Вимоги щодо оформлення протоколу

ДИПЛОМНА РОБОТА

на тему: «Протокол»

Випускник: Шестак Вікторії Сергіївни

(прізвище, ім’я, по батькові)

Гр. № 101

Спеціальність код 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства,

установи)»

Голова методоб’єднання _________________________________С.В.Бевз

Вчитель__________________________ М.В.Шпильова

м. Первомайськ 2016 р.

Затверджую

Заступник директора з НВР

__________Ю.О.Лящевський

«_____»____________2014 р.

ЗАВДАННЯ

Дипломна робота

Спеціальність код4115 «Секретар керівника (організації, підприємства,

установи)»

Тема дипломної роботи: «Протокол»

ЗМІСТ

1. ВСТУП……………………………………………………………………….

1.1. Специфіка роботи секретаря………………………………………....

1.2. Історія виникнення професії секретаря……………………………

2. Протокол

2.1. Поняття «протокол»

2.2. Реквізити протоколу

2.3. Види протоколів

2.4. Вимоги щодо оформлення протоколу

2.5. Витяг з протоколу

3. Вимоги охорони праці та техніки безпеки

3.1. Загальні положення…………………………………………………

3.2. Вимоги безпеки перед початком роботи……………………………

3.3. Вимоги безпеки під час виконання роботи…………………………

3.4. Вимоги безпеки після закінчення роботи…………………………

3.5. Вимоги безпеки при аварійних ситуаціях…………………………..

4. Висновки та пропозиції……………………………………………………..

5. Список використаних джерел………………………………………………

ДОДАТКИ:

Додаток 1…………………………………………………………………….

Додаток 2…………………………………………………………………….

Додаток 3…………………………………………………………………….

Завдання виконане ____________________________________ 2016 р.

Термін виконання завдань __________________________________ 2016 р.

Вчитель __________________________ М.В.Шпильова

ВСТУП

1.1. Специфіка роботи секретаря

Специфіка роботи секретаря полягає в тому, що йому доводиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами.

Слід враховувати і те, що секретарю приходиться зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв'язуваних задач, значними розходженнями в них по ступені труднощів, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки в роботі секретаря є наслідком його негативних ділових та особистих якостей. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має повного уявлення про роль і завдання свого керівника та їх значення у діяльності своєї організації, не має достатньо професійної підготовленості.

Ділові та особисті якості при виконанні певної роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування на практиці неможливо без наявності в секретаря, таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.

У сформованій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти наступні ділові якості:

-професійну майстерність

- ініціативність

-організованість

- пунктуальність

-обізнаність

- дипломатичність

- уміння зберігати службову таємницю

-хороша пам'ять

-відданість роботі.

Для того щоб виробити й розвити названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати в собі і ряд особистих якостей. У залежності від отриманого виховання ступінь розвитку особистих якостей у людей розрізнивши, багато чого тут визначається і індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи.

Виділимо найбільш суттєві особисті якості, необхідні секретарю: інтелігентність, працьовитість, сумлінність, чуйність, уміння адаптуватися, скромність, акуратність, доброзичливість.

Серед інших особистих якостей, які потрібні сучасному секретарю, можна відзначити і такі, як уміння швидко вникати в суть подій чи явищ; товариський характер і контактність, які допоможуть секретарю налагодити правильні взаємовідносини з відвідувачами, співробітниками, керівником і т.д.; розумна обережність у прийнятті рішень; артистизм - якість, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.п.; здатність до самостійного навчання, розширенню кругозору.

Багато керівників, розглядаючи кандидатури на посаду секретаря, звертають увагу на такі сторони, як сімейна влаштоване, справедливо вважаючи, що від стану цього питання в значній мірі залежить працездатність секретаря, його настрій.

Всі названі ділові та особисті якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому вигляді. Потрібен повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи в обраній професії.

Плюси професії:

· багато знайомств;

· повна і достовірна інформація про справи фірми;

· придбання навичок спілкування і роботи з фахівцями різних сфер діяльності та займаних посад;

· досвід організаторської діяльності;

· робота стабільна і не припускає великого фізичного навантаження;

· можна поєднувати з навчанням;

· обличчя компанії.

Мінуси професії:

· ненормований робочий день (приходити на роботу раніше шефа, а йти додому пізніше);

· не завжди є можливість реалізуватися;

· якщо фірма невелика, може стати нудно від нестачі роботи;

· роботодавець може негативно поставитися до того, що ти робиш домашнє завдання на робочому місці;

· завжди добре виглядати, незалежно від обставин.

1.2. Історія виникнення професії секретаря

Слово секретар походить від латинського слова секрет. У Стародавньому Римі секретарями називалися довірені особи. Спочатку вони були чоловіками. При царських особах секретарі могли зосереджувати в своїх руках значну владу, що виразилося в появі таких посад як генеральний секретар і державний секретар (статс-секретар).

Починаючи з 1880-х (з винаходом друкарської машинки) професія секретаря почала набувати жіноче обличчя і до кінця Першої світової війни практично не залишилося чоловіків секретарів-референтів.

Образ секретаря в колективній свідомості:

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім з секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

Історія професії сходить з часів писарів і літописців. Писарі писали під диктовку царські укази і розпорядження, літописці ввели оповідання славних ратних і мирських справ.

Діловодство швидко розвивалося в період Великого князівства Литовського: збільшилася кількість працівників діловодства, змінилися їхні функції, почала діяти перша державна канцелярія, де працювали регенти, секретарі, писарі, дяки, перекладачі. У функції регента входила правка і передача на підпис великокнязівських, канцелярських документів, він також виконував обов’язки нотаріуса. Секратарі чиє службове становище було вище, ніж у писаря, займалися організацією та веденням діловодства. Писарі (їх роль у державній канцелярії виконували дяки) складали і переписували офіційні папери.

Секретарство зазвичай давалося в нагороду за тривалу і вірну службу. Секретарю доручалися найбільш серйозні державні справи.

У кваліфікаційному довіднику 1971 позначені функції секретаря-стенографістки, секретаря, діловода, друкарки і стенографістки. У 1989 році зявляється секретар-друкарка. У довіднику посад службовців за 1998 рік вперше зустрічаємося з кваліфікаційними характеристиками секретаря-референта.

Секретар-референт на відміну від простого секретаря повинен бути присутнім на всіх нарадах і важливих зустрічах і бути в курсі всіх домовленостей шефа.

ПРОТОКОЛ

2.1. Поняття «протокол»

Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засіданн, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.

Призначення особи для протоколювання – важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформляти від руки і спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації установи. Перевагу віддають бланкам із повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

2.2. Реквізити протоколу

Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів документів (реквізитів) належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Реквізит службового документа — це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та (або) надання юридичної сили. Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

Протокол має такі реквізити:

1. Назва документа (протокол).

2. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).

3. Назва зборів, конференції із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада)

4. Назву установи, підприємства, де відбулися збори

5. Дата засідання (з лівого боку).

6. Місце засідання (у тому ж рядку, де і дата, але справа).

7. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).

8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).

9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).

10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).

11. Текст.

12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.

13. Підписи голови та секретаря.

14. Гриф затвердження (якщо необхідно).

2.3. Види протоколів

За обсягом протоколи можуть бути:

• стислими – містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

• повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда­чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

• стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Коли хід зборів, нарад, засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Вимоги щодо оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання.

Протоколи нумерують у межах календарного року.

Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної.

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.

Документи підлягають завіренню.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

Реквізити: