Рекомендации для создания и оформления электронного сообщения

Лекция 11

Стилистические, этикетные и структурные особенности текста электронного делового письма

Вопросы:

Стилистические особенности текста электронного письма.

Этикетные особенности текста электронного письма. Рекомендации.

Структурные особенности текста электронного делового письма. Рекомендации.

Рекомендации для создания и оформления электронного сообщения.

1. Стилистические особенности текста электронного письма. Язык постоянно изменяется под воздействием различных факторов. Значительную роль в наращивании такого рода изменений играет компьютеризация социальных коммуникаций, расширяющая взаимодействие человека и машины и вовлекающая в него все большее число участников. Компьютерные технологии обмена информацией обусловливают особые требования к языковым средствам, которые используются для фиксации, переработки и передачи социально значимой информации, что, безусловно, сказывается на темпах и направлениях языкового развития. Следовательно, можно говорить о все более заметной роли, которую играют электронные технологии в формировании новой лингвостилистической нормы.

Электронная почта – особый вид коммуникации, позволяющий осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени, что, безусловно, способствует повышению оперативности решения вопросов. Однако интенсификация общения приводит к сокращению времени, которое составитель тратит на языковое и стилистическое оформление письма. Кроме того, снижается формальность общения, оно приобретает полуофициальный характер, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов.

Электронная переписка, по своим стилистическим характе­ристикам занимающая промежуточное положение между уст­ной и письменной речью, по сути, отказывается от традиционных правил.

Это проявляется в следующем.

1. Формулирование просьбы в интернет-посланиях может быть выражена имплицитно (Хорошо бы к пятому числу получить пробную партию товара; Ну тогда ждем; Хотелось бы получить задолженность за прошлый месяц по товару за апрель и т.п.).

2. В электронную переписку попадают разговорные просторечные высказывания, расшатывающие нормативные ограничения:

- То, что вы пишете, это полный бред.

- загрузка;экселевский.

- пришлите вордовский файл договора.

- Ну тогда ждем; а че их по сто раз согласовывать?

3. Использование профессионализмов и жаргонизмов (тренинг по инвенту, прилагаю инфо для консультантов, десктоп);

4. Для деловой пере­писки некрупных коммерческих компаний характерна речевая агрессия в смягченной форме. Вместе с тем коммуниканты мо­гут и открыто демонстрировать негативные эмоции: возмуще­ние, раздражение, неприязнь (Вы дезорганизуете деятель­ность; вы нарушаете законодательство). Открытые формы давления, угрозы и обвинения (Работа над заказом будет при­остановлена; в случае отказа Дело немедленно передается в Арбитраж) встречаются в коммерческой и служебной пере­писке в несмягченных формулировках.

5. Включение в тексты электронных писем слов и выражений английского языка (Best Regards).

6. Включение различных по сложности аббревиатур, заимствованных в первую очередь из английского языка: ID, ICQ, CD-RW, DSL, DVD, HTML, RAM.

7. Использование транслитерации (запись русскоязычных слов латинскими буквами) становится стилистической тенденцией электронного делового общения. Нарушения эти связаны с от­меной речевых ограничений на проявление негативных эмоций в открытой форме и агрессии по отношению к адресату как следствием снижения формальности общения.

Влияние английской коммерческой переписки на рус­ские коммерческие письма выражается в следующем: 1) использование слов и фраз, имплицитно передающих за­интересованность адресанта в сотрудничестве;

- Хотим обратить Ваше внимание на возможность удач­ной реализации проекта...;......Наша организация совместно с зарубежными партне­рами из Германии заинтересована в налаживании связей с предприятиями строительной отрасли вашего региона... 2) употребление глаголов в сослагательном наклонении: Было бы интересно получать каталоги ваших выставок в дальнейшем.- Мы были бы рады разместить ваши товары на

на­шей следующей тематической выставке. 3) выделение дополнительного абзаца, эксплицитно пере­дающего заинтересованность адресанта в сотрудничестве: Надеемся поддерживать сотрудничество с Вами.

- Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. 4) включение в текст письма этикетных форм вежливости: Просим извинения за некоторую задержку с ответом на Ваше письмо... Будем признательны за быстрое выполнение нашего заказа. 5) Отдельные фразы благодарности и внимания могут обрам­лять или вводить высказывание: Очень любезно с вашей стороны... (Could you please tell me...); Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблаго­дарить Вас... (May I take this opportunity of thanking you for...)

