Організація роботи зі збору інформації і вивченню контрагентів.

Правильний вибір торгових партнерів дуже важливий, і тому підприємства й організації, що прагнуть до зовнішньоекономічної діяльності, повинні добре організувати і методично налагодити цю роботу.

Оперативно-комерційна робота з вивчення фірм у зовнішньоторговельних організаціях повинна включати:

а) попередній збір даних про фірму, з якою передбачається проведення переговорів чи укладання угоди;

б) поточне спостереження за діяльністю фірм і організацій, з якими укладені контракти;

в) виявлення і вивчення нових фірм і організацій – можливих контрагентів по експорту й імпорту;

г) систематичне вивчення фірмової структури товарних ринків по основних статтях експорту й імпорту;

д) спостереження за діяльністю фірм-конкурентів, що грають провідну роль на окремих товарних ринках.

Вивчення фірм, що працюють на визначеному ринку, складається зі збору інформації про фірму і систематизацію відомостей у визначеному порядку. Для одержання відомостей, котрі цікавлять, контрагенти використовують усі можливі джерела інформації, яку можна одержати через сформовану на світовому ринку систему і які є звичайними в практиці будь-якої фірми, що бере участь у міжнародній торгівлі.

Інформація про фірму, отримана з різних джерел, збирається і систематизується в досьє на фірму.

Питання, по яких підбирається матеріал для досьє, можуть бути розділені на дві групи:

1) питання загальної характеристики фірми;

2) питання по спеціальних аспектах.

Досьє фірми включає ряд документів, що підготовлюються спеціально співробітниками зовнішньоторговельної організації:

а) карта фірми – базовий документ, у якому збирається всебічна інформація про фірму;

б) відомості про переговори з фірмою;

в) відомості про ділові відносини.

Карта фірми являє собою анкету, зміст якої згруповано по основних питаннях, які характеризують різні сторони діяльності досліджуваної фірми:

- країна, адреса, телефон, факс;

- рік заснування, предмети торгівлі чи характер послуг;

- виробничі потужності, торговий оборот, число працівників;

- дані, що характеризують фінансове положення;

- філії, дочірні підприємства, участі та інші зв'язки (картельні, фінансові, персональні і т.ін.);

- найважливіші конкуренти;

- власники, керівники фірми, особи, що мають безпосередній контакт із вашими організаціями;

- оборот, у тому числі по різних ринках;

- негативні моменти, що характеризують фірму (невиконання зобов'язань, рекламації, арбітражні, судові справи й ін.).

Крім даних, перерахованих у карті, у досьє фірми повинні збиратися:

- характеристики власників, керівників фірми, а також службовців, що здійснюють безпосередній контакт з організаціями;

- дані балансу фірми за господарський рік;

- дані про розвиток торгових відносин з фірмою.

Відомості про переговори з фірмою збирають після завершення переговорів з фірмою. Основні питання для вивчення:

а) предмет переговорів;

б) результат переговорів;

в) характеристика представників фірми, що проводить переговори, аж до рис характеру, ступінь володіння комерційними і технічними питаннями;

г) поводження фірми під час переговорів;

д) ділові відносини з іншими організаціями.

Відомості про ділові відносини складають один раз у рік і в них відбивають досвід роботи з фірмою протягом року. До них відносяться відомості про виконання фірмою умов контрактів, її зацікавленість у роботі з даним ринком, ділових якостях фірми і її представників.

Для здійснення роботи з вивчення іноземних контрагентів фірми використовують не тільки власні канали інформації, але і послуги спеціалізованих організацій і відомств. Наприклад, такі послуги робить Торгівельно-промислова палата України.

Певне сприяння в одержанні інформації про потенційних партнерів можуть зробити працівники закордонного апарата України.

Існує велика кількість показників оперативної і фінансової звітності фірми, за допомогою яких дається оцінка результатів її діяльності. Основними формами звітності фірм, що використовуються для аналізу, є баланс, рахунок прибутку і збитків, рахунок надходжень і витрати засобів.

Баланс – це документ, що відбиває у вартісному вираженні активи фірми і джерела їх формування на визначену дату, звичайно на кінець кварталу чи року.

Рахунок прибутку і збитків відбиває результати господарської діяльності фірми за звітний період і разом з балансом є найважливішою й обов'язковою формою фінансової звітності акціонерних товариств.

Рахунок надходжень і витрат засобів дозволяє визначити обсяг самофінансування і фінансування за рахунок позикових засобів, проточних капіталовкладень і інших витрат.