Зразок характеристики.

Формуляр документа.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра – зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку називається формуляром.

Формуляр - це модель побудови однотипних документів. Він пердбачає такі реквізити та їх розташування в документах:

1. Державний герб.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Код установи.

4. Повна назва організації – автора документа.

5. Адреса: індекс, номер телетайпа, телефона, факса, рахунок в банку.

6. Назви виду документа.

7. Текст.

8. Підпис.

9. Дата.

10. Візи.

11. Печатка.

12. Резолюція.

Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Для документів з високим рівнем стандартизації виготавлюють бланки, які містять текст.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

3.Основні правила оформлення документів:

1. Назва установи відтворюється на бланку в певному розгорнутому найменуванні.

2. Назва документа – обов’язковий реквізит, який не проставляється лише у листах.

3. Індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефона, факса оформлюються відповідно до поштових правил.

Н-д: Краматорськ, 51363

Б-р. Машинобудівників, 32,

Тел. 41-70-72

Факс 41-76-78

4. Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку.

Н-д: Роз./рах. у Приватбанку

м. Краматорська, МФО 322034

5. Дата – це обов’язковий реквізит всіх документів, які датуються по-різному:

- для наказів – день підписання;

- для інструкцій – день затвердження;

- для актів і протоколів – день здійснення документованих у них подій.

Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять число, місяць, рік.

Адресат.

Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення адресуються до організації, установи або приватної особи.

Назва установи пишеться у називному відмінку, найменування посади і прізвище у давальному.

Н-д: Слов’янський державний

Педагогічний інститут

Відділ кадрів

Коваленку І.Д.

Якщо документ адресовано керівникові установи, то назва установи пишеться теж у давальному відмінку.

Н-д: Ректорові Національного

Педагогічного університету

Імені М.П. Драгоманова

Академіку Шкілю М.І.

7. Підпис – це обов’язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує законність його. Підписує документ, як правило, керівник установи, його заступник, чи керівник структурного підрозділу.

Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій.

Документи колегіальних органів: протоколи, постанови, рішення – підписують дві особи: голова і секретар колегіального органу.

Якщо документ написано на бланку установи, зазначаються тільки посада і прізвище, ініціали особи, яка підписала документ (не повторюється назва установи).

Н-д: Проректор з наукової роботи (підпис) Васильченко П.Р.

Якщо документ написано не на бланку установи, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціалаи особи, що підписує документи.

Н-д: Директор КМП “Обрій” (підпис) Деркаченко Ю.М.

8.Віза – це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.

9.Печатка ставиться на документах, що потребують особливого засвідчення.

Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, правові акти.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпис особи, що засвідчила документ.

10 Резолюція – не напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладення у цьому документі питань. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця, кому передається документ; порядок виконання документа, особистий підпис керівника; дата.

Тема 3. Мова та професія.

План.

1. Склад української лексики зі стилістичного погляду.

2. Мовні знання – один з компонентів професійної підготовки.

В залежності від поширення і вживання в різних жанрах літературної мови сучасну українську лексику можна поділити на кілька основних груп або стилістичних категорій, відмінних одна від одної своїм складом.

1. Стилістично-нейтральна лексика – це слова, що називають основні поняття, речі та явища навколишньої дійсності. Вони належать до загальновживаної лексики, якою користується кожний, хто володіє українською мовою. Н-д: батько, син, хата, думати, читати, писати.

2. Науково-термінологічна лексика обслуговує сферу наукової та професійно-виробничої діяльності. В ній переважають терміни. Науково-термінологічна лексика підрозділяється на:

А) загальнонаукову (дослідження, аналіз, категорія, класифікація);

Б) наукову (біологія: ядро, цитоплазма, клітина; математика: сінус, косінус, діаметр, теорема).

3. Професійно-виробнича лексика – це слова, що вживаються для назв різних знарядь, матеріалів, процесів виробництва. Кожна професія має коло професійно-виробничої лексики, куди входять терміни, офіційно-ділові слова, загальновживані слова, що набувають фахового значення. Н-д: у педагогів: педрада, розклад, табель, класний керівник тощо; у юристів: об’єкт права, утриманець, захисник, принцип незастосування сили тощо.

4. Офіційно-ділова лексика використовується у публіцистичному та офіційно-діловому стилі. Вона обіймає слова, вживані в різних ділових паперах: довідках, протоколах, постановах. Н-д: заява, довідка, наказ, доручення тощо.

5. Емоційно-експресивна лексика використовується в художньому та публіцистичному стилях. До складу цієї лексики входить також поетична лексика, яка надає милозвучності, образності. Н-д: Гай зелененький, козак молоденький, дівчина-калина.

6. Побутова лексика – слова побуту: назви одягу, розваг, звичаїв певної території.

2. Мова як інструмент здобуття знань, як засіб життєдіяльності людини має велике значення для всіх. Оскільки мова не тільки обслуговує сферу духовної культури, а й пов’язана з виробництвом, з його галузями і процесами, із соціальними відносинами, вона – елемент соціальної сфери.

