Учет расчетов с разными дебиторами

В процессе деятельности у ООО «Амур-Агро-Инвест» возникают расчеты с прочими дебиторами. К ним относятся:

1. Расчеты с подотчетными лицами;

2. Расчеты с персоналом по прочим операциям;

3. Расчеты по претензиям.

Подотчетные лица – это работники предприятия, которым выданы наличные деньги из кассы предприятия под отчет для оплаты каких-либо расходов.

Наличные деньги выдаются:

1. На хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).

2. На приобретение ТМЦ.

3. На расчеты по договорам, которые заключены от имени организации;

4. На командировочные расходы (билеты на проезд, на проживание в гостинице, суточные и др.)

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

По общему правилу размеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

1. 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
2. 2 500 рублей — за каждый день при поездках за границу.

Как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Размер суточных определяется приказом руководителя или локальным нормативным актом.

В ООО «Амур-Агро-Инвест» расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами, которые получают деньги из кассы под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, покупки товарно-материальных ценностей, осуществления расходов в командировке и расчетов по договорам, которые заключены от имени организации

Для начала уточняется, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет денежным средствам. Если за прошлые суммы работник не отчитался, то выдавать новую сумму нельзя.

Далее работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:

1. Сумма наличных денежных средств;

2. Срок выдачи.

После руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер. Кассовый ордер может оформить: главный бухгалтер; бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера). Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем.

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные. Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня получения подотчетных денежных средств. По хозяйственным нуждам организация сама устанавливает сроки, за которые работник обязан отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, чеки за приобретенные ТМЦ, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.
На основании Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» расчеты между физическими лицами наличными деньгами не ограничиваются. Наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов То есть организация вправе получать или передавать гражданам наличные суммы без ограничений и лимит расчетов наличными не соблюдать.

В ООО «Амур-Агро-Инвест подотчетным лицом Осиной В. был составлен авансовый отчет № 9 от 20.03.2016 г. (приложение 6), в котором отражены суммы полученных и израсходованных денежных средств. Целесообразность расходов была проверена главным бухгалтером Осиной В.А. и утверждена руководителем ООО «Амур-Агро-Инвест» Осиной В. А.

На основании авансового отчета в бухгалтерском учете делаются бухгалтерские проводки.

Для учета расчетов с подотчетными лицами в рабочем плане счетов ООО «Амур-Агро-Инвест» предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

Типовые операции по счету 71 представлены в 2.4.

Таблица 2.4

Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

В исследуемый период в ООО «Амур-Агро-Инвест» по счету 71 сделаны записи, которые представлены в таблице 2.5.

Таблица 2.5.

Корреспонденция по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

в ООО «Амур-Агро-Инвест» за 1 квартал 2016 г.

Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере № 7, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.

В ООО «Амур-Агро-Инвест» учет ведется в программе 1С «Бухгалтерия» по счету 71, в которой формируются учетные регистры, такие как: карточка счета, ведомость по счету, анализ счета, отчет по проводкам, обороты счет, журнал-ордер по счету.

Наряду с другими видами расчетов организации со своими сотрудниками, также могут применяться и прочие расчеты с работниками.

Такие операции по расчету учитываются на специальном счете 73 «Расчет с персоналом по прочим операциям», предназначением которого является обобщение информации относительно всех видов расчетов с сотрудниками организации, за исключением тех расчетов, которые касаются оплаты труда и производимых расчетов с лицами подотчетными.

В рабочем плане счетов ООО «Амур-Агро-Инвест» предназначен к счету 73 «Расчет с персоналом по прочим операциям» открыты субсчета по следующим видам расчетов:

73/1 «Расчет по предоставленным займам»;

73/2 «Расчет по возмещению материального ущерба».

Расчеты на субсчете 73/1 возникают в связи с предоставлением администрацией организации займов для своих работников, в основном, беспроцентных (для приобретения дома, квартиры, земельного участка и прочих потребностей).

