Оформлення стандартних документів

Для підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними ознаками, так звані функціональні комплекси документів, або функціональні системи документації.

Більшість ділових документів оформлюються згідно зі зразком (формуляром-зразком), на базі якого розробляються уніфіковані документи з урахуванням можливості їх машинної обробки та виготовлення бланків.

Формуляр-зразок – модель побудови документа, що встановлює сферу застосування, формати, розміри берегів, вимоги до побудови, конструкційної сітки та основні реквізити.

Уніфікований документ – документ, створений у рамках уніфікованої системи документів за встановленими для цієї системи правилами, стандартами, оформлений у встановленому порядку, зареєстрований у рамках зуніфікованої системи і який має статус обов’язкового застосування при здійсненні певного виду діяльності.

Уніфікована система документації – система документації, створена на основі одноманітних правил, вимог, стандартів, яка містить інформацію, необхідну для управління у будь-якій галузі діяльності.

Уніфіковані системи документації необхідні для скорочення обсягів документообігу, зниження витрат на складання та обробку документів.

На сьогодні в Україні розроблено низку уніфікованих систем документацій:

1.Організаційно-розпорядча документація;

2.Первинно-облікова;

3.Банківська;

4.Фінансова;

5.Звітно-статистична;

6.Планова;

7.Ресурсна;

8.Торговельна;

9.Зовнішньоторговельна;

10.Цінова;

11.Документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;

12.Документація з побутового обслуговування населення;

13.Бухгалтерсько-облікова;

14.Документація з пенсійного фонду;

15.Словниково-довідкова.

Кожний документ має певний склад реквізитів. Більшість реквізитів є обов’язковими для всіх документів, решта використовується при оформленні лише деяких з них.

Реквізит службового документа – це інформація, зафіксована у службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.

Склад реквізитів документів встановлює Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163-2003). Вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.

Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01 – зображення Державного герба України, герба АР Крим;

02 – зображення емблеми організації або товарного знака;

03 – зображення нагород;

04 – код організації;

05 – код форми документа;

06 – назва організації вищого рівня;

07 – назва організації;

08 – назва структурного підрозділу організації;

09 – довідкові дані про організацію;

10 – назва виду документа;

11 – дата документа;

12 – реєстраційний індекс документа;

13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 – місце складання або видання документа;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту документа;

20 – відмітка про контроль;

21 – текст документа;

22 – відмітка про наявність додатків;

23 – підпис;

24 – гриф погодження документа;

25 – візи документа;

26 – відбиток печатки;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця і номер його телефону;

29 – відмітка про виконавця документа і направлення його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження документа до організації;

32 – запис про державну реєстрацію.