Вопрос 7

Подотчетными лицами являются работники организации, которым выданы авансы на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Выдача наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам или расчетно-платежным ведомостям. Список лиц, которым разрешается получать денежные средства на эти цели, утверждается руководителем организации.

Срок выдачи денежных средств определен Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в РБ (Постановление НБ РБ от 26.03.2003 г. № 57):

- не более 3 рабочих дней – на расходы в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней – на расходы вне места расположения организации;

- до 3о рабочих дней – в сумме, не превышающей размер одной базовой величины.

Отчет об израсходованных суммах предоставляется подотчетными лицами не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Неиспользованные денежные средства также в эти сроки должны быть сданы в кассу.

При использовании личных денежных средств составляется авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения ценностей.

Подтверждающими факт покупки документами являются квитанция, кассовый чек.

Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ утверждена Постановлением Министерства финансов РБ от 12.04.2000 г. № 35 (с учетом изменений).

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку пишется приказ. Работнику выдается командировочное удостоверение по установленной форме. В командировочном удостоверении делаются отметки о дате прибытия и дате выбытия с места командировки.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления транспортного средства, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту основной работы. При отправлении транспорта до 24 часов (включительно) днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

За время служебной командировки за работником сохраняется место работы и заработная плата в течение всего срока служебной командировки.

При служебных командировках работнику возмещаются следующие расходы:

-по проезду к месту служебной командировки и обратно;

-по найму жилого помещения;

-суточные;

-иные расходы с разрешения нанимателя.

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяется Правительством РБ.

Аванс на командировочные расходы выдается в пределах сумм на проезд, проживание и суточных. Авансовый отчет по израсходованным суммам предоставляется в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки, а неизрасходованные суммы сдаются в кассу организации.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командировки, проездные билеты, счета гостиниц, отчет о выполненной работе и другие подтверждающие расходы документы.

Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения РБ за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу утверждено Постановлением Министерства труда РБ от 14.04.2000 г. № 55.

Направление работника в служебную командировку производится на основании приказа или приказа и приглашения зарубежной фирмы. Работнику выдается задание по командировке, в котором указываются вопросы, которые должны быть решены, план встреч и переговоров.

Эти документы служат основанием для расчета валютных средств при направлении работника в служебную командировку за границу.

Аванс выдается на командировочные расходы в иностранной валюте.

При служебных командировках за границу возмещаются следующие расходы:

-по проезду к месту служебной командировки и обратно – согласно предоставленных проездных билетов;

-суточные – а) при проезде по территории РБ – в белорусских рублях по нормам, установленным по оплате служебных командировок в пределах РБ; б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку; в) день пересечения границы при выезде из РБ – по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник; г) день пересечения границы при возвращении в РБ – в белорусских рублях по нормам для служебных командировок в пределах РБ.

-по найму жилого помещения –согласно представленных счетов гостиниц;

-иные расходы с разрешения нанимателя

День пересечения границы определяется по отметкам в паспорте. При командировке в страны СНГ день пересечения границы определяется по проездным билетам.

При однодневных командировках суточные выплачиваются в размере 50 % установленной нормы страны командирования.

Если принимаемая сторона принимает на себя все расходы по командировке, то суточные не выплачиваются. При оплате принимаемой стороной питания суточные выплачиваются в размере 30 %, при оплате завтраков – 70 % установленной нормы страны командирования.

К иным расходам относятся расходы по получению заграничного паспорта, обмен валюты, медицинское страхование и т.д.

При командировании работника на автотранспорте возмещению подлежат расходы по заправке автомобиля, по уплате различных сборов, страхованию автомобиля и т.д.

В двухнедельный срок после возвращения из командировки командированное лицо предоставляет письменный отчет от итогах командировки. В трехдневный срок после возвращения из командировки предоставляется авансовый отчет об использованной валюте, а оставшаяся валюта сдается в кассу.

При несоблюдении сроков возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет на командировочные и другие расходы – штраф в размере 10 % от суммы невозвращенного аванса.

За нецелевое использование валютных средств или не возврат их в кассу – штраф до 10-ти кратного размера суммы этих средств.

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету данного счета отражаются суммы выданных авансов на предстоящие хозяйственные и командировочные расходы, выданные суммы перерасхода по авансовым отчетам. По кредиту отражаются суммы согласно предоставленных авансовых отчетов и суммы, возвращенные в кассу как неиспользованные.

Операции по расчетам с подотчетными лицами ведутся в журнале-ордере 7-АПК. Это комбинированный регистр с линейно-позиционным способом записей. В нем совмещается аналитический и синтетический учет по счету 71. Основанием для записей в журнал-ордер 7-АПК служат расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера, авансовые отчеты.

Записи по кредиту счета 71 сверяют с данными ведомостей 46-АПК, с производственными отчетами, журналами-ордерами 1-АПК, 2-АПК и др.

После сверки кредитовый оборот по счету 71 и по дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу.