ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации

ФЗ«Об электронной подписи».

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Для электронного документа характерны:

• аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;
• достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
• целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;
• пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Преимущества использования электронных документов:

компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых шаблонов; компьютерная обработка электронных документов выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов; ускоряется и упрощается сбор, систематизация и поиск любого документа или информации из документов; с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния; хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов; уменьшается объем рутинных технических операций с документами, освобождается время для решения содержательных задач управления; уменьшается количество потерь документов, местонахождение которых неизвестно; появляется возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.), тем самым повышается оперативность и качество составляемого документа.

Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества:

прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу; исправления вносятся в проект документа; одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостатками электронных документов можно отнести: недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами; необходимость наличия технических средств для прочтения; возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправитель электронного документа — участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа — участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документооборот регулируется нормативными актами:

государственными;

межотраслевыми;

отраслевыми;

локальными (предприятия).

В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утратил силу с 1 июля 2013 года). Именно этот закон позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами и установил условия, при выполнении которых эти документы равнозначны аналогичным на бумажных носителях. С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), который регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (пп. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе. (Статья 6. П.1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.)

Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами.

В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:

1) порядок проверки электронной подписи;
2) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);
3) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи).

Таким образом, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Для того, чтобы документы, подписанные усиленной неквалифицированной подписью имели юридическую силу, необходимо заключать дополнительное соглашение, где прописывать дополнительные условия признания таких документов равнозначными, подписанным собственноручно.

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:

на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов. Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях. Поэтому электронный документооборот называют также автоматизированным делопроизводством. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.

Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.

Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.

Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли. Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:

защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;

возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;

возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.

В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации. С широким распространением в современном мире электронных документов и средств их обработки особо актуальной стала проблема установления подлинности и авторства таких документов. В конце обычного документа исполнитель или ответственное лицо ставит свою подпись для достижения двух целей. Во-первых, получатель имеет возможность убедиться в истинности документа, сравнив подпись с имеющимся у него образцом. Во-вторых, личная подпись является юридическим гарантом авторства документа. В отличие от обычной собственноручной подписи, ЭЦП отчуждаема от своего владельца. То есть если подпись под бумажным документом неотделима от человека и практически никто другой не может подделать ее так, чтобы это не было обнаружено криминалистической экспертизой, то любой злоумышленник, завладевший секретным ключом подписи, сможет сделать ЭЦП так же легко и правдоподобно, как и законный владелец этого ключа.