Сравнительная характеристика объяснительной, служебной и докладной записок

Если справка относится к трафаретным документам, оформляемым на бланках, то записки, используемые в организациях для внутреннего пользования, носят типовой характер, т.е. они составляются по определенным стереотипным образцам.

Проанализируем структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок.

Служебная записка - это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов.

Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизиты документа таковы:

наименование адресата;

наименование вида документа;

текст документа;

подпись;

дата.

Приведем образец служебной записки.

Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание. Так, принято следующее определение.

Объяснительная записка - это документ, указывающий на причины, которые привели к каким-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.

Из определения ясно, что содержание текста объяснительной записки зависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки, которая подается в напечатанном виде.

По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:

наименование адресата;

наименование адресанта;

наименование вида документа;

текст;

подпись;

дата.

Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть.

По принятому определению, докладная записка - это документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.

Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений. Они не только представляют собой своеобразный краткий отчет о проделанной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.

Докладные записки, в отличие от служебной и объяснительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются составителем, а во втором - оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руководителем организации.

Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная. Ее отличие состоит именно в направленности содержания. I

Если говорить о языковых особенностях и служебной, и объяснительной, и докладной записок, то они связаны с использованием клишированных синтаксических конструкций: В связи с.... Вследствие.... Сообщаю Вам..,. Довожу до Вашего сведения... и др.

Несмотря на то, что в указанных документах используются только одна-две стандартные речевые формулы, их язык вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля, а именно: точность в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей - вот основные стилистические особенности этих жанров.