СУБД Microsoft Access 2010

Одним из продуктов пакета Microsoft Office 2010 является Access 2010, он относится к категории систем управления базами данных (СУБД). Под термином база данных будем понимать – совокупность объектов различного типа (и назначения), которые используются для хранения, отображения, поиска, преобразования и вывода данных. Данные структурированы в виде таблиц. Access работает со следующими типами объектов: таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и модули. Все они сгруппированы по категориям и отображаются в области переходов базы данных. Данные – это представленные в цифровом виде сведения об объектах окружающего нас мира. Ниже дана краткая характеристика основным видам объектов (таблицы, формы, запросы, отчёты, макросы), с которыми придётся работать при изучении приёмов построения базы данных.

Таблицы содержат данные, отображают в привычном формате строки и столбцы. В терминологии Access строки называют записями, а столбцы – полями. Поэтому все столбцы таблицы имеют наименования полей (первая строка таблицы). Строки содержат данные в тех форматах, которые назначает им разработчик. Поэтому при определении реляционной базы данных (табличной) говорят, что она представляется в виде совокупности однотипных записей. База данных обычно состоит из нескольких таблиц, объединённых посредством, так называемых связей. Благодаря связям информация из одной таблицы становится доступной для другой, что позволяет обеспечить целостность данных.

Формы – это вариант представления на экране компьютера одной записи, что даёт возможность пользователю просматривать последовательно сведения из таблицы, осуществлять поиск и быстрый доступ к любой записи, а также осуществлять операции коррекции данных в записях и создавать новые записи (пополнять таблицу). Фактически, форму можно рассматривать, как некий интерфейс пользователя при работе с таблицами.

Запросы – есть не что иное, как инструмент для управления данными. С помощью запросов можно извлекать данные из одной или нескольких связанных таблиц, осуществлять логические и арифметические операции над данными, группировать данные в новые таблицы по определённым признакам.

Отчёты – средство для подготовки выходных файлов. Следует отметить, что слово отчёт прочно ассоциируется со словом «печать», тем не менее, среда генерации отчётов вAccess позволяет сформировать конечный продукт в виде виртуальной формы. Любая выходная форма может быть отражена на бумаге или на экране компьютера в удобном представлении данных с использованием средств их форматирования, подведения итогов, фильтрации и графического преобразования в гистограммы и диаграммы.

Макросы – это простейшие программы, которые позволяют при обращении к заранее созданным запросам, формам, отчётам, выполнять определённые действия. В Accessмакрос не создаётся с помощью макрорекордера, а назначается разработчиком. Т. е. для создания макроса необходимо обратиться к режиму конструктора, в котором появляется возможность выбора действия и аргументов макроса.

Модуль – содержит одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic for Application. С помощью модулей можно решить широкий класс задач по поиску и преобразованию информации в базе данных.