Деловая переписка

Термин «официальная переписка» охватывает любое письма или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Все разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:

· официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике;

· деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами и организациями.

4.3.1 Общие правила оформления деловой корреспонденции

Обращение – указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин Посол, Ваше Превосходительство и т.д.

Комплимент – это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Это выражение меняется в зависимости от характера переписки, например: Примите, господин Посол, уверения в моем весьма высоком уважении..., С глубоким уважением, Искренне Ваш и т.д.

Подпись – подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.

Дата – должна включать день, месяц, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

Адрес – полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте.

Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:

Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.

В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»).

Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.

Служебные письма печатаются на машинке (лучше всего – на компьютере), ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2-х см. Сам текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с крайней строки – 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.

Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т.д. Какие-либо пометки допустимы на 2-ом или 3-ем экземпляре письма, который остается «в деле».

В тексте не допускаются подчистки, исправления.

Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.

Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.

Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.

Если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

На письмо необходимо дать ответ до истечения 10-ти дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.