Создание документа на основе готового шаблона

Шаблоны

Создавая новый файл, вы имеете возможность воспользоваться каким-либо из имеющихся или заготовленных вами шаблонов. Бытовое представление шаблона подразумевает некоторый бланк, в который можно вносить информацию. Это не совсем так, шаблоны призваны облегчить задачу подготовки документа,позволяют изменять любую заготовку, которая может быть представлена не только в текстовом виде, но и в наличии специальных стилей, заданных параметров и оформления страницы и т.д. Можно выделить два основных направления:

Ø Использование готовых шаблонов;

Ø Создание собственных и редактирование готовых шаблонов.

Обратите внимание на то, что создавая новый файл, вы можете воспользоваться как командой Файл -> Создать, так и кнопкой панели инструментов. Возможность использовать шаблоны предоставляется только в том случае, когда вы пользуетесь меню, так как с помощью кнопки новый документ по умолчанию создается на основе шаблона «Обычный».

Параметры, хранимые в шаблонах

Параметры, хранимые в шаблонах, определяют свойства нового документа, созданного на основе данного шаблона. К этим свойствам относятся:

Ø надписи и рисунки, которые должны появляться в каждом документе — например, колонтитулы, поля для вставки даты, времени и сведений об авторе, а также название документа, имя файла, стандартный текст или эмблема компании;

Ø поля страницы и другие параметры макета страницы, которые устанавливаются с помощью команды Файл + Параметры страницы;

Ø стили;

Ø макросы;

Ø текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста;

Ø настраиваемые панели инструментов, меню и сочетания клавиш.

Загрузка шаблона

Для загрузки шаблона выберите команду Сервис + Шаблоны и надстройки и в появившемся окне выберите те шаблоны, которые хотите загрузить. После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любого документа, открытого во время данного сеанса работы в Word. Закончив работу с нужными элементами другого шаблона, обязательно выгрузите этот шаблон, чтобы уменьшить объем используемых системных ресурсов.

Надстройки и шаблоны, загруженные с помощью команды Сервис + Шаблоны и надстройки выгружаются при закрытии программы Word. Чтобы загружать надстройку или шаблон при каждом запуске программы Word, скопируйте надстройку или шаблон в каталог автозагрузки, указанный на вкладке Расположение (команда Сервис + Параметры).

Изменение шаблона

1. Выберите команду Файл + Открыть, а затем откройте шаблон, который требуется изменить. Если в диалоговом окне Открытие документа нет списка шаблонов, выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла.

2. Измените любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш.

3. Нажмите кнопку Сохранить.

Внесенные в содержание и форматирование шаблона изменения отразятся на всех новых документах, созданных на основе данного шаблона; существующие документы не изменятся. Измененные стили будут обновлены в существующих документах, только если установлен флажок Автоматически обновлять стили документа. Установите этот флажок в окне Шаблоны и надстройки, которое вызывается при выборе команды Сервис + Шаблоны и надстройки.

Шаблон «Обычный»

Шаблон «Обычный» является универсальным шаблоном, подходящим для разных типов документов. При запуске программы Word или нажатии кнопки Создать, создается новый пустой документ, основанный на шаблоне «Обычный». Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование или содержимое документа.

Шаблон «Обычный» также служит для хранения наиболее часто используемых элементов списка автотекста, макросов, панелей инструментов, настраиваемых меню и сочетаний клавиш. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне «Обычный», доступны в любом документе.

Шаблон «Обычный» следует хранить в папке «Шаблоны» или каталоге личных шаблонов или шаблонов рабочей группы, указанном на вкладке Расположение (команда Сервис + Параметры). Если программа Word не может найти шаблон «Обычный» в любом из этих мест, она создает новый шаблон «Обычный» со стандартными параметрами форматов документа Word и стандартными меню, панелями инструментов и сочетаниями клавиш.

Важно различать понятия создание нового шаблона и создание документа на основе имеющегося шаблона.

Создание документа на основе готового шаблона

Использование готовых шаблонов рассмотрим на примере подготовки титульного листа факса.

Ø Для создания данного документа выполните команду Файл + Создать, щелкните пункт меню «На моем компьютере…» и выберите вкладку Письма и факсы. Выберите «Деловой факс». Переключатель Создать установите в положение Документ.

Ø Создав новый документ, вы получите заготовку, содержащую текст, который должен сохраниться при печати и подсказки для размещения вашей информации (в скобках). Видно, что с любым текстом можно выполнять любые операции (выделять, удалять, менять формат).

Ø Выделяя соответствующие участки текста,внесите необходимую информацию. В результате вы создали документ, который можно традиционным образом сохранить, распечатать и т. д.