У сучасному житті по-новому розглядаються питання функції мови. Основними критерієм оцінки майбутніх фахівців є знання свого фаху, рівень опанування професійною термінологією.

Науково-технічний прогрес, перебудова соціально-економічної і політичної системи в країні насичують нашу мову різними поняттями, термінами. Разом з піднесенням рівня знань представників різних професій підвищуються і вимоги до мови.

Народжуються нові професії, формується їх мова. У зв’язку з упровадженням української мови на підприємствах та в установах помітно збагачується словник різних професій науково-технічною, суспільно-політичною лексикою і термінологією.

Що означає знати мову професії? Це вільно володіти лексикою свого фаху, нею користуватися. Мовні знання – один з основних компонентів професійної підготовки. Оскільки мова виражає думку, є засобом пізнання та діяльності, то правильному професійному спілкуванню людина вчиться все своє життя.

Знання мови професії підвищує ефективність праці, допомагає краще орієнтуватися в складній професійній ситуації та в контактах з представниками своєї професії.

Тема 4. Професійна та термінологічна лексика у діловому мовленні.

План.

1. Поняття професійної лексики.

2. Термінологічна лексика сучасної української мови.

3. Джерела творення термінів та правила їх функціонування.

1.Більшість слів української мови є загальновживаними. Ними користуються в усіх сферах життя і діяльності. Значна меншість слів вузькоспеціальних, які вживаються окремими групами людей в різних галузях народного господарства, науки, побуту.

Професіоналізми – слова або звороти, властиві мовленню людей певної професії. Н-д: пара – заняття у вузі, шапка – загальний заголовок у документах, мишка – прилад у комп’ютері.

Професіоналізми виникають, коли та чи інша спеціальність або вид занять не мають розвиненої термінології. Вони виступають як синоніми до вже існуючих термінів. Професіоналізми хоч і зрозумілі слова, але вони не є літературними. На відміну від термінів професіоналізми можуть мати експресивне забарвлення і досить детально характеризувати рід занять, дії чи предмети, безпосередньо пов’язані зі сферою діяльності відповідної професії. Н-д: зі сфери комп’ютерної технології: курсор, дискета, вікно редактора, вінчестер, файл тощо.

Для ділових документів вживання професіоналізмів небажане, а іноді недопустово.

2.Якщо мета професіоналізмів спростити спілкування, то терміни відіграють роль передачі інформації в тексті ділового документа.

Терміни – це слова, що означають чітко окреслене поняття з галузі науки, техніки, мистецтва.

Терміни мають точне конкретне значення, тому позбавлені образності, емоційно-експресивного забарвлення.

Значення термінів зафіксовані у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Ось чому терміни повинні вживатися лише у зафіксованому значенні. Нестандартні терміни у справочинстві не бажані, бо вони засмічують й утруднюють складання та функціонування ділових паперів.

Кожна вузька галузь науки має свої терміни: медичні вживаються в медицині, технологічні – у техніці.

Можна виділити такі основні групи термінологічної лексики:

- математичну: множення, дільник, квадрат;

- фізичну: молекула, електрон, енергія;

- літературознавчу: драма, сюжет, персонаж;

- філософську: метафізика, базис;

- фінансову: банк, кредит, дебет, баланс і т. і.

Деякі терміни мають кілька значень, зокрема в діловодстві, н-д: справа – документ, сукупність документів, словосполучення “юридична справа” – має вже інше значення. Правильне значення того чи іншого терміна допомагає з’ясувати контекст.

Слід уникати використання застарілих, нестандартних термінів, що перейшли до повсякденного вжитку і втратили своє термінологічне значення, н-д: фронт, фактор.

Таким чином, терміни кожної сфери науки потребують особливої уваги, постійної роботи зі словниками й довідниками.

3. Джерела творення термінів:

1.Переосмислення загальновживаних слів, н-д: особа – юридична особа; відповідальність – матеріальна відповідальність.

2. Запозичення з інших мов, н-д: баланс, дебет.

3. Поєднання власне українських слів та частин іншомовних слів, н-д: фонологія, автобіографія.

4. Перехід професіоналізмів у терміни, н-д: іньєкція, експрес.

5. За допомогою власних назв, н-д: меценат (від лат. Массепаs – римський діяч, що підтримував поетів та художників); ватт (за ім’ям англійського фізика Watt); дальтонізм (за ім’ям англійського хіміка та фізика Дальтона).

Правила функціонування термінів:

1. Терміни бувають: загальнонаукові: виробництво, конструкція і вузьконаукові: баланс, аудит.

2. Терміни характеризуються літературною унормованістю й однозначністю. В основному значенні вони зафіксовані у державних стандартах і спеціалних словниках, довідниках. Неоднозначний термін вважається невдалим, його намагаються замінити чи дають додаткове пояснення.

