WorkFlow

Эта концепция была предложена компанией Staffware около 20 лет назад. Данная концепция рассматривает весь комплекс задач автоматизации бизнеса как совокупность бизнес-процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow-системой, обеспечивают формирование описаний процессов, данных, а также содержат средства описания электронных форм для обработки этих данных. Технология WorkFlow подразумевает чёткое исполнение процесса согласно его описанию. Сервисы системы поддерживают реализацию бизнес-процессов, формирование и подготовку очередей заданий к обработке, автоматически обеспечивают нужную активность стадий процесса, контроль своевременности исполнения этапов процесса и различные способы реакции на возникающие проблемы.

Современная индустриальная WorkFlow-система должна быть достаточно гибкой и включать в себя инструменты моделирования процессов, актуальных для компании; отслеживания состояния процессов и получения информации о несоответствии их течения; накопления статистики об отклонениях. Таким образом, WorkFlow-система позволяет непрерывно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; она содержит реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества бизнес-процессов, средства маршрутизации документов и других объектов, интеграции с другими продуктами корпоративных информационных систем. Наличие подобных инструментов позволяет на практике реализовать концепцию непрерывного реинжиниринга бизнеса. Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между участниками бизнес-процесса и имея режим напоминания пользователям о необходимых действиях, система WorkFlow может существенным образом влиять на скорость реализации бизнес-процессов. Пример схемы алгоритма работы СЭДО на базе WorkFlow проиллюстрирован на рисунке 2.1.

2.2 Document Management System (DMS)

DMS-системы появились достаточно давно и вначале обеспечивали несложные функции хранения файлов документов (или электронных архивов документов). Набор их был примерно таким: хранение и доступ к файлам; быстрый просмотр документов; разграничение прав доступа; ведение протокола доступа и контроль; отслеживание истории обработки документов; управление версиями.

Рисунок 2.1 – Пример схемы алгоритма работы СЭДО на базе WorkFlow

Со временем они стали прирастать дополнительными функциями, среди которых:

ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;

поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;

описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);

навигация и организация представления учётной информации о документах;

свободная маршрутизация документов и поддержка персональных очередей пользователей;

описание жизненного цикла обработки документа;

управление маршрутизацией и средствами мониторинга процессов.

Наличие подобных средств управления процессами контроля, движения и обработки документов делает систему применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных. На рисунке 2.2 представлена схема алгоритма системы на базе программной технологии Document Management System.

Рисунок 2.2 – Пример схемы алгоритма работы СЭДО на базе DMS

1. GroupWare

Данная концепция зародилась в начале 90-х годов прошлого столетия. Основной её идеей было создание удобной среды доступа к разнородной информации и организация групповой работы с ней. Необходимо отметить, что термин GroupWare так и не получил формального толкования. В качестве примера можно назвать такие разные системы, как Link Works и Lotus Notes. В своё время к GroupWare относили и средства организации досок объявлений, и системы календарного планирования, и средства взаимодействия в реальном времени, организации телеконференций и группового пространства для доступа к файлам документов и многое другое. Однако с появлением таких продуктов, как Lotus Domino, Microsoft Exchange и Novell GroupWise, границы данной технологии определились довольно отчётливо.

GroupWare-компоненты умеют решать такие задачи и возможности, как:

– создание баз данных группового доступа, в которых может храниться разнородная структурированная и неструктурированная (слабоструктурированная) информация;

– унифицированное клиентское рабочее место, обеспечивающее навигацию по всем приложениям, созданным в рамках системы;

– встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы;

– средства организации представлений (View), позволяющие создавать различные визуальные представления данных, хранящихся в БД, в зависимости от конкретных потребностей пользователей;

– встроенные возможности маршрутизации электронных форм, интеграция с электронной почтой и средствами группового планирования;

– широкие возможности управления гиперссылками и их использования в приложениях.

Наличие описанных функций позволило разработчикам решений создавать самые разнообразные приложения на базе систем класса GroupWare. Они, как правило, имеют унифицированный интерфейс и средства навигации, базируются на общем каталоге пользователей и образуют общую среду взаимодействия пользователей с информацией. Важную роль в развитии GroupWare-систем сыграла концепция универсального почтового ящика (Inbox), предназначенного для получения в виде электронных форм разнородной информации (сообщений электронной почты, факсов, приглашений, поручений, документов и др.), а также средства управления персональным расписанием.

На рисунке 2.3 проиллюстрирован пример схемы алгоритма работы СЭДО, построенной с помощью программной технологии GroupWare.

Рисунок 2.3 – Пример схемы алгоритма работы СЭДО на GroupWare

Ввиду сложности освоения и нехватки времени изучения вышеописанных программных технологий, было решено их не использовать.

2.3 Техническое задание на проектирование

Целью дипломного проектирования является разработка программного обеспечения для автоматизации процесса формирования учебных программ с помощью приложения.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

- разработать систему, позволяющую максимально автоматизировать процесс формирования учебных программ;

- спроектировать базу данных для хранения шаблонов, необходимых для формирования учебных программ;

- разработать простой удобный интерфейс;

- предусмотреть возможность хранения в БД версий и черновиков учебных программ.

В настоящем разделе были рассмотрены наиболее популярные программные технологии на рынке систем электронного документооборота, выявлены их особенности и функционал. Сделан вывод о недостижимости решения проблемы с помощью описанных технологий. Поставлены задачи на проектирование программного обеспечения для автоматизации процесса создания учебных программ, который должен ликвидировать основные недостатки существующего процесса их формирования.