому верхньому кутку документа під основними реквізитами. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 знаків. Тема друкується без лапок, без лапок і не підкреслюється. Наявність заголовка значно полегшує обробку документа, так як, не читаючи всього тексту, і отримати уявлення про зміст і направити документ на виконання.

Відмітка про наявність додатка. Окремі службові документи мають додатки. Такими додатками можуть стати будь-які документи, що направляються з супровідним листом, що пояснюють причину їх відправлення. До нормативних або розпорядчих документів як додаток даються документи, які ними або затверджені або вводяться в дію.

Якщо додатки в тексті не названі, їх найменування дається у позначці про додатки із зазначенням кількості аркушів і примірників у кожному додатку. При наявності кількох додатків їх нумерують.

Якщо при направленні документа на кілька адрес, додаток надсилається не всім адресатам, то у відмітці про наявність додатків зазначається, в яку адресу програми надсилаються

Якщо додаток зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.

Висновок

Звичайно, в кожній організації складаються якісь свої традиції в оформленні документів, але при цьому слід добиватися, щоб при всіх розходженнях документ був чітким, конкретним, доказовим, об'єктивним, написаним з дотриманням правил стилістики і гарно оформленим, а його зміст відповідало вимогам ділової ввічливості.

Діловий етикет вимагає, щоб документи були достовірними, доказовими, об'єктивними, переконливими. Точність у відборі фактів, оцінка ситуації особливо необхідна в документації, що відбиває конфліктні моменти у сфері ділових відносин. Якщо, наприклад, готується відмову в проханні, то він повинен бути написаний у доброзичливому тоні з переконливими поясненнями, щоб залишалася можливість продовження ділових відносин. Тому не слід починати лист з відмови, перш необхідно пояснити, чим він викликаний.

Хоча документи пишуться, як правило, в нейтральному тоні, сам стиль документа може бути розцінений як доброзичливий чи грубий, як чемний або нетактовний і т.п.

Нерідко в документах за зовнішньою нейтральністю тону проглядається різкість, неповагу до адресата. Однак не слід впадати в іншу крайність - змагатися в надмірній ввічливості. Неправильне уявлення про ділове ввічливості призводить до появи в документах виразів типу «Не відмовляєте в люб'язності...»; «Будьте ласкаві...» і т.д.

У ділових колах розвинутих країн прийнято користуватися посібниками з ділової документації, в яких виділяється спеціальний розділ, присвячений етикету і містить список особливих ідіом, які надають документу ввічливий відтінок, але в силу своєї формальності перетворився на своєрідне «етикетні кліше».

Чи можливий повний список рекомендованих виразів. Як багатий мова, такі багаті і форми вираження ввічливості, незважаючи на сухість, офіційність і жорсткі стилістичні рамки ділових документів. І справа полягає у викладі фактів і прохань, в акуратності оформлення і чіткості стилю, нарешті, навіть у своєрідному діловому «церемоніалі», тобто правила складання, підписання, проходження і реалізації документів. Так, навряд чи адресат, навіть знаходиться в підпорядкуванні у авторів документа, із задоволенням сприйме лист, в якому відчувається зневага до нього: «Направляємо до вас доопрацьований проект статуту... Просимо розглянути і затвердити». Нехтування тут проявляється в тому, що автори листа не допускають можливості, що документ може бути і не затверджено. У даному випадку помилка може бути усунена, якщо в листі після слів «Просимо розглянути» додати фразу «і в разі позитивного рішення...» або виключити слово «розглянути», залишити просто: «Просимо затвердити».

«Церемоніал» рекомендується дотримуватися і в практиці підписання ділових паперів. Він полягає в необхідності дотримання посадового рівня під час підписання документів. Зокрема, відповідь на лист, підписаний директором, повинен бути підписаний також директором, а не його заступником. Але відповідь на лист, підписаний заступником директора, може бути підписаний директором.

Неприємне враження від документа залишає неакуратність його оформлення. Слід уважно вичитувати документ, щоб усунути можливі помилки і описки. Нерідко спостерігається невірне побудова тексту, невідповідну розташування його частин, відсутня розбивка по абзацах, що значно ускладнює сприйняття тексту.

У службових документах слід боротися з неправильним використанням слів і термінів, недоречних або невиправданим уживанням іноземних слів і т.д. Потрібно пам'ятати, що існують офіційно встановлені вимоги до оформлення документів. Зокрема, крім тих вимог, які вже були названі, можна відзначити наступні.

У документах, що оформляються на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані 10-15 мм від верхнього краю.

Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервалу. Документи дрібного формату допускається друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати типографським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, що складаються з кількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові частини найменування адресата, грифа твердження, оцінки про наявність додатка, грифа узгодження слід відокремлювати один від одного 1,5-2 міжстроковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються один від одного 2-4 міжстроковими інтервалами. Назва виду документа друкують прописними літерами. Розшифровка підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується декількома особами і їхні підписи розташовуються одна під одною, найменування посад і розшифровку підписів розділяють 2-4 міжрядкових інтервалу.

Дата в службових документах може оформлятися будь-яким з наступних способів: 20.05.95, або 20.05.95, або 20.05.1995. Після цифр, що позначають рік, крапка не ставиться. У залежності від призначення документа допускається приводити елементи дати в такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно - цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містять відомості фінансового характеру. Наприклад: 17 січня 1995 р. чи 17.01.95.

Якщо в тексті використовуються цифри, то слід знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні числа записуються цифрами. Але якщо цифра стоїть на початку речення, її слід писати словами.