3. Терміни не мають емоційної забарвленості і не можуть мати синонімів.

4. У складі термінології наявна значна кількість іншомовних слів.

Тема 5. Іншомовні слова в українській мові.

План.

1. Склад української лексики з погляду її походження.

2. Іншомовна лексика сучасної української мови.

Лексика української літературної мови за своїм складом не однорідна. Основою її є слова, спільні для всіх східнослов'янських мов: російської, української і білоруської, н-д: голова, мати, день, теплий, думати, говорити. Це зумовлено як спільним походженням цих мов, так і постійними зв’язками та спільною долею російського, українського та білоруського народів протягом всього їх істирочного життя.

Існує в українськівй мові ряд слів, що властиві лише їй, наприклад: гарний, скеля, линути, плекати.

Крім того, до складу словника української мови входять і інші лексичні елементи, а саме: старослов’янізми. Старослов’янська лексика, яка організувалась на базі живих говірок давньоболгарської мови, кілька століть використовувалась у східних слов’ян у певних жанрах, і звичайно, вона залишила граматичні і лексичні сліди в сучасних східно-слов’янських мовах, в тому числі, і в мові українській.

Особливості старослов’янізмів:

1. Сполучення –ра, -ла, -ре, -ле замість –оро-, - оло-, - ере-, наприклад: здравниця, златоглавий.

2. Звукосполучення –жд-, наприклад: вождь, утверждати.

3. Суфікси – тель, -ство, -зн, наприклад: учитель, багатство, приязнь, трудящий.

З старослов’янської мови увійшли до сучасної української мови і ряд слів: буква, істина, палата, юність.

Використання старослов’янізмів в українській мові відбувається з стилістичною метою: як архаїзми в значенні високого або урочистого стилю.

До складу словника української мови входять і запозичення з інших мов: студент, ректор, університет.

Таким чином, склад української лексики з погляду її походження наступний:

1. Спільнослов’янські слова.

2. Власноукраїнські слова.

3. Старослов’янізми.

4. Іншомовні слова.

2.Лексика іншомовного походження в українській мові займає відносно більше місце, ніж старослов’янська. Між народами весь час існують економічні, політичні, культурні та інші зв’язки, внаслідок чого в українську мову проникають нові слова і вирази з інших мов. Запозичаючи слова з інших мов, українська мова підпорядкувала їх своїм законам фонетики і граматики, пристосувала до правил українського словотвору і семантичних систем. Так, одни з них давно вже засвоєні або означають назви загальновідомих явищ і предметів, увійшли до української мови і вже сприймаються як активна лексика. Н-д: вишня, агроном, буква, м’ята. Від них в українськів мові творяться нові слова за допомогою різних словотворчих засобів, наприклад: агроном, агрономія, агрогомічний.

Інші засвоєні слова, що означають назви понять і явищ, які не є загальновживаними і рідко вживаються в мові, мають виразні ознаки іншомовних слів, не властиві українській мові, наприклад: адажіо, мольберт, ландшафт.

Словниковий склад української мови містить такі запозичення:

- грецького походження: ангел, ікона, апостроф, логіка, матетатика:

- латинського походження: юрист, прокурор, натаріус, ректор;

- французького походження: люстра, одеколон, корпус, сержант;

- німецького походження: штат, курорт, бутерброт, бухгалтер;

- англійського походження: бізнес, фінііш, спорт, бюджет;

- італійського походження: валюта, банк, кредит.

Тема 6. Книжні й іншомовні слова в документах.

План.

1. Особливості книжних слів та їх використання в документах.

2. Правила вживання іншомовних слів.

1. Усі слова, що трапляються в писемному мовленні, зокрема в діловових паперах, називаються книжними.

Книжна лексика характерна для стилів, які функціонують в письмовій формі, це – діловий, науковий, художній, публіцистичний.

Книжне забарвлення мають терміни, слова, що виражають загально наукові поняття й уживаються в широкому значенні: прогрес, економіка, політика тощо.

Особливості книжних слів:

1. Слова з абстрактним значенням на –ання, -ення, -іння, -ство, -цтво.

Напрклад: функціонування, примирення, товариство, сумісництво.

2. Слова – віддієслівні іменники на –ння, -ття, наприклад: утримання, вибуття.

3. Дієприкметники: виконуючий, призначений, накреслений.

4. Дієслова на –увати, -ювати: утримувати, заповнювати.

Документи – научний приклад перваги книжних слів над розмовним завдяки своїй однозначності й точності. У документах різного типу особливу увагу слід звертати на урочисті книжні слова, бо саме їх вживання у даній сфері спричиняє чимало недоречностей. Не рекомендується використовувати урочисту лексику в буденних документах, що мають офіційний характер.

2.Слід бути обережними й уважними під час використання в діловому мовленні іншомовних слів. Іншомовні слова, що увійшли до активного словника міжнародного спілкування, можна використовувати в певних ділових, що стосуються ритань угоди чи міжнародних проблем.