Взаимоотношения между работодателем и работником в части предоставления/получения займа строятся на договорной основе, то есть передача денежных средств от одной стороны другой оформляется специальным договором займа. Он обязательно должен иметь письменную форму, в которой содержатся все основные пункты и нюансы таких взаимоотношений. По соглашению обеих сторон к договору может прикладываться документ, свидетельствующий о том, что денежные средства действительно были переданы, например, расписка в получении или акт приема-передачи.

Что касается пунктов договора, то в нем обязательно указываются такие моменты, как:

1. Сумма займа;

2. Порядок и сроки его возврата;

3. Размер процентной ставки;

4. Срок уплаты процентов.

В том случае, когда займ является беспроцентным, это условие также должно быть отражено в договоре. В противном случае (при отсутствии указанной информации) договор считается процентным. При этом размер процентов устанавливается исходя из ставки рефинансирования, существующей на день возврата займа или его части. В том случае, если в договоре не указан срок возврата займа, он должен быть возвращен не позднее 30 дней с момента востребования организацией. При этом денежные средства также могут быть возвращены досрочно, если такое действие не противоречит условиям составленного договора.

Договор займа не может содержать оговорок, согласно которым взамен предоставленных денежных средств возвращаются иные вещи и наоборот, поскольку такая сделка будет квалифицироваться как договор купли-продажи.

Сотрудник может возвращать займ как в кассу организации, так и на ее расчетный счет в банке. Кроме того, есть возможность оформить соглашение о займе таким образом, что сумма долга будет частями удерживаться из заработной платы работника. При этом бухгалтеру-расчетчику необходимо помнить о том, что размер производимых удержаний не может быть выше 20% от суммы зарплаты.

При получении сотрудником займа, счет 73-1 дебетуется, а счета денежных средств кредитуются. Если при этом имеет место получение процентов, то на начисление таковых делают бухгалтерскую запись: Дебет по счету 73-1 Кредит по счету 91-1 «Прочие расходы и доходы».

На стоимость платежей, которые поступили от сотрудника в качестве погашения займа, счет 73 кредитуется с такими счетами, как 50, 51, 70 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Стоимость остатка по займу считают убытком и списывают в прочие расходы в дебет по счету 91-2 «Прочие расходы и доходы».

По счету 73-1 делаются следующий проводки, которые представлены в таблице 2.6.

Таблица 2.6.

Корреспонденция по счету 73-1 «Расчет с персоналом по прочим операциям»

В ООО «Амур-Агро-Инвест» займы своим работникам не предоставляются.

Субсчет 73-2 «Расчет при возмещении материального ущерба» предназначается для того, чтобы вести учет по расчетам с материально ответственными лицами по установленным недостачам, хищениям и расчетам с определенными лицами при возмещении ущерба, причиненного товарно-материальным ценностям и иным видам возмещения ущерба, причиненного организации (потери в связи с браком в производстве, простоями и др.).

Материально ответственное лицо - работник, который несет материальную ответственность перед работодателем за сохранность вверенного ему имущества и денежных средств.

Взыскивание сумм в счет возмещения потерь товарных, которые были установлены в результате инвентаризации основных средств и прочих ТМЦ, с лиц материально ответственных должно осуществляться согласно Трудовому кодексу РФ.

Материальная ответственность за причиненный ущерб организации, в ходе осуществления трудовой деятельности, возлагается на сотрудника, в случае, если ущерб причинен по его вине. Взыскание стоимости ущерба, который не превышает размера среднего заработка за месяц, осуществляется на основании распоряжения работодателя, которое должно быть сделано не позднее месяца, с момента, когда был установлен размера причиненного ущерба. Если истек месячный срок либо сотрудник не согласен на добровольное возмещение ущерба, а его стоимость выше среднего заработка сотрудника за месяц, взыскание будет произведено в судебном порядке.

При осуществлении каждой выплаты зарплаты, общая стоимость всех удержаний не должна превышать 20%, а в некоторых случаях, предусмотренных законом, — 50% заработной платы за месяц, которая причитается к выплате сотруднику. Сумма удержаний из заработной платы в случае отбывания исправительных работ не может быть выше 70%.

