Рекомендации для создания и оформления электронного сообщения. 1. Следует посылать сообщение только тем адресатам, которым это действительно необходимо

Адресация.

1. Следует посылать сообщение только тем адресатам, которым это действительно необходимо.

2. Реквизит «КОМУ» («ТО») используется для указания тех адресатов, для которых сообщение связано с выполнением тех или иных действий, а реквизит «КОПИИ» («СС») – для указания адресатов, для котрых сообщение посылается в целях информирования.

Заголовок сообщения

1. Заголовок сообщения должен точно передавать его содержание.

2. При необходимости в заголовке необходимо указать степень его важности и срочности.

3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий или сообщение направлено только для информирования адресата.

Текст сообщения

1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.

2. при обращении к адресату необходимо идентифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце наряду с подписью указывать контакную информацию.

3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим с тем, чтобы при его прочтении не возникало затруднений.

4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения контекста обсуждаемой темы.

Вложения или прикрепленные файлы

1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы.

2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.

3. При значительном объеме прикрепленных файлов желательно направлять сообщение в такое время, когда у адресата наименьшая интенсивность использования каналов связи.

Таким образом, типовая структура делового электронного письмаимеет следующий вид: 1. «Шапка», выполненная в соответствии с корпоративным стилем. 2. Приветствие. 3. Содержание, цель обращения.

4. Прощание. 5. Личная подпись с указанием контактов. 6.Ссылка на сайт компании. 7. Логотип, если это необходимо. При оформления электронного письма обязательно заполняются поля:

- «Тема» («Subject»)

- «Кому» («To»)

- «Важность письма», при необходимости.

Для уверенности в получении письма адресатом можно отправить электронное послание с уведомлением о получении. При этом используется языковая формула: Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам.

Практика электронной деловой переписки дает многочисленные примеры, свидетельствующие о том, что тенденция трансформации стилистических норм письменного делового общения стала фактом речевой практики.

В расшатывании норм конвенционального коммуникативного поведения в письменном деловом общении определенную роль играет тот факт, что юридический статус электронной переписки до сих пор не определен. Тот факт, что она в основном служит решению оперативных, неотлож­ных вопросов и содержит информацию, не нуждающуюся в регистрации, позволяет квалифицировать ее как маргиналь­ную жанровую форму письменного делового общения, со­четающую в себе черты официального и полуофициального общения. Примат цели в электронной переписке размывает конвенциональные устоявшиеся нормы письменного делового в общения, с одной стороны, и, с другой стороны, влияние за­падных стандартов и стремление к налаживанию прочных партнерских отношений побуждают составителей к соблюде­нию норм конвенционального коммуникативного поведения, поиску новых и воскрешению давно забытых приемов ориен­тации текста на адресата.

В свою очередь, идет формирование этикетных правил делового общения, отвечающих задачам электронной коммуникации.

Литература:

1. Анисенко, О.Ю. E-mail – электронное деловое письмо [Текст] / О.Ю. Анисенко // Лингвистика и лингвистическое образование в современном мире: материалы международной конференции, посвященной 100-летию со дня рождения профессора В.Д. Аракина. – М.: Прометей, 2004. – С. 125-127.

2. Бергельсон, М.Б. Языковые аспекты виртуальной коммуникации [Текст] / М.Б. Бергельсон // Вестник МГУ. Серия 19, Лингвистика и межкультурная коммуникация. – 2002. – №1. – С. 55-67.

3. Дедова, О.В. О специфике компьютерного дискурса [Текст] / О.В. Дедова // Русский язык: исторические судьбы и современность: материалы международного конгресса исследователей русского языка. – М.: Изд-во МГУ, 2004. – С. 381-388.

4. Зализняк, А.А. Переписка по электронной почте как лингвистический объект / А.А. Зазлизняк, И.Л. Микаэлян // Компьютерная лингвистика и интеллектуальные технологии: труды международной конференции «Диалоги 2006». – М.: РГГУ, 2006. – С. 157-162.

5. Земская, Е.А. Русский язык конца XX столетия [Текст] / Е.А. Земская, под ред. Е.А. Земской. – М.: Наука, 2000. – 220 с.

6. Иванов, Л.Ю. Язык интернета. Заметки лингвиста [Текст] / Л. Ю. Иванов // Словарь и культура русской речи. – М.: Азбуковник, 2000. – С. 35–45.

7. Капанадзе, Л.А. Структура и тенденция развития электронных жанров [Текст] / Л.А. Капанадзе // Жизнь языка: сборник статей к 80-летию М.В. Панова. – М., 2001. – С. 246-255.

8. Кронгауз, М.А. Изменения в современном речевом этикете [Текст] / М.А. Кронгауз // Жизнь языка: сб. ст. к 80-летию М.В. Панова / Сост. Л.А. Капанадзе. – М.: Языки славянской культуры, 2001. – 544 с.

9. Кушнерук, С.П. Документная лингвистика [Текст]: учеб. пос. / С.П. Кушнерук. – 2-е изд., испр. и перераб. – М.: Флинта:Наука, 2008. – 256 с.