Щоб правильно вживати іншомовні слова, треба дотримуватися правил.

Правила вживання іншомовних слів.

1. Не ставити у текст іншомовні слова, коли є відповідники в українській мові.

2. Вживання іншомовного слова в діловодстві допустиме лише в тому значенні, в якому воно зафіксовано в словниках.

3. Не слід користуватися в одному і тому ж документі різними словами на позначення того ж самого поняття.

В таких випадках бажано користуватися національною мовою, що значною мірою полегшить ведення справочинства.

Типові помилки вживання іншомовних слів:

1. Повторення значення іншомовного слова незапозиченим позначеням. Як правило, це зумовлено незнанням або неточним знанням змісту запозиченого слова, наприклад: дезорганізатор порядку, вільна вакансія, власно автобіографія, лімітне обмеження.

2. Надмірність вживання. Це стосується тих виавдків, коли в тексті доцільніше використовувати незапозичене слово.

Щоб уникнути таких помилок, потрібно:

- дотримуватися стандарту у використанні іншомовних слів або термінів;

- чітко усвідомлювати значення тих запозичених слів, які вибираються для передачі змісту документа. Цеє питання культури мовлення. Значення запозичених слів можна перевірити за тлумачним словником.

Тема 7. Логічна послідовність документів.

План.

1. Загальні вимоги до мовних засобів ділових паперів.

2. Пароніми та синоніми в діловому мовленні.

Логічна послідовність, як необхідна ознака кожного ділового документа, реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв’язків у межах одного реченя чи в повному тексті.

1. Важливим у документі є:

- суворе дотримання певної послідовності викладення матеріалу;

- підкреслення наступності чи черговості подій або явищ.

Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім.

2. Одним з засобів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, для цього, з цією метою. Наприклад: Необхідно навчати студентів мистецтва слова – найдавнішому засобу виховання, тому що мова не тільки засіб спілкування, а й море інформації про світ, про свій народ, його культуру, традицій, звичаї.

3. Загальна логічність, послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності: таким чином, у результаті, отже, тощо. Наприклад: Отже, ліцензійна торгівля охоплює переважно електротехнічну й електронну промисловість, загальне машино- і приладобудування.

За формою викладення документи пишуться:

1. Від третьої особи. Н-д: інститут інформує про новий набір студентів.

2. Від першої особи: автобіографія, заява, декларація.

3. Назва діючої особи вживається у давальному відмінку. Наприклад: Офісу потрібні менеджери.

4. Документи, які мають дієслівну структуру. Наприклад: Запрошуємо на роботу. Повідомляємо всіх працівників.

2 .Синоніми – це слова, відмінні за своїм звуковим складом, але близькі або тотожні за заначенням. Наприклад: сміливий, відважний, хоробрий, героїчний.

Сниноніми поділяються на на три основні групи:

1. Лексичні синоніми – це слова, що відрізніяються смисловими відтінками. Наприклад: видатний, славетний, знаменитий.

2. Стилістичні синоніми – це слова, що відрізняються стилістичним і емоційним забарвленням. Наприклад: говорити, мовити, пророчити, верзти.

3. Абсолютні синоніми – це слова, які зовсім не відрізняються значенням і в усякому контексті можуть вживатися без будь-якої відмінності. Наприклад: мовознавство – лінгвістика, століття – сторіччя. Таких синонінів в українській мові небагато.

Синонімічні засоби мови мають глибоко національний характер. Вони свідчать про самобутність і специфіку мови. Уміле використання їх дозволяє розкрити те чи інше поняття в усій його повноті. Однак надмірне вживання синонімів не виправдане змістом висловлювання тільки засмічує мову. Незнання синонімічних можливостей призводить до помилок.

Часто виникають ускладнення, коли в російській мові на позначення певних понять існує одне слово, а в українській мові кілька. Деякі слова відрізняються лише префіксами. Тут треба бути особливо уважними, бо заміна однієї букви може вплинути на значення слова.

Наприклад:

Замісник. Заступник.

Замісник – посадова особа, яка тимчасово виконує чиїсь обов’язки, тобто заміщає відсутнього керівника.

Заступник – офіціна назва посади.

Квиток. Білет.

Квиток – вживається у словосполученнях: театральний квиток, залізничний квиток, студентський квиток.

Білет – вживається у словосполученнях: банківський білет, кредитний білет, екзаменаційний білет.

Наступний. Подальший.

Слово наступний вживається лише з конкретним поняттям: наступна зупинка, наступний тиждень.

На означення абстрактного поняття вживається слово подальший: подальше життя, подальша доля.

Суспільний. Громадський.

Суспільний - прикметник вживається у словосполученнях: суспільний клас, суспільна система, суспільна праця, суспільне виробництво, суспільне життя.

Громадський – це обов’язок, порядок, діяч, громадська робота, справа.

Пароніми – слова, досить близькі за звуковим складом і звучанням, але різні зазначенням.

