Охарактеризуем некоторые виды деловых писем

Письмо-запрос - это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара. Такое письмо может быть составлено от 1 -го лица множественного числа (Просим Вас выслать новый каталог продукции) или от 3-го лица единственного числа (Наш университет просит Вас сообщить о сроках проведения конференции). В письмах этого типа используются следующие модели предложений:

Просим Вас прислать (выслать, сообщить...);

Будем весьма признательны за информацию о...;

Обращаемся к Вам с просьбой о....

Письмо-ответ - это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:

В связи с недостатком времени (продукции на складе)...;

К сожалению, в настоящее время не представляется возможным...;

Просим Вас отложить решение вопроса до....

Гарантийное письмо - документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо должна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:

Фирма гарантирует оплату по безналичному расчету;

Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.

Сопроводительное письмо - документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним проведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов "Направляем Вам...". Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:

Вопросы для самоконтроля:

Какие жанры административно-канцелярского подстиля вы знаете? Какие из них относятся к личной документации?

Чем отличается автобиография от резюме?

Что общего между заявлением и объяснительной запиской и в чем их различие?

Что общего между распиской и доверенностью? Каковы различия между данными документами?

Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?

Какие типы деловых писем вы знаете? Какие реквизиты должно иметь любое деловое письмо?

В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.