Благодарю Вас за письмо от... (Thank you for your letter of date...)

6) В начале письма использование фраз, создающих атмосферу доброжелательности: Высоко ценя наше сотрудничество, мы делаем вам экс­клюзивное предложение...; С огромным удовольствием сообщаем вам о досрочном запуске нашего проекта...

Таким образом, представленные современными исследователями противо­положные тенденции (стремление следовать образцам высоко-конвенциональной англоязычной культуре и тенденция к сни­жению формальности и расшатыванию традиционных социо­культурных норм русского делового письма) свидетельствуют о фазе становления новых норм деловой письменной речи. Эти противоречивые тенденции отражают противоречие примата глобальных целей бизнеса, отражающихся в идее партнерства, и предпочтению сиюминутных интересов, побуждающих к эф­фективным и зачастую неконвенциональным формам решения проблемы.

Это позволяет говорить о том, что электронная переписка по своим стилистическим характеристикам представляет собой новую языковую реальность.

2. Этикетные особенности текста электронного письма. Рекомендации. В сети Интернет сложились определенные нормы общения, которые получили название «Сетикет» (Netiquette). Основу сетикета составляют те же правила, что и в других видах этикета: понятность изложения и соблюдение правил приличия при ведении диалога. Однако этикетные элементы электронного и бумажного делового письма различаются. Так, если в традиционном деловом письме функцию приветствия выполняет обращение, являющееся обязательным элементом послания, то в электронном письме можно опускать обращение и приветствие и сразу переходить к делу. В случае если письму нужно придать более официальный характер, используют следующую этикетную модель: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адресата», после которой чаще всего ставят запятую (в отличие от традиционного письма, в котором после обращения стоит восклицательный знак). Отличительной особенностью электронного делового общения является обращение к адресату по имени (в полной форме) вне зависимости от его ранга и должности. Эта тенденция получила свое распространение и в устной форме делового общения, прежде всего в сфере коммерческих отношений. В служебной переписке государственных служащих сохраняется норма обращения по имени отчеству.

К особенностям электронной почты можно отнести и использование так называемых эмотиконов (смайликов), представляющих собой как бы опрокинутые графические изображения, в концентрированном виде отображающие те или иные эмоции и действия.

В качестве примера можно привести некоторые из наиболее популярных эмотиконов: :/) – не смешно; J - юмор; :-V – сказано с улыбкой; :-х – целую, целую; :-С – невероятно (отвалилась нижняя челюсть); <J - для немого вопроса; (|-& - рассержен; *:* - сообщение о неочень-то ясных вещах; (:-… - волнующее сообщение; (О-< - скользское сообщение.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающий требования к структуре письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подпись и данные отправителя (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, этот стандарт может включать запрет на использование так называемых смайлов (графических элементов, служащих для передачи эмоций), не относящихся к деловой сфере.

3. Структурные особенности текста электронного делового письма. Рекомендации. С точки зрения структуры электронные деловые письма почти ничем не отличаются от традиционных. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системные сообщения включены дата и время отправления и получения письма, текст, подпись отправителя, сохраняется строка «Тема сообщения» ("Subject"), есть возможность послать копию документа, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Специфические же особенности электронных деловых писем прежде всего связаны с этикетными элементами текста.

При написании электронных сообщений рекомендуют придерживаться следующих общих рекомендаций:

—быть внимательным к другим; писать кратко и придерживаться темы. Электронная почта создана для рассылки писем, а не для сочинения диссертаций;

—для выражения эмоций использовать эмотиконы, но не слишком ими увлекаться. Они выражают тон письма, предупреждая двоякое толкование;

—файлы-подписи должны быть небольшими (не больше пяти-шести строк). Многие пользователи имеют привычку добавлять к письму файл с ироничным или просто остроумным текстом, называемый файлом подписи. Многие программы обработки почты позвляют создать целый набор таких файлов, которые присоединяются к сообщению;

- НЕ НАДО ПИСАТЬ ПИСЬМА ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ! Поскольку электронные письма можно только читать, а не слышать, то нет возможности выразить свои эмоции, например так, как это можно было бы сделать во время разговора по телефону. TEКСТ, НАПИСАННЫЙ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, в электронной переписке воспринимается как КРИК!

— не следует рассылать сообщения, не содержащие никакой важной и полезной информации, что может вызвать раздражение адресата, так как побуждает его выбрасывать из своего почтового ящика ненужные сообщения, кроме того, это напрасная трата ресурсов Интернета.