Часто вони мають один корінь, а відрізняються одним суфіксом, префіксом.

Незначна різниця у вимові паронімів спричиняє труднощі у їх засвоєнні, призводить до помилок, зокрема до неправильної заміни одного слова іншим.

Адрес. Адреса.

Адрес – письмове привітання на честь ювілею.

Адреса – напис на конверті, бандеролі поштовому переказі, проживання особи або місце знаходження установи.

Особистий. Особовий.

Особистий – який належить певній особі, стосується окремої особи, виражає її індивідуальність (особистий підпис, особисте життя).

Особовий – який стосується людини взагалі. Вживається в усталених словосполученнях: особова справа.

Тема 8. Граматична форма ділових документів.

План.

1. Граматичні особливості ділових паперів.

2. Складні випадки керування у ділових паперах.

1. Складаючи текст документа, важливо не тільки правильно підібрати слово, а й правильно використати його форму: відмінок, рід число, особу та інше. Неправильно вибрана форма слова спричиняє граматичні помилки, що утруднює розуміння змісту.

Допущені в документі граматичні помилки не тільки свідчать про невисокий рівень грамотності і культури, а й створюють негативне враження про ділові якості суб’єктів ділових стосунків.

Найчастіше граматичні помилки допускаються у тих документах, текст яих складається творчо, на відносно низькому рівні стандартизованості. Це договири, контракти, протоколи.

Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією. Наприклад: вчитель-вчителька, лаборант-лаборанотка, викладач-викладачка.

1.Офіцйні назви посад, професій – іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати саме їх. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду. Наприклад: викладач Олена Сергіївна, головний прокурор Лілія Іванівна Шевченко.

Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду. Наприклад: старший викладач Петренко Зоя Федорівна відповіла на наші запитання.

2.Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією, наприклад: заводчани, городяни, селяни, працівники пошти.

3. Чимало помилок у вживанні давального відмінка. Так, іменники чоловічого роду мають переважно закінчення –у, хоча останнім часом надається перевага –ові, -єві. Наприклад: ректору-ректорові, директору-директорові.

4.Багато помилок припадає і на вживання родового відмінка однини чоловічого роду, де одні закінчуються на –а, -я, і нші – на – у, -ю, наприклад: протоколу, документа.

5. Щодо вживання прикметників, то тут виникають труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки у діловому мовленні частіше вживаються аналітичні форми: напрклад: повний, більш повний, найбільш повний.

2. Ділові документи вимагають максимальної стислості й точності передачі інформацї. Будь-які відступи од правил викладу змісту спричиняють серйозні помилки. Особливо уважним треба бути до дієслів, що можуть керувати різними відмінками. Наприклад: повідомляти новини сесії – інформувати про новини сесії.

Вживання прийменників в діловому мовленні:

1. Прийменник у (в), до – підкреслюють напрям дії до чогось, наприклад: летіти у літаку, зайти до кабінету;

2. Прийменник на вживається, коли мова йде про сферу виконання, наприклад: виділити кошти на підручники;

3. Прийменник для вживається тоді, коли слід підкреслити мету дії, наприклад: виділити кошти на придбання підручників;

4. Прийменник проти вживається тоді, коли є порівняння, наприклад: кількість населення нашого міста зросла в 2 рази проти 1970 року.

5. Прийменники завдяки, супереч – вимагають Д.в., наприклад: завдяки праці, всупереч прогнозам.

Вживання прийменника по в документах у порівнянні з російською мовою:

Російська Українська

По За

По приказу, по правилам за наказом, за правилами

По з

По случаю, по вопросам з нагоди, з питань

По на

По заказу, по требованию на замовлення, на вимогу

По У (в)

По виходным, прийти по делу у вихідні, прийти у справі

По для

Меры по улучшению, заходи для поліпшення

курсы по изучению курси для вивчення

По після

По прибытию після прибуття

По истечении времени після закінчення часу

По получении після отримання

По без прийменника

По улице вулицею

По почте поштою

По содержанию змістом

По по

Дежурный по району черговий по району

По возможности по можливости

Приказ по институту наказ по институту

Тема № 9. Синтаксичні особливості ділових паперів.

План.

1. Синтаксичні структури діловодства.

2. Складноскорочені слова і абревіатури в українському справочинстві.

3. Вставні слова і вирази у діловому мовленні.

Загальна грамотність документа виражається:

- у чіткості й логічності викладу;

- дотриманні правописних норм;

- дотриманні правил синтаксису;

Синтаксичні особливості ділових паперів:

1. У діловому мовленні використовуються речення розповідного характеру. Окличні можливі при звертанні у діловому листуванні, наприклад: “Вельмишановний директоре!”

2. Будова речень різноманітна: прості, складні, повні, неповні.

3. Використання вставних слів і словосполучень, мета яких упорядкувати виклад (по-перше, отже, з одного боку) і детелізувати інформацію (зокрема, а саме), пом’якшити відмову (на жаль).

4. Використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, наприклад: названий далі, відповівши на запит.

5. Перерахування однорідних членів, наприклад: представник має право отримувати документи, подавати їх у вищі інстанції.

Складноскорочені слова й абревіатури.

Розрізняють два види скорочення слів: а) для зорового сприйняття і б) для вживання в усній і писемній мові.

Скорочення першого типу не мають граматичноного оформлення, вони позначаються маоими літерами, наприклад: і. т.д., р.р., р-н, м-ць.

Другий тип: ООН, ДІТМ МНТУ, Укрземпрект.

Зразки скорочень, яки вживаються в усіх видах ділових паперів:

- назви документів: ОКД, техплан, техдокументація;

- назви посад, учених ступенів, звань: член-кор., проф., канд. філол. наук, зав., заст.

- офіційні форми звертання: доб., п.

- Офіційні назви організацій, установ, відділів: агропром, фінвідділ.

Назви установ, закладів, організацій, утворені з частин слів, пишуться:

- з великої букви, якщо ці слова вживаються на позначення установ одинично: Укрпромбуд, Укрнафта, Укрцукропром.

- З малої літери,якщо ці слова є родовими назвами: міськрада, облвно, оргвідділ.

Складноскорочені назви, утворені з початкових букв імен власних і загальних, пишуться великими літерами: ТЕЦ, НЛО, ООН.

Вставні слова і вирази у діловодстві.

Слова і словосполучення, введені в речення з метою внесення в нього того чи іншого пояснення або надання йому різних модальних значень, називаються вставними.

Вони не пов’язані з членами речення способами узгодження, керування або прилягання, але за смислом поєднані з реченням. Тому виключення вставних слів і словосполучень із речення змінює його зміст, але не порушує синтаксичної будови.

Вставні слова і словосполучення часто використовуються у діловому мовленні, при складанні ділових паперів, ними розпочинаються речення, абзаци.

В усному діловому мовленні вживання вставних слів і словосполучень не створює зайвої інформації. Використання цих конструкцій допомагає мовцеві зорієнтуватися, зосередитися, а слухачам – краще сприймати сказане.

За своїм значенням вставні слова діляться на три групи:

1. Вставні слова і словосполучення, що вказують на ставлення мовця до висловленої думки. Вони можуть означати ступінь впевненості або невпевненості в повідомленні.

Наприклад: звичайно, безумовно, на жаль, може, мабуть тощо.

2. Вставні слова і словосполучення, що вказують на те, кому належить висловлена думка (самому мовцеві чи комусь іншому). Наприклад: по-моєму, по нашому, на мій погляд, на мою думку тощо.

3. Вставні слова і словосполучення, що вказують на зв’язок висловлюваного з контекстом. До них належать отже, наприклад, по-перше, по- друге, мало цього тощо.

Тема 10. Етикет ділового спілкування

План.

1. Культура ділового спілкування.

2. Телефонний етикет

Важливим компонентом ділового спілкування є етика мовлення. Недаремно один мудрий філософ сказав: “Заговори, щоб я тебе побачив”.

Вислів віками не втрачає своєї актуальності. Адже від того, якими лексичними засобами володіє мовець, яку має інтонацію, вимову, як послуговується жестами, емоціями – залежить рівень його освіченості і культури.

Виховану людину завжди вирізняє ввічливість, доброзичливість, тактотовність, стриманість, повага до співрозмовника, здатність до співчуття та розуміння оточуючих. І особливу роль у цьому відіграє слово: вчасне, доречне, вагоме, переконливе.

Вміння володіти словом – велика майстерність.

Не секрет, що не завжди на належному рівні ведуться ділові переговори, виступи перд співробітниками чи незнайомою аудиторією. І, на жаль, частково огріхи припадають на невдало підібрані й сказані слова. Наприклад, доповідачі, лектори у своїх виступах часто вживають російські слова в українському варіанті або ж навпаки, тобто калькують їх.

Насичують мову просторіччям, територіальними діалектами.

Нерідко виступаючі говорять: пойнято (замість) зрозуміло, поощряє (замість) заохочує тощо.

Не завжди розрізняється й логічна стуктура слів. Наприклад: прошу (будь ласка) і прошу (звертаюсь з проханням); шкода (втрата, збитки) і шкода (даремно, не варто).

Іноді мовці у виступах використовують книжні слова, різні граматичні звороти, маловідому термінологію. Така мова не сприймається слухачами, стомлює їх, створює дискомфорт і свідчить про низький рівень виступаючого.

Бувають випадки, коли доповідач нав’язливо звертається до слухачів: “Вам зрозуміло?”, “Вам ясно?”. Запитання такого типу свідчать, що виступаючий недооцінює слухачів і цим ображає їх.

