Рынок СЭД. Выбор СЭД и механизм ее внедрения. Основные проблемы и препятствия при внедрении системы электронного документооборота. Эксплуатация СЭД

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки. Первые масштабные внедрения СЭД (пусть, в большинстве своем, пилотные) в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка ПО управления документооборотом сформированы. По данным IDC, объем российского рынка СЭД (СЭД отечественной разработки вместе с зарубежными СЭД) в 1999 г. составил около $2 млн. По мнению аналитиков, с 1999 г. ежегодные темпы роста российского рынка СЭД составляют не менее 30%. Есть и такое мнение, что начиная с 1998 г. наблюдается почти двукратное ежегодное увеличение объема российского рынка СЭД. Перспективы российского рынка СЭД улучшает принятие закона об электронной цифровой подписи, создающего правовую основу для распространения СЭД при межкорпоративном взаимодействии. Существует мнение ряда отраслевых аналитиков, что потенциальный объем российского рынка СЭД составляет сотни миллионов долларов (при успешном развитии российской экономики).

Следует отметить, что наблюдаемые сейчас небольшие размеры российского рынка СЭД связаны не в последнюю очередь с относительной незначительностью доли электронного документооборота в общем документообороте российских предприятий и организаций (которые могут позволить себе приобрести СЭД стоимостью от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов). В подавляющем большинстве случаев на российских предприятиях доминирует бумажный документооборот. Это обстоятельство объясняется не только традициями и определённым консерватизмом, но и непростым финансовым и техническим состоянием большинства российских предприятий и организаций. Следует сказать, что на российском рынке присутствует и ряд известных зарубежных систем (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes и др.). Из ПО отечественной разработки наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум "Кодекс"); Гран-док (Гранит), Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N.System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт), Оптима (Optima Workflow), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), 1С:Документооборот и 1С:Архив (1С), Циркуляр и VisualDOC (ЦентрИнвест Софт), Документ-2000 (TelcomService), Ирида (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) и ряд других.

Следует отметить, что некоторые отечественные СЭД созданы в среде Lotus Domino/Notes (по различным объективным и субъективным причинам получившей достаточно широкое распространение в России): БОСС-Референт (АйТи), семейство продуктов "Золушка" и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), CompanyMedia и OfficemMedia (ИнтерТраст), N.System (Центр Компьютерных Технологий), Делопроизводство (КСК) и др.

По классификации IDC, большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (нередко с элементами управления потоками работ). В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных СЭД реализованы следующие функции:

Обработка/хранение документов;

Управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

Контроль исполнения документов;

Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

Работа со взаимосвязанными документами;

Регламентация прав доступа;

Списание документов;

Интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Основным достоинством отечественных СЭД является определенный учет российской специфики и традиций работы с документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).

При внедрении систем электронного документооборота (СЭД) возникает большое количество проблем. Это и не удивительно - мы живем в эпоху революционных изменений в области делопроизводства и документооборота, когда новое соседствует со старым, новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Все проблемы можно разделить на несколько основных групп.

Трудности, связанные с недостаточной поддержкой государством внедрения СЭД. Пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать СЭД только для поддержки оперативной деятельности.

Большая группа проблем, возникающих из-за отсутствия нормативной базы для полноценного использования электронных документов,

На уровне отдельной организации, очень острой проблемой является налаживание взаимопонимания между службой информационных технологий (ИТ) с одной стороны, и службой ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями – с другой,

Проблемы подготовки и переподготовки персонала,

Серьезным препятствием для внедрения систем СЭД во многих коммерческих организациях является плохо налаженный "бумажный" документооборот.

TAdviser, ведущий экспертный центр по автоматизации государства и бизнеса в России, проанализировал позиции вендоров на отечественном рынке СЭД/ECM-систем. По итогам 2013 года и трех кварталов 2014-го компания «Электронные Офисные Системы» занимает лидирующее положение на отечественном рынке по важнейшим позициям рейтинга.

По общему количеству реализованных в 2013 году проектов ЭОС занимает первое место среди компаний-системных интеграторов на рынке СЭД.

_

Этап 1, или подготовительный. Его целью является понимание целей заказчика. Для этого проводится анализ и классификация проблем. Использование электронного документооборота позволяет решить такие задачи, как:

потеря информации;

поступление информации не по назначению;

ее опоздание;

неточность;

дороговизна процесса документооборота.

Этап2. Обследование документооборота и его оптимизация. Проводится для уточнения используемой схемы и особенностей документооборота: маршрута, правил регистрации, секретности и т.д.

Этап 3. Подготовка технического задания. Учитываются требования относительно функциональности системы, ее настройки, организационной структуры, технических характеристик, обеспечения надежности и т.д.

Этап 4. Заключение договора. Проводится для сведения к минимуму возможных недоразумений, утверждения графика работ, их объема, стоимости.

Этап 5. Подготовка инфраструктуры. Инфраструктура заказчика приводится в соответствие с требованиями ТЗ.

Этап 6. Приведение технической инфраструктуры заказчика в соответствие с требованиями технического задания.

Этап 7. Инсталляция системы. Включает в себя:

установку серверного ПО;

подготовку пользовательских мест;

тестирование работы системы;

ее настройку для соответствия особенностям организационной структуры предприятия.

Этап 8. Обучение. Должно включать полные курсы обучения администратора системы. Обучение в группе проводится посредством презентаций.

Этап 9. Опытная эксплуатация. Ее суть состоит в работе сотрудников с настроенной функционирующей системой.

Этап 10. Корректировка. Проводится на основе полученных при опытной эксплуатации результатов.

Этап 11. Ввод СЭД в промышленную эксплуатацию.

_
При внедрении систем электронного документооборота (СЭД) возникает большое количество проблем. Это и не удивительно - мы живем в эпоху революционных изменений в области делопроизводства и документооборота, когда новое соседствует со старым, новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Все проблемы можно разделить на несколько основных групп.

Трудности, связанные с недостаточной поддержкой государством внедрения СЭД. Пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать СЭД только для поддержки оперативной деятельности.

Большая группа проблем, возникающих из-за отсутствия нормативной базы для полноценного использования электронных документов,

На уровне отдельной организации, очень острой проблемой является налаживание взаимопонимания между службой информационных технологий (ИТ) с одной стороны, и службой ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями – с другой,

Проблемы подготовки и переподготовки персонала,

Серьезным препятствием для внедрения систем СЭД во многих коммерческих организациях является плохо налаженный "бумажный" документооборот.

Причины недостаточной поддержки внедрения СЭД государством

Отсутствие законодательной и нормативной базы для полноценного использования электронных документов в бизнесе

Проблема взаимоотношений между службами ИТ и ДОУ

Проблема подготовки и регулярного повышения квалификации персонала

Плохо налаженный "бумажный" документооборот - помеха внедрению СЭД