Організація робочого місця та робота з документами є організації

Робоче місце співробітника адміністрації являє собою відокремлену частину приміщення організації, оснащену відповідно з характером виконуваних функцій необхідними засобами праці. Раціональна організація робочого місця співробітника і керівника передбачає:

• підбір необхідних засобів праці;

• раціональне їх розміщення;

• забезпечення умов праці, що сприяють підтримці працездатності працівника і виключають нанесення шкоди його здоров'ю.

До засобів праці співробітників апарату управління відносяться різні технічні засоби.

Умови праці керівника визначаються головним чином:

- площею приміщення;

- санітарними умовами;

- нормою освітленості;

- температурою приміщення;

- рівнем вологості;

- рівнем шуму;

- дизайном і кольоровою гамою приміщення.

Під організацією робочого місця слід розуміти його планування, оснащення і систему обслуговування. Основні принципи ергономічної організації робочого місця в сучасному офісі - це комфорт і мінімізація навантажень.

Важливе значення для підвищення ефективності роботи співробітників офісу мають зручні крісла і столи, розташування моніторів і клавіатури, правильне положення рук на клавіатурі, освітлення, вентиляція. Для повноцінної роботи офісного співробітника також необхідні різного роду надбудови, лотки, підставки, а також інші функціональні аксесуари. Але важливо не захаращувати ними стіл.

Існує 3 основних види планування й оформлення офісу:

1) класичний офіс - це офіс закритого (кабінетного) типу. Його використання передбачає класичну схему планування, що створює атмосферу усамітненості та спокою. Але в ньому неможлива колективна робота, ускладнено спілкування співробітників, і простір використовується менш ефективно. Таке рішення підходить для невеликих компаній, розділених на відділи, які досить мало контактують між собою. Виділяють два види офісів кабінетного типу:

- офіс, який складається з декількох кабінетів для одного-двох співробітників, що забезпечує максимальну усамітненість, чітку просторову організацію;

- офіс, що складається з кімнат більшої площі, розрахованих на колективи від трьох чоловік. Цей тип офісу може бути оптимальним для спільної творчої роботи. Так може бути організований робочий простір групи проектувальників, програмістів, дизайнерів, зайнятих в одному проекті;

2) відкритий офіс - у такому офісі більшість співробітників знаходяться в одному приміщенні, розділеному лише меблями - шафами, стелажами і столами. Такому офісу притаманні командний дух, відсутність приватності і високий темп роботи. Але недоліками є, наприклад, низька звукова і зорова ізоляція робочих місць. Відкритий офіс підходить для організацій, що динамічно розвиваються, а також для великих компаній.

Варіантом відкритого офісу є груповий офіс, де загальний простір ділиться низькими непрозорими перегородками на окремі зони. Постійне спілкування можливе тільки в маленьких групах, а для обміну інформацією є загальні зони. На думку експертів, що спеціалізуються в області створення офісного стилю і ділового комфорту, у такому офісі простір використовується з максимальною ефективністю. У той же час посилюється почуття приналежності до колективу.

3) комбінований офіс - у такому офісі є як індивідуальні кімнати, так і загальний офісний простір. Окремі приміщення ізольовані прозорими перегородками від центральних зон, призначених для загального користування. Таке рішення нівелює протиріччя між необхідністю сконцентруватися на роботі і потребою співробітників у спілкуванні. Комбінований офіс розвиває дух колективізму, гарантує усамітненість співробітників, створює комфортність і ясність просторової організації. На сьогоднішній день це найбільш перспективний вид організації простору, що забезпечує ізоляцію робочих місць і одночасно підтримує спілкування всередині колективу.

Офіс сучасної організації в просторовому значенні підрозділяється на ряд зон, основними з яких є:

- Кабінет керівника. В даний час статус кабінету керівника поступово змінюється. Раніше він був втіленням значущості і висоти місця керівника, що виражалося в складності доступу або пафосності інтер'єру. Однак сучасні тенденції управління організацією розглядають голову компанії як лідера команди, об'єднаної однією метою, і вимагають більш безпосереднього контакту з підлеглими. Це призводить до «демократизації» кабінетів начальства, що знаходить своє відображення як в офісному плануванні, так і в обробці приміщень;

- Робочий простір (робочі місця співробітників);

- Вхідна зона (її конфігурація визначається ступенем індивідуальності і відкритості компанії). Зазвичай тут розташовуються зона очікування, гардероб, інформаційна стійка, що знайомить зі структурою і специфікою діяльності організації тощо;

- Кімнати переговорів - приміщення, призначені для проведення переговорів, семінарів, тренінгів, презентацій. Гарним доповненням до кімнати переговорів є так званий кофіс, призначений для неформального спілкування з клієнтом або між співробітниками. Кофіс - синтез кафе та офісу, де за чашкою чаю можна обговорити робочі питання);

- Службові приміщення.

Планування робочого місця, дизайн приміщення здійснюються у відповідності з існуючими рекомендаціями та іміджем організації.

Оснащення та обслуговування робочого місця працівників адміністрації передбачає:

1) забезпечення всіма видами енергії та зв'язку;

2) налагодження і налаштування необхідних технічних засобів;

3) забезпечення інформацією, документацією, необхідними канцелярським приладдям;

4) інструктаж і культурно-побутове обслуговування;

5) охорону праці.

Недоліки в організації робочого місця ведуть до втрат робочого часу, зниження якості виконуваних функцій, неефективного використання ресурсів організації, порушення дисципліни.

З метою поліпшення організації робочих місць в організаціях регулярно повинна проводитися їх атестація. У процесі атестації робочих місць працівників адміністративного апарату оцінюється відповідність технічних засобів характером та обсягом виконуваних робіт, відповідність кваліфікації працівника, раціональність планування, оснащення, умови праці і техніка безпеки. За результатами оцінки розробляється план раціоналізації робочих місць.

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Діловодство (документаційне забезпечення управління) - це галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами на підприємстві.

Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Документообіг в організації утворюють потоки вхідних (надходять з інших організацій), вихідних (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і діючих в межах організації) документів.

Виділяють кілька етапів документообігу:

1) прийом і первинну обробку (або експедиційну обробку) надходять в організацію документів;

2) попередній розгляд документів;

3) реєстрацію документів;

4) організацію руху документів всередині організації (що включає інформаційно-довідкову роботу, доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, а також проходження узгодження і підписання проектів документів);

5) обробку (експедиційну) виконаних і відправляються документів.

Кожен з вказаних етапів може бути виконаний як у традиційній, так і автоматизованій технології.

При організації роботи з документами необхідно чітко розподілити відповідальність і повноваження щодо управління документами між усіма працівниками організації: керівниками (менеджерами); фахівцями в галузі управління документами, інформацією і технологіями; співробітниками (персоналом) організації. Для цього в організації повинні встановлюватися і впроваджуватися керівні вказівки і регламенти роботи з документами.

Важливу роль у веденні діловодства в організації, особливо при змішаній формі діловодства, грають працівники, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах, - секретарі, діловоди. Як правило, ці посади займають особи, які не мають спеціальної підготовки в області документаційного забезпечення.

Спеціаліст структурного підрозділу повинен знати, що підготовлений ним проект документа необхідно завізувати у всіх зацікавлених осіб, а потім представити на підпис керівнику, після чого документ повинен бути переданий в службу документаційного забезпечення (секретарю) на реєстрацію та відправку (передачу) адресату.

Керівники структурних підрозділів та вищої ланки також повинні володіти певним комплексом знань про організацію роботи з документами, але для них важливі в першу чергу ті питання, які безпосередньо пов'язані з