Отже, аби не траплялося подібних ситуацій, подібно скористатися загальноприйнятими нормами ділового етикету:

1. Мова виступу, доповіді має бути бездоганною, простою, зрозумілою широкому колу слухачів. Слід уникати іншомовних слів, якщо є українські відповідники.

2. Важлиивм є також правильне і доречне використання вставних слів і виразів, обережне послуговування крилатими словами та іншими фразеологізмами. Тут треба враховувати професіональний і віковий контингент слухачів.

3. Для ефективності ділових взаємин варто зорієнтуватися не лише в собі, а й в тих, хто оточує, виробити свою манеру спілкування. Спілкуючись, треба триматися скромно і впевнено. Належить подбати й про атмосферу приязності, товариськості, вільного і рівноправного обміну думками. Необхідно передбачати і враховувати реакцію слухачів.

4. Доповідач повинен говорити чітко, переконливо, не поспішаючи, в ході мовлення змінювати інтонацію, щоб мова не була монотонною.

Отже, уважне, дбайливе ставлення до мови є зовнішньою ознакою мовного етикету.

Мовний етикет слід використовувати й при складанні листів:

- У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні слова ввічливості: шановний, вельмишановний;

- щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції. – Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.

- особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон спілкування. Наприклад: За такі результати праці Ви не можете одержати премії – На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.

- Відокремлений дієприслівниковий зворот може надати документу характеру повної інформації, вичерпаної відповіді. Наприклад: Прочитавши Ваші оповідання, редакція журналу повідомляє, що вони потребують доопрацювання.

Телефонний етикет.

Одним із різновидів ділового спілкування є телефонна розмова. Вона розширює, прискорює ділові контакти, дає можливість оперативно передати чи прийняти певне повідомлення. У телефонній розмові беруть участь двоє співрозмовників: той, хто телефонує (адресант), і той, хто приймає інформацію – (адресат).

Умовно телефонну розмову можна поділити на офіційну (ділове спілкування) і приватну (повсякденне, побутове спілкування). Кожне з них вимагає відповідного етикету.

Офіційно-ділова розмова, адресована до певної установи, має діловий характер. Телефонна розмова, як правило, починається з привітання, і тут же слід відрекомендуватися (назвати ім’я, по батькові, прізвище; вказати посаду та установу). Після цього треба запитати, з ким розмовляєте (якщо адресат незнайомий). Потім треба повідомити, з ким хочете поговорити і, якщо є потреба, то сказати з якого питання.

Не слід запитувати: “З ким я говорю?”. Слід запросити до телефону потрібну людину.

Не слід вживати шаблонну фразу: “турбує Вас такий – то”. Ділова розмова в роботі установи чи закладу аж ніяк не може турбувати, бо вона для цього й призначена.

Приватна розмова теж має загальновизнані норми телефонного етикету. Наприклад, безтактно телефонувати без крайньої потреби знайомим чи друзям пізно чи рано. Не коректно обтяжувати інших по телефону своїми невдачами, пригодами, сімейними справами.

Розмова по телефону має бути спокійною, розбірливою, чемною, лаконічною. Також важливим є вміння слухати співрозмовника. Вихована людина не буду перебивати співрозмовника чи поправляти, підкреслюючи свою мовну освідченість та професійну перевагу.

За етикетом завершує телефонну розмову як у діловому так і у приватному спілкуванні, її ініціатор. Завершуючи телефонну розмову, обов’язково треба попрощатися. Нетактовно класти трубку, не дочекавшись прощальних слів співрозмовника.

Варто пом’ятати, що надмірна ввічливість, улестливість не прикрашають співрозмовника, а навпаки, свідчать про його низький етичний рівень і можуть викликати роздратування.

Зразки ділових паперів.

Заява.

Заява –це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Реквізити заяви:

1. Праворуч пишеться назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик: назва професії; місце роботи; прізвище, ім’я та по батькові; адреса того, хто подає заяву.

(Якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор,не треба зазначати домашню адресу, достатньо посаду і місце роботи).

3. Нижче посередині пишется слово “заява” з малої літери.

4. З великої літери з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч – дата, праворуч – підпис.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додаються до заяви, вони перелічуються після тексту.

Зразок заяви.

Проректору з навчально-виховної роботи Петренку М.І.

студента 1 курсу, гр. МНП 2001

Зінченко О.Г.

заява.

Прошу звільнити мене від занять 16.10.01 за сімейними обставинами.

15.10.01. (Підпис)

Зразок складної заяви.

Директору МП “Обрій”

Журавльому Т.В.

Черненка Юрія Івановича,

який проживає

м. Краматорськ, вул. Паркова, 3-23

заява.

Прошу прийняти мене на посаду менеджера у відділ маркетингу.

До заяви додається: диплом про вищу освіту, паспорт, трудова книжка.

14.11.01. Підпис.

Автобіографія

Автобіографія – документ, який належить до групи документів щодо особового складу.

Автобіографія – це опис свого життя.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги при його написанні: вичерпність потрібних відомостей, лаконізм викладу.

