Организация работы с документами

1.Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

2. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

3. Объём документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

4.Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение.

5.Исходящий документ; отправляемый документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

6.Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

7.Регистрация документа – запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

8.Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно- цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

9.Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

10.Оттиск – изображение клише печати на бумаге.

11.Клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

12.Мастичная печать – печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.

13.Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

14. Штемпельная краска – специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.

15.Штемпельная подушка – материал, несущий в своём объёме штемпельную краску, которая переносится на печатающие элементы клише печати при его контакте со штемпельной подушкой.

16.Печатающий элемент – участок клише печати, воспринимающий штемпельную краску и передающий её на бумагу.

17.Пробельный элемент – участок клише печати, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий её на бумагу.

18.Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

19.Срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно – распорядительным документом или резолюцией.

20.Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

21.Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно – распорядительным документом организации или резолюцией.

22.Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

23.Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

24.Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

25. Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

26. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

27. Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.