Управлінська документація

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діло виробничого процесу.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Більшу частину документаційного фонду установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності.

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Уніфікація поставила такі вимоги до документів:

- стандартна форма побудови;

- пристосування до автоматизованого оброблення;

- мінімізація показників;

- крім дублювання;

- охоплення всіх складових для цілей управління показників.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами в галузі управлінської діяльності. Саме стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики та процедур – більш швидкий та ефективний пошук документної інформації. І це насамперед стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих будь-якою організацією у процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб’єктами підприємницької діяльності), які створюють та працюють з документами. Управлінська документація в митних органах за своїм змістом має два напрямки: загальний та спеціалізаваний, пов‘язаний з організацією та координацією безпосередньо митної справи.

Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи.

Добре налагоджена організація служби документаційного забезпечення передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень.

Коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців.

Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління – це сукупність законів, нормативно-правових актів і методичних документів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби документаційного забезпечення – її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.

Нормативно-методична база регулює:

1.Правила оформлення документів.

2.Правила роботи з документами.

3.Забезпечення схоронності документів.

4. Порядок передавання документів на архівне зберігання.

5.Роботу служби документаційного забезпечення(функції, структура, штати).

6.Запровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами.

7.Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу.

8. Справочинство за звереннями громадян.

9.Юридичні аспекти, пов‘язані з документами.

Нормативно-методична база регулюється:

- законодавчими актами України у сфері інформації та документації;

- указами Президента України, постановами уряду України, що регламентують питання документаційного забезпечення;

- правовими актами органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

правовими актами нормативного та інструктивного характеру, методичними документами зі справочинства установ, організацій та підприємств;

державними стандартами на документацію;

уніфікованими системами документацій;

нормативними документами з організації архівного зберігання документів.