Реквізити автобіографії:

1.Прізвище, ім’я, по батькові.

2. Дата народження.

3. Місце народження: місто, село, р-н, область, країна.

4. Відомості про навчання: повне найменування всіх закладів, у яких довелось вчитися.

5. Відомості про трудову діяльність: коротко, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад.

6. Відомості про громадську роботу: всі її види.

7. Коротко відомості про склад сім’ї: батько, мати, чоловік, дружина, діти.

8. Дата написання і підпис автора.

9. Заголовок “автобіографія” пишеться посередині. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч, підпис автора праворуч.

Зразок автобіографії:

Атобіографія

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1970 року в м. Києві.

У 1977 році пішов у перший клас середньої школи № 123 м. Києва, яку закінчив 1987 році.

У 1987 році вступив на фізико-математичний факультет Київського університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.

У 1992 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю “Математика та інформатика”. По закінченні університету присвоєно кваліфікацію вчителя математики та інформатики.

З вересня 1992 року працюю вчителем у середній школі № 67 м. Києва.

Склад сім’ї:

Дружина – Шевченко Ольга Іванівна, вчитель української мови та літератури середньої школи № 45 м. Києва.

Дочка – Шевченко Олеся Василівна, 1989 року народження.

18.11.95. Підпис

Характеристика

Характеристика – це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації.

Реквізити характеристики:

1.Прізвище, ім’я, по батькові того, кому видається характеристика.

2. Рік народження, освіта.

3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до своїх службових обов’язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

4. Дата складання.

5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Текст викладається від 3 особи.

Зразок характеристики.

Характеристика

Ткаченка Віктора Петровича

студента 3 курсу ДИТМ МНТУ

м. Краматорська,

1983 року народження,

освіта вища незакінчена

Ткаченко Віктор Петрович протягом навчання в інституті зарекомендував себе здібним студентом.

До навчання ставиться сумлінно, має глибокі і міцні знання з усіх предметів, усебічно розвинений. Особливий інтерес виявляє до комп’ютерних наук та іноземної мови.

Протягом навчання в інституті виявляє активність у громадській та суспільно корисній роботі. Очолює студентську раду, в роботі показує приклад сумлінного ставлення до праці.

Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки товаришів і відверто про це говорить.

Вимогливий до себе, він користується повагою серед товаришів і викладачів інституту.

Характеристика видана для подання до військкомату.

Ректор ДИТМ МНТУ (підпис) Кухтик Т.В.

Куратор групи (підпис) Іванова Р.П.

Наказ

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки тощо.

Реквізити наказу:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ.

2. Назва місця видання наказу.

3. Номер наказу.

4. Дата підписання.

5. Короткий зміст наказу.

6. Текст наказу.

7. Підстава для складання.

8. Підпис керіника підприємства (установи).

Зразок наказу:

Харківський педагогічний інститут

Наказ № 34 від 13. 11.01

Щодо особового складу

ПРИЗНАЧИТИ:

1. Григоренко Наталію Михайлівну на посаду асистента кафедри економіки з 1 жовтня 2001 року.

Підстава: заява Н.М. Григоренко про прийняття на роботу.

НАДАТИ:

2. Семко Олені Василівні, доценту кафедри педагогіки, чергову відпустку з 15.10. 01.по 25. 11. 01. за період роботи.

Підстава: графік відпусток і заява Семко О.В.

ЗВІЛЬНИТИ:

3. Ковальчука Ігоря Олексійовича, лаборанта кафедри математики, з посади з 1.11.01 у зв’язку із закінченням контракту.

Підстава: заява І.О. Ковальчука.

Ректор (підпис) Зінченко О.Г.

Довідка

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки бувають особисті і службові. Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт. Довідки пишуться на бланках установи.

Реквізити довідки:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата видачі й номер довідки.

3. Прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видається довідка.

4. Текст довідки.

5. Призначення довідки (куди подається).

6. Підписи службових осіб.

7. Печатка.

Зразок довідки:

ДІТМ МНТУ

М. Краматорськ

Б. Машинобудівників, 32

Тел.: 41-72-25

Довідка № 6 від 12.11.01

Видана Коршенко Оксані Володимирівні в тому, що вона навчається на 1 курсі ДІТМ МНТУ.

Довідка видана для подання у ЖЕК.

Ректор (Підпис) Прізвище

Печатка

Службові листи

Лист – це узагальнена назва документа, засіб обміну інформацією, він являє собою повідомлення про хід якихось справ, виконання планів.

Гарантійний лист укладається з метою підтвердження певних обов’язків або умов і адресується до певної організації, чи установи.

Як правило, гарантується оплачування банківських кредитів, оплата праці за виконану роботу.

Реквізити листа:

1. Назва і адреса організації- відправника.

2. Номер і дата листа.

3. Назва і адреса одержувача.

4. Заголовок.

5. Текст листа.

6. Підпис керівника організації.