Організація обліку автотранспортних засобів

Одним із основних впливових чинників на організацію обліку в автотранспортних підприємствах є технічний стан засобів перевезення – автомобілів. Щоденно диспетчер складає разом з іншими службами диспетчерський рапорт, який є основою для використан­ня його керівництвом автотранспортного підприємства у прийнятті рішень щодо підви­щення технічної готовності парку автомобілів. Водночас бухгалтерія веде оперативний облік випуску автомобілів на лінію.

Основним об’єктом обліку на автотранспортному підприємстві є автомобіль або інший транспортний засіб. Експлуатація автотранспортного засобу без його реєстрації в органах ДАІ заборонена чинним законодавством. Тому без реєстрації і видачі реєстраційних номерів неможливо ввести автомобіль в експлуатацію.

При придбанні транспортного засобу, одержанні або виникненні обставин, що вимагають внесення змін у реєстраційні документи, необхідно зареєструвати транспортний засіб в органах державної автомобільної інспекції протягом 10 діб [12, с. 34]. Зареєструвати необхідно транспортні засоби, призначені для експлуатації на дорогах загального користування. До таких транс­портних засобів відносять: автомобілі, автобуси, самохідні ма­шини, сконструйовані на шасі автомобілів, мотоцикли, причепи, напівпричепи, мотоколяски. Інші механічні транспортні засоби реєструють у відомствах і міністерствах, до яких вони належать. Так, трактори, сільгосптехніку, інші механізми необхідно зареєструвати в Міністерстві аграрної політики.

Для реєстрації транспортного засобу в органах ДАІ необхідно мати такі документи:

- заяву;

- паспорт уповноваженої особи;

- документ, що підтверджує законність придбання транс­портного засобу (договір, довідка-рахунок, копія рішення суду, акт приймання-передачі, вантажна митна декларація, договір фінансового лізингу). У випадку ввезення автомо­біля з-за кордону додатково надається: для фізичних осіб: посвідчення митного органу про реєстрацію транспортного засобу в підрозділах ДАІ або довідка-рахунок; для юридич­них осіб – вантажна митна декларація;

- документи, що підтверджують оцінку вартості транспорт­ного засобу;

- квитанції (платіжні доручення) про сплату транспортного податку, а при реєстрації легкового автомобіля – про сплату ще й збору до Пенсійного фонду, а також про оплату послуг ДАІ;

- свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу (техпаспорт);

- акт огляду (з метою перевірки відповідності ідентифікацій­них номерів вузлів і агрегатів обліковим даним, знаходжен­ня в розшуку за наявною інформацією баз даних викрадено­го транспорту, а технічного стану - вимогам безпеки дорож­нього руху).

Транспортний засіб юридичної особи реєструють за її юридич­ною адресою.

Якщо власником транспортного засобу є підприємство, то для реєстрації автомобіля в органах ДАІ також необхідно пред'явити документ, що підтверджує наявність місця для стоянки й зберіган­ня автомобіля (наприклад, договір оренди) [79, п. 23].

У випадку якщо у підприємства в одному населеному пункті більше 15 транспортних засобів, то необхідно створити автогос­подарство. Для цього необхідно:

- мати огороджену територію з місцями для стоянки, зберігання, технічного обслуговування й ремонту транспортних засобів;

- призначити керівника автогосподарства;

- ввести посади фахівця з безпеки дорожнього руху, відпові­дальних за зберігання, технічне обслуговування й експлуа­тацію транспортних засобів [81].

Після реєстрації автомобіля в органах ДАІ необхідно протягом трьох днів придбати поліс страхування цивільної відповідальності, бо на території України забороняється експлуатація транспортно­го засобу без полісу обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності [18]. Розміри страхових платежів встановлюють­ся страховиками самостійно шляхом добутку базового платежу й відповідних коригувальних коефіцієнтів.

Базовий платіж й коригувальні коефіцієнти розраховуються Транспортним страховим бюро України на підставі статистичних да­них й рівня збитковості даного виду страхування в цілому за галуззю за останній розрахунковий період, який складає не менше року.

У випадку одночасного укладання одним страхувальником п’яти та більше договорів терміном на рік страховий платіж змен­шується:

- від п'яти до десяти транспортних засобів – на 5%;

- від десяти до двадцяти транспортних засобів - на 10%;

- від двадцяти транспортних засобів – на 15%.

У податковому обліку сума витрат на страхування автотранс­порту відноситься у повному обсязі на валові витрати у поточно­му звітному періоді.

Об'єктом сплати збору на обов'язкове державне пенсійне стра­хування є вартість легкового автомобіля. Не сплачують цей збір підприємства, які сплачують єдиний податок.

Ставка збору складає 3% від вартості легкового автомобіля, визначеної відповідно до договорів купівлі-продажу, довідок-рахунків торговельних організацій, договорів міни, довідок органів митної служби, актів експертної оцінки вартості автомобіля та ін­ших документів.

Збір на обов'язкове державне пенсійне страхування здій­снюється через установи банків на рахунки місцевих органів Пенсійного фонду за місцем реєстрації легкового автомобіля. Звітувати про сплату даного збору при покупці автомобіля повин­ні саме платники у загальному порядку, передбаченому для подачі звітності до Пенсійного фонду. У бухгалтерському обліку нараху­вання збору до пенсійного фонду здійснюють за дебетом субра­хунку 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів» та кре­дитом субрахунку 651 «Розрахунки із страхування за пенсійним забезпеченням». У податковому обліку сума збору на обов'язкове державне пенсійне страхування відноситься до валових витрат у повному обсязі.

Також необхідно пройти технічний огляд транспортного засо­бу [8, ст. 35, 37]. Протягом 10 днів з моменту реєстрації в податко­ву інспекцію за місцезнаходженням необхідно надати розрахунок податку з власників транспортних засобів. Крім того, у процесі реєстрації транспортного засобу власники повинні внести плату за номерні знаки, технічний огляд, талон техогляду, свідоцтво про реєстрацію, комп'ютерні послуги.

Основними документами при придбанні автомобіля є дого­вори:

- купівлі-продажу – при придбанні автомобіля за кошти;

- про безоплатну передачу – при безоплатному одержанні автомобіля;

- міни – при одержанні автомобіля в рахунок поставленої продукції (товарів, робіт, послуг), тобто при бартерній операції;

- інші види договорів.

У договорі необхідно зазначити вартість автотранспортного засобу, а також його характеристики. При прийнятті автомобіля на підприємстві необхідно скласти акт приймання-передачі (внут­рішнього переміщення) основних засобів за ф. № ОЗ-1. На підставі акту за ф. № ОЗ-1, технічної та іншої документації на кожен об'єкт основних засобів заповнюється інвентарна картка (ф. № ОЗ-6). При придбанні автомобіля з причепом оформляються дві інвен­тарні картки: окремо на автомобіль і причіп.