Вимоги безпеки перед початком роботи

Секретар повинна підготувати своє робоче місце до безпечної роботи, привести його до належного санітарного стану, піддати вологому прибиранню.

Перед початком роботи секретар повинна перевірити виправність і заземлення комп'ютера.

Включити при необхідності місцеве освітлення.

3.3. Вимоги безпеки під час виконання роботи

Перед ввімкненням комп'ютера до електромережі необхідно перевірити заземлення корпусу.

Ввімкнення комп'ютера до мережі електропостачання повинно здійснюватися через спеціальну рукоятку.

Виконувати тільки ту роботу, яка доручена директором.

Необхідно пам'ятати, що при роботі на комп'ютері можуть впливати наступні небезпечні фактори:

- підвищені рівні електромагнітного випромінювання;

- підвищений рівень статичної електрики;

- напруга зору;

- емоційні навантаження;

- великий обсяг інформації.

Забороняється проводити ремонтні роботи з комп'ютером, підключення до мережі електропостачання.

Під час роботи на комп'ютері повинна бути виключена можливість одночасного доторкання до обладнання та до частин приміщення або обладнання, що мають з'єднання з землею (радіатори батарей, металоконструкції).

Не варто допускати до роботи на комп'ютері осіб, не знайомих з правилами роботи на даному обладнанні.

Забороняється працювати на комп'ютері, якщо з'являється напруження на корпусі апарату.

3.4. Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

У випадку виникнення пожежі секретар діє відповідно до інструкції з пожежної безпеки, в першу чергу евакуює людей.

При загоранні електропроводу комп'ютера негайно відімкнути від електромережі, сповістити керівництво та в пожежну частину.

У випадках інших аварійних ситуацій секретар повинна вжити заходів до евакуації людей та матеріальних цінностей відповідно до плану евакуації.

3.5. Вимоги безпеки по закінченню робіт

Секретар повинен відімкнути комп'ютер та здати матеріальні цінності.

По закінченню роботи секретар повинен виконати всі вимоги санітарного режиму.

У випадку виникнення в процесі роботи недоліків експлуатації чи несправності обладнання секретар повинен сповістити про це керівництво.

4. ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ

Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки.

Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути:

- завжди в «формі»:

- ретельно і продумано одягнутий, охайний

- готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення

- уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції.

Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути.

Секретар завжди повинен бути:

- на насторожі і в курсі багатьох справ:

- вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом.

Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Основні функції секретаря:

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

- знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

- знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

- знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги:

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

-мати професійний імідж;

-добре володіти мовою і письмом;

-володіти хорошою пам'яттю;

-добре орієнтуватися у часі;

-тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

-уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;

-освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

-бути енергійним, проявляти ініціативу;

-швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;

-підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

-контролювати фінанси офісу;

-бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів.

Є декілька позицій, які займають секретарі.

RECEPTIONIST - дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися і акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на українській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери.

Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінна.

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

-облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;

-оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п.;

-підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;

-оформлення протоколів розсилок виписок з них;

- аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

- підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

- прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

- організація прийомів відвідувачів;

- прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню.

Зокрема:

- технічне забезпечення роботи керівника;

- підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

- організація прийому працівників і відвідувачів;

- телефонне обслуговування;

- підготовка відряджень;

- організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

- стенографування;

- контроль за святковими і ювілейними датами;

- обробка пошти;

- машинописні роботи;

- збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

- збір матеріалів для доповідей і мов керівника;