Правила оформления делового письма

Современные формы переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их – Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений с вашими партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться. Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру.

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с адреса на конверте. Для того чтобы письмо точно дошло до адресата, необходимо выяснить полные адреса ваших предполагаемых партнеров. В отличие от российской практики, во всем мире сначала пишут «КОМУ», а затем «КУДА». Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз – в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем – фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений «Г-ну», «Господину», «Г-же», «Госпоже», «Г-дам», «Господам».

Вполне допустимо при написании адреса использовать также сокращения, обозначающие должность или звание адресата (см. таблицу 4.1). Если должность вашего корреспондента не очевидна из сокращения, поставленного перед фамилией, то ее необходимо указать. Это делается для того, чтобы письмо не было воспринято как личное, и в случае отсутствия адресата его мог вскрыть заместитель. Если же вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии следует поставить «лично» (Private – Англия, Personal – США, Confidential – Англия, США).

Таблица 4.1 – Сокращения, употребляемые при написании должностей и званий

После этого следует написать название фирмы, где работает адресат, затем указать ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И в заключении адрес название города, штата (графства, кантона и т.п.), почтовый индекс и страна. Сокращенные названия английских графств и штатов США приведены в таблице 4.2.

Полный адрес имеет, например, следующий вид:

Г-ну К. Лампикоски,

Генеральному директору,

«ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк.»,

109, Лапинти,

ТАМПЕРЕ, 33101,

ФИНЛЯНДИЯ.

Таблица 4.2 – Сокращенные названия английских графств и американских штатов

Если адресат отсутствует, а фирме-отправителю известно его местопребывание, то перед названием фирмы обычно пишется сокращение Care of (c/o), обозначающее «На попечение или для передачи адресату». Если письмо адресовано фирме, а кроме руководителей вы хотите, чтобы письмо посмотрел кто-либо еще из сотрудников фирмы, то после адреса внизу ставится обозначение Attention of Mr.... («Вниманию г-на...»).

При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная продукция» (By Book Post или Printed Matter).