Расходы. – аренда конференц‑зала – $1000;

Фиксированные:

– аренда конференц‑зала – $1000;

– реклама – $1000;

– стоимость проката оборудования – $300.

Итого – $2300.

Накладные:

– оплата труда постоянного персонала – $500 за две недели, требуемые на подготовку мероприятия (при зарплате $1000 в месяц);

– аренда офиса – $100 (10 % от общих расходов на аренду);

– расходы на междугородную связь – $100.

Итого – $700.

Переменные (на участника):

– питание – $20;

– раздаточные материалы – $10.

Итого – $30 на человека.

Попробуем исходя из этого набора данных рассчитать точку самоокупаемости мероприятия; цену участия; прибыль (или убытки) от мероприятия и т. д. Все эти выкладки сводятся к формуле баланса доходов и расходов (1), которая в данном случае ввиду отсутствия иных источников доходов, кроме регистрационных взносов, будет выглядеть так:

Число участников × цена участия = фиксированные расходы + накладные расходы + число участников × расход на участника + прибыль. (2)

1. Расчет минимального числа участников для самоокупаемости мероприятия

Как рассчитать пересечение доходов и расходов, то есть точку окупаемости мероприятия? Другими словами, сколько минимально необходимо участников, чтобы мероприятие окупило расходы?

Отталкиваясь от формулы (2) и помня, что в точке самоокупаемости прибыль нулевая, получим:

Число участников, необходимое для самоокупаемости мероприятия = (фиксированные расходы + накладные расходы): (цена участия – расход на участника). (3)

Подставляя известные нам данные, находим:

Число участников, необходимое для самоокупаемости мероприятия Х = ($2300 + $700): ($330 – $30) = = $3000: $300 = 10.

Вывод: для самоокупаемости этого мероприятия необходимо десять человек.

При наличии иных источников дохода формула баланса доходов и расходов (3) будет выглядеть чуть иначе:

Min число участников = (фиксированные расходы + накладные расходы – иной доход): (цена участия – расход на участника). (4)

Если в результате вычислений у вас получилось отрицательное число участников, значит, ваши финансовые условия таковы, что мероприятие не может быть самоокупаемым: оно либо однозначно убыточно (если минус «исходит» от знаменателя приведенной формулы), либо однозначно прибыльно (если отрицательным оказывается числитель).

Обратите внимание! Если доход с участника равен расходам на участника, то формула теряет математический смысл.

2. Расчет цены участия или расчет числа участников

Перед мероприятием у вас может возникнуть необходимость сделать прогноз числа участников и возможной цены. Применив для нашего случая формулу (2), получим:

Число участников = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников × расход на участника + необходимая прибыль): цена участия. (5)

Цена участия = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников × расход на участника + прибыль): число участников. (6)

Какой должна быть цена на участие в самоокупающемся мероприятии (где прибыль равна нулю), если исходные данные те же, а планируемое число участников – 30 человек?

По формуле (6) получаем:

Цена участия = ($2300 + $700 + 30 х $30 + 0): 30 = $130.

Вывод: мероприятие, проводимое для 30 человек, окупится, если цена участия составит $130.

3. Расчет прибыли (для мероприятия, непосредственно приносящего прибыль)

Как посчитать прибыль мероприятия, если кроме доходов и расходов известны цена участия и число участников? Для нашего случая, исходя из формулы (2), получаем:

Прибыль = число участников × цена участия – фиксированные расходы – накладные расходы – число участников х расход на участника

или

Прибыль = число участников × (цена участия – расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы. (7)

Допустим, в мероприятии должны участвовать 20 человек. Подставляя известные данные в формулу, получим:

Прибыль = 20 × ($330 – $30) – $2300 – $700 = $3000.

Обратите внимание: предварительные инвестиции составляют $1700 ($1000 реклама и $700 накладные). Таким образом, при 20 участниках у мероприятия 100‑процентная рентабельность, но возврат на инвестиции – 43 %.

Для удобства расчетов сделайте для своего мероприятия таблицу:

4. Решение об отмене мероприятия В некоторых случаях мероприятие приносит незапланированный убыток. Оцените, что выгоднее: отменить мероприятие или провести его в ущерб себе.

Рассмотрим такой пример: для участия в предполагаемом мероприятии зарегистрировались всего 8 человек. Сделаем расчет по формуле (7):

Прибыль = число участников × (цена участия – расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы.

Исходя из имеющихся данных,

Прибыль = 8 × ($330 – 30) – $2300 – $700 = – $600.

Мы получаем отрицательную прибыль, то есть убыток $600. Казалось бы, мероприятие надо отменять. Но оно организовано при предварительном инвестировании, как вы помните, $1700 (реклама и накладные расходы). В случае проведения мероприятия убытки составят $600, а в случае отмены – $1700. В данной ситуации мероприятие лучше провести.

Чтобы легче найти точку «позитивного решения», попробуем ввести дополнительную классификацию – сгруппировать расходы как:

– непосредственные – расходы, связанные с собственно проведением мероприятия. Эти расходы вы понесете только в случае, если мероприятие состоится. Сюда войдут, например, аренда зала и оборудования, питание, материалы и т. п.;

– предварительные (инвестиции) – невозвращаемые расходы: на рекламу, связанные с приобретением оборудования, накладные и т. д. Исключите их из прямых расходов, если окажетесь в ситуации выбора между большими и меньшими убытками.

Мероприятие стоит проводить уже тогда, когда доходы выше непосредственных расходов. Очень важно следить за этим показателем при принятии решения о проведении мероприятия.

Выведем формулу расчета точки «позитивного решения», когда мероприятие проводить целесообразно:

Минимальное число участников для проведения мероприятия = = (непосредственные фиксированные расходы мероприятия): (цена участия – расход на участника). (8)

В предложенном нами случае непосредственные расходы мероприятия – это аренда конференц‑зала ($1000) и прокатное оборудование ($300), то есть в сумме $1300.

Минимальное число участников для проведения мероприятия = = $1300: ($330 – $30) = 4,33.

Вывод: при четырех участниках мероприятие проводить не стоит, а при пяти уже можно.

Однако не всегда все зависит от денег. Действительно, отмена мероприятия из‑за того, что собралось мало участников, может оказаться не самым плохим выходом: о ней узнают всего несколько человек. В противном случае они придут, ожидая большого количества народа, и будут разочарованы. Поэтому в каждой конкретной ситуации полагайтесь на свои резоны и интуицию.