Правила оформления отчета

Отчет выполняется на отдельных листах формата А4 (297x210).

Текст документа следует выполнять рукописным по ГОСТ 2.304, машинописным по ГОСТ 13.1.002 или с помощью компьютера по ГОСТ 2.004.

При выполнении отчета должны быть установлены стандартные поля: левое -30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

Абзацы в тексте начинают отступом, равным 17-20 мм, одинаковым по всему тексту.

Текст документа, набранного в текстовом редакторе Microsoft Word, должен быть выполнен шрифтом Times New Roman Cyr размером 13-14 пт или шрифтом Arial Cyr размером 12-13 пт, одинарным интервалом.

Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять чернилами соответствующего цвета после аккуратной подчистки или закрашивания белой краской с нанесением на том же месте исправленного, текста.

Титульный лист составляется для размещения утверждающих и согласовывающих надписей к текстовым документам. Надписи на титульном листе должны быть равномерно распределены сверху вниз.

Нумерация страниц отчета и приложений, входящих в его состав, должна быть сквозная. Первой страницей отчета является титульный лист. Номер страницы на титульном листе не указывается, но включается в общую нумерацию страниц. Нумерацию начинают проставлять с листа содержание. Страницы отчета нумеруются арабскими цифрами, проставленными по центру в нижнем поле страницы.

Содержание пояснительной записки отчета и его состав устанавливается согласно структуре отчета. Оно представляет собой последовательное перечисление номеров и наименований заголовков разделов и подразделов записки с указанием номеров страниц, на которых эти заголовки находятся (начинаются).

Текст основной части отчета разбивается на разделы и подразде­лы.

Разделы должны иметь сквозную нумерацию в пределах всего отчета, обозначенные арабскими цифрами без точки и записан­ные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каж­дого раздела. Номер подраздела состоит из номера раздела и подраздела, отде­ленных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится.

Разделы «Содержание», «Введение», «Литература» не имеют номеров, их записывают посредине страницы с прописной буквы.

Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунк­тов.

Подразделы, пункты, подпункты должны иметь нумерацию в пределах соответствующего раздела, подраздела, пункта, состоящую из номеров соответствующих разделов, подразделов и пунктов, разделенных точкой. В кон­це номера точка не ставится.

Внутри пунктов могут быть перечисления. Перед каждой позицией пере­числения следует ставить дефис или строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений ставится необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа.

Заголовки разделов и подразделов записывают строчными буквами (рекомендуемый шрифт 5), кроме первой прописной (рекомендуемый шрифт 7), с абзаца. Переносы слов в заголовках не допускаются. Ес­ли заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом составляет 15 мм, между заголовком раздела и подраздела - 8 мм.

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте применяются слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется».

Допускается использовать повествовательную форму изложения текста, на­пример, «применяют», «устанавливают», «рассчитывают» и т.п.

В тексте документа не допускается:

♦ применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими стандартами, а также в данном документе;

♦ сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковинах таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы;

♦ использовать в тексте математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин. Вместо знака (-) следует писать слово "минус";

♦ применять без числовых значений математические знаки > (больше), < (меньше), = (равно), а также знаки № (номер), % (процент);

♦ применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.

В тексте числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до десяти - словами.

Например:

1. Опара имеет влажность 44 %.

2. Имеется по два силоса на каждый сорт муки.

Единица физической величины одного и того же параметра в пределах всего отчета должна быть постоянной. Если в тексте приво­дится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения. Напри­мер: солевой раствор готовится концентрацией 24, 25, 26 %.

Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.

Например: большая густая опара готовится влажностью от 41 до 44 %.

Цифровой материал должен оформляться в виде таблиц.

Таблицу располагают непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Размещать её следует так, чтобы читать без поворота работы. Если такое размещение невозможно, таблицу располагают так, чтобы её можно было читать, поворачивая работу по часовой стрелке.

Размеры таблиц выбираются произвольно в зависимости от помещаемого материала. Название таблицы помещают над таблицей. Оно выполняется строч­ными буквами (кроме первой прописной).

Таблицы следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией без символа №. Слово «Таблица» помещается над левым верхним углом таблицы с учетом абзацного отступа и выполняется строчными буквами кроме первой прописной.

При переносе части таблицы на той же или на другую страницу, слово «Таблица» и заголовок помещают только над первой частью таблицы. Над ниже следующими частями таблицы пишут над верхним левым углом слово «Продол­жение таблицы» с указанием номера таблицы (например: «Продолжение таблицы 1»).

На все таблицы отчета должны быть приведены ссылки в тексте. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера {на­пример: «Данные приведены в таблице 1»).

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а под­заголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголов­ком или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Таблицы слева, справа и снизу ограничивают линиями. Если в конце страницы таблица прерывается и её продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу не проводят.

Разделять заголовки и подзаголовки граф диагональными линиями не до­пускается. Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм. Записи в строках необ­ходимо производить в один ряд, строки граф не должны быть пустыми. При от­сутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире).

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, а числовые величины в одной графе, как правило, должны иметь одинаковое количество десятичных знаков.

Оформление таблицы приведено на рисунке 1.

Таблица _______ - _________________________________________________

(номер) (название таблицы)

_________________________________________________________

Рисунок 1 - Оформление таблицы