Тема 5 официально – деловой стиль речи

История официально-делового письма в России.

Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридических и частных лиц.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения.

Несколько позже появляются устойчивые образцы обращений и завершений в текстах документов, т.е. устойчивые типовые формы отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.

Следующим этапом в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) ХУ – ХУ! вв.Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы, расположенные в определенной последовательности.

На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства (при Петре 1 государственные учреждения назывались коллегиями). Генеральный регламент, утвержденные Петром 1 в 1720 году, окончательно закрепил делопроизводственную деятельность за самостоятельным подразделением: канцелярией. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, официально-деловая письменность пополнилась значительным количеством новых слов и терминов иноязычного происхождения (администратор, аудитор, бухгалтер и т.п.). В это время появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы.

В начале Х!Х века зародилась министерская схема управления. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.

В советский период к концу 20-х годов встала проблема унификации и стандартизации документов, для ее решения был создан кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем и других документов.

В 60-е годы ХХ века была создана Единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированы системы документации.

В настоящее время появляется большое количество новых документов, так как увеличивается число поводов для составления документов разных типов.

Общая характеристика официально-делового стиля.

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.

В деловом стиле выделяют 3 подстиля:

1) собственно официально-деловой (канцелярский);

2) юридический (язык законов и указов);

3) дипломатический.

При ряде различий эти подстили близки друг другу по своим основным характеристикам, но наиболее четко и последовательно черты стиля выражены в собственно официально-деловом подстиле.

В сфере деловой речи мы имеем дело с документом – деловой бумагой, обладающей юридической силой. Это обусловливает письменный характер реализации языковых средств официально-делового стиля, что в свою очередь требует развернутости и полноты изложения, т.к. ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной читающему.

Форма и язык документов должны быть стандартизированными, то есть соответствующими единому образцу. Характер изложения должен быть максимально строгим и сдержанным, что достигается использованием стилистически нейтральных и книжных элементов.

Текстовые нормы официально-делового стиля.

Текстовые нормы требуют соответствия формы документа выбранному жанру.

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания – реквизитов. Это могут быть данные об адресанте, об адресате, наименование жанра документа, опись документальных приложений, дата, подпись и т.п. Следовательно, под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема – их взаимосвязь, последовательность и расположение.

Текстовые нормы в официально-деловом стиле действуют до языковых (вначале выбирается форма, затем эта форма наполняется языковым содержанием). Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в тексте документа. Языковые и текстовые нормы автономны по отношению друг к другу, то есть возможно нарушение одних норм при соблюдении других.

Текстовые нормы документов можно разделить по степени жесткости/гибкости организации в зависимости от того, фиксируют ли они следующие параметры текста: а) набор реквизитов, б) их последовательность, в) их пространственное расположение. В связи с этим выделяют 3 типа текстов документов:

1. Образец – матрица – характеризуется фиксированностью всех трех параметров текста (например, заявление, справка).

2. Образец – модель – фиксированы 2 параметра текста: набор реквизитов и их последовательность (например, доверенность).

3. Образец – схема – фиксирован только набор реквизитов (например, протокол, объяснительная записка и т.п.).

Языковые нормы в деловом стиле регламентируют языковое наполнение документа.

Лексика официально-делового стиля.

В текстах официально-делового стиля недопустимо употребление экспрессивно или эмоционально окрашенных средств. Для деловой речи характерно требование однозначности, что достигается использованием терминизированных языковых средств (например, постановление, резолюция, истец, ответчик и т.п.). Эти средства выполняют ту же функцию, что и термины в научной речи.

Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предложенных способов:

- дать официальное определение термина (например, факторинг – продажа права на взыскание долгов);

- уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики (например, невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами: ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

- убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Не рекомендуется в деловых текстах употреблять лично-указательные местоимения (он, она, оно и т.п.), поскольку их употребление может противоречить точности и ясности изложения.

В деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), например, по истечении срока, в противном случае, в порядке обмена опытом и т.п.

В области морфологии для деловой речи характерно преобладание имени над глаголом, высока продуктивность отглагольных существительных для называния действий, особенно на –ние, предпочтительно глагольно-именное сказуемое (принимать участие, производить осмотр, оказывать помощь и т.п.). Чаще употребляются формы 1 лица единственного числа, реже – 1 лица множественного числа.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры, - цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (например, Сто наименований компакт-дисков…, но: Комиссия забраковала 15 объектов).Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т.п. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1)сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2). Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Наиболее велико число синтаксических особенностей. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций для выражения стандартных элементов смысла. Определены также синтаксические особенности словосочетаний. Так, в ГОСТах рассматривается сочетаемость ряда ключевых слов. Например, приказ издается, должностные оклады устанавливаются, контроль возлагается, выговор объявляется, порицание выносится, цена устанавливается, задолженность погашается. В деловых текстах недопустимо использование неполных предложений. Характерно обилие сложных конструкций, чаще сложноподчиненных с союзами, передающими логические отношения (причины, следствия, условия), многочисленны всякого рода уточнения в тексте (причастные и деепричастные обороты, вставные конструкции и т.п.)