Виды и классификация СЭД (по принципу работы с документами, по размеру предприятия, по архитектуре, по используемой СУБД)

Все системы электронного документооборота классифицируются сразу по нескольким принципам:

Чаще всего используется классификация по месту производства. Все виды СЭД в этом случае делятся на российские, зарубежные и российские, но сконструированные на основе платформ Domino и Lotus. Классификация появилась не случайно – она имеет определенные обоснования

· Зарубежные разработчики начали создавать виды систем электронного документооборота намного раньше всех остальных. За многие годы разработок они сумели создать качественное ПО и проработали пути решения всех возможных ошибок. Отечественные системы обладают целым рядом технических несовершенств, поскольку создавались в сжатые сроки.

· Однако отечественные виды систем электронного документооборота обычно учитывают российскую специфику: ввод имени и отчества, специальные параметры ввода адреса и т.д. Таким образом, происхождение системы напрямую влияет на ее потребительские свойства, и пользователю нужно делать определенный выбор.

· Те системы, что были возведены с помощью платформ Domino и Lotus, следует рассматривать как самостоятельный класс СЭД. Они созданы на основе отечественных подходов к организации рабочего процесса, но механизмы в них используются зарубежные. Таким образом, получается удачное сочетание двух разновидностей.

Все системы, имеющие дело с электронным документооборотом, обладают определенной функциональностью, о которой пользователь также должен знать. Главные свойства той или иной СЭД обычно подчеркиваются производителями. Согласно им можно выделить следующие классы данных систем: регистрационные; создающие электронные документы; автоматизирующие работу с архивной информацией; управляющие архивами; извлекающие информацию из архивных файлов и прочих источников; управляющие обработкой документов; контролирующие работу устройств для хранения данных. Такая классификация СЭД создается по функциональному признаку, но это лишь видимость. Классы в данном случае выделяются по совершенно разным признакам. Кроме того, они способны пересекаться, и два пользователя могут вести работу по одному и тому же файлу одновременно. Главный плюс подобной классификации – высокая информативность. Функционал всех материалов описан достаточно подробно, при желании пользователь сможет легко разобраться, к какому именно классу можно отнести те или иные данные. Однако эту классификацию нельзя назвать корректной, она нуждается в серьезной доработке.

Управление контентом Специалисты считают, что к СЭД необходимо относить системы, контролирующие общий корпоративный контент. В данном случае виды СЭД будут следующими:

· для управления документами и обеспечения их связи с бизнес-процессами;

· для обработки документации и ее ввода в постоянное использование;

· для контроля за всеми записями, как актуальными, так и архивными;

· для поиска и анализа имеющихся материалов;

· для управления контентом на интернет-порталах;

· для автоматизации бизнес-процессов;

· для формирования коллективного сотрудничества;

для создания информационного сайта внутри организации. Информативность данной классификации достаточно высока, но здесь также возможно активное пересечение видов друг с другом. В этом случае придется дополнительно разбираться с каждым материалом, что может вызвать дополнительные временные затраты.

Компоненты и общая функциональность Быстрота и удобство – основные принципы качественной системы электронного документооборота, и их классификация может быть осуществлена и по компонентам и общему функционалу. Согласно этой классификации, существует 17 групп компонентов, которые внутри могут подразделяться на почти 90 типов.

Среди групп СЭД выделяют те, что отвечают за:

· ввод данных,

· их распознавание,

· регистрацию (по правилам),

· поиск, индексацию,

· лингвоанализ,

· обработку материалов,

· прием и передачу файлов.

Некоторые из них занимаются репликацией, хранением файлов, работой в интернете, защитой от взлома, выводом документации, их используют для управления данными и разработки дополнительных приложений. Такая классификация очень продуктивна. Ее использование помогает описывать системы электронного документооборота вместе с их достоинствами и недостатками, а также формировать требования к системам, которые только будут разработаны. Общий функционал описывается очень подробно, на их основе можно создать грамотные и содержательные требования. Есть у этой классификации и недостаток – таким образом можно будет сформировать технические требования. Прикладные требования, имеющие отношение к реалиям предметной области, нужно будет формировать отдельно. Речь идет о типах материалов, с которыми придется работать внутри системы, а также об алгоритмах работы с ними. Важно понять, как именно файлы нужно обрабатывать и выводить из системы, но на это может уйти очень много времени