При этом по счету 73-2 делаются следующий проводки, которые представлены в таблице 2.7.

Таблица 2.7.

Корреспонденция по счету 73-2 «Расчет при возмещении материального ущерба»

Ведение учета аналитического по счету 73 осуществляется по каждому сотруднику организации. Учет синтетический по счету 73 «Расчет по прочим операциям с персоналом» необходимо вести в журнале-ордере № 8.

В ООО «Амур-Агро-Инвест» учет ведется в программе 1С «Бухгалтерия» по счету 73, в которой формируются учетные регистры, такие как: карточка счета, ведомость по счету, анализ счета, отчет по проводкам, обороты счет, журнал-ордер по счету. В ООО «Амур-Агро-Инвест» за исследуемый период операций по займу не было.

К учету расчетов с разными дебиторами так же можно отнести операции по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» предназначен для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами:

1. По имущественному и личному страхованию;

2. По претензиям;

3. По суммам, удержанным из оплаты труда работников организации в пользу других организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений судов, и др.

К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» открывается несколько субсчетов, на каждом из которых происходит учет определенных операций.

На счете 76/1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» отражаются расчеты по страхованию имущества и персонала (кроме расчетов по социальному страхованию и обязательному медицинскому страхованию) организации, в котором организация выступает страхователем.

Исчисленные суммы страховых платежей отражаются по кредиту счета 76/1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) или других источников страховых платежей.

Перечисление сумм страховых платежей страховым организациям отражается по дебету счета 76/1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

В дебет счета 76/1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» списываются потери по страховым случаям (уничтожение и порча производственных запасов, готовых изделий и других материальных ценностей и т. п.) с кредита счетов учета производственных запасов, основных средств и др.

Аналитический учет по субсчету 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» ведется по страховщикам и отдельным договорам страхования.

Типовые проводки по счету 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» представлены в таблице 2.6.

Таблица 2.6

Типовые проводки по счету 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию».

На субсчете 76/2 «Расчеты по претензиям» отражаются расчеты по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам.

По дебету счета 76/2 «Расчеты по претензиям» отражаются, в частности, расчеты по претензиям:

1. К поставщикам, подрядчикам и транспортным организациям по выявленным при проверке их счетов (после акцепта последних) несоответствиям цен и тарифов, обусловленных договорами, а также при выявлении арифметических ошибок

2. К поставщикам материалов, товаров, как и к организациям, перерабатывающим материалы организации, за обнаруженные несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу

3. К поставщикам, транспортным и другим организациям за недостачи груза в пути сверх предусмотренных в договоре величин

4. За брак и простои, возникшие по вине поставщиков или подрядчиков, в суммах, признанных плательщиками или присужденных судом,

5. К кредитным организациям по суммам, ошибочно списанным (перечисленным) по счетам организации,

6. По штрафам, пеням, неустойкам, взыскиваемым с поставщиков, подрядчиков, покупателей, заказчиков, потребителей транспортных и других услуг за несоблюдение договорных обязательств, в размерах, признанных плательщиками или присужденных судом (суммы предъявленных претензий, не признанных плательщиками, на учет не принимаются),

Счет 76/2 «Расчеты по претензиям» кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Суммы, которые, как выяснилось впоследствии, взысканию не подлежат, относятся, как правило, на те счета, с которых были приняты на учет по дебету счета 76/2 «Расчеты по претензиям».

Аналитический учет по субсчету 76-2 «Расчеты по претензиям» ведется по каждому дебитору и отдельным претензиям.

Типовые проводки по счету 76-2 «Расчеты по претензиям» представлены в таблице 2.7.

Таблица 2.7

Типовые проводки по счету 76-2 «Расчеты по претензиям»

В исследуемый период в ООО «Амур-Агро-Инвест» по счету 76 сделаны записи, которые представлены в таблице 2.8.

Таблица 2.8.

Корреспонденция по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

в ООО «Амур-Агро-Инвест» за 1 квартал 2016 г.

Таким образом,