Главный секретарь и его работа на соревнованиях разного уровня.

Главный секретарь соревнований, в соответствии с Правилами, определяет организационную структуру секретариата, систему взаимодействия с другими службами, способ и схему подсчета результатов и доведения их до участников.

Кроме этого, Главный секретарь принимает от участников и представителей заявления по результатам и письменные протесты. В соответствии с п.п.41.4, Главный секретарь принимает письменный протест, проставляет на нем время подачи и вместе с необходимыми материалами для принятия решения по протесту передает его Главному судье.

Самое важное из обязанностей Главного секретаря – правильное определение результатов соревнований и составление отчетных документов, вся его работа должна строиться для решения этих задач. Ну и, конечно, как любой судья – он должен всегда помнить о соблюдении спортивной справедливости для всех участников.

В зависимости от уровня и масштаба соревнований, Главный секретарь может либо заниматься, в основном, организацией всех необходимых работ, либо почти все делать сам.

Главный секретарь подчиняется Главному судье. В помощь Главному секретарю обычно назначают заместителей: по компьютерному обеспечению и по информации

В данном разделе, в основном, рассматриваются варианты работы Главного секретаря с использованием программы Winorient и SportIdent (SI), а также без использования компьютеров.

2. 1.4.Документ – как основа действий секретариата. Входящие, внутренние и исходящие документы.

Понятие секретарской работы очень тесно связано с понятием «документ». Документ – материальный носитель записи (бумага, магнитная лента, перфокарта и т.п.) с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В узком смысле документ – деловая бумага, юридически подтверждающая какой либо факт (СЭС, 1983). Документ должен иметь подпись ответственного лица, дату или время составления, и, при необходимости, печать.

В процессе проведения соревнований судья является секретарем, если он работает непосредственно с документом (протоколом старта, финиша, карточкой и т.д.), причем не просто выдает, а составляет или заполняет его. Поэтому в бригадах старта и финиша тоже есть секретари.

Документы о проведении соревнований - главный итог работы всей судейской бригады. Главным документом соревнований является протокол результатов. Протокол результатов – денежный документ. На основании протоколов результатов присваиваются разряды и звания, от чего напрямую зависят зарплаты тренеров. Протокол также – основа отчета для Проводящей организации за деньги, потраченные на проведение соревнований.

Протокол это официальный документ, он должен быть оформлен по определенным правилам. Так, одна из самых распространенных ошибок при составлении протоколов – подписи Главного судьи и Главного секретаря ставятся только на последней странице. Это допустимо только в том случае, когда документ сшивается, а место сшивки оформляется по законам делопроизводства. Но с такого документа очень неудобно делать копии (например, чтобы подтвердить выполнение разряда или звания - при направлении представления на спортсмена в спорткомитет). Поэтому лучше, если при составлении протоколов подписи Главного судьи и Главного секретаря будут предусмотрены на каждой странице. Но при этом желательно, чтобы группа полностью помещалась на странице, в крайнем случае – на обороте. Небольшие группы допустимо размещать по нескольку на странице.

Далее перечислены основные документы, используемые в работе или являющиеся итогом работы секретариата:

Входящие документы.

1. Правила, Положение, таблицы очков, финансовые условия – от Проводящей организации и от Организатора.

2. Официальные заявки команд; личные документы: паспорта, классификационные книжки, медицинские справки, анкеты участников – от представителей (участников).

3. Технические заявки на эстафету и на виды, предусмотренные Положением – от представителей.

4. Техническая и другая информация, программа, различные схемы – для обработки и размножения (для выдачи представителям и участникам) – от службы дистанции и от Организатора.

5. Акты приемки дистанций вида программы и Ведомость дистанций (по форме Приложений №2 и №5 к «Инструкции по инспектированию вида программы соревнований по спортивному ориентированию») – от ЗГС по СТО по окончании вида программы.

6. Контрольные карты для отчета – от службы дистанции по окончании вида программы.

7. Документацию для проверки правильности прохождения дистанции спортсменами, перечисленную в разделе 2.3.7. – от ЗГС по СТО накануне дня соревнований

8. При проверке карт маркировки (даже если мишени напечатаны на обороте каждой карты) - контрольные карты для проверки. В этих картах обязательно обозначение точки КП – лучше очень тонким проколом.

9. Контрольные карты с "ниткой" для вывешивания в соревнованиях на маркированной трассе.

Документы по пунктам 8 - 9 необходимо получить от службы дистанций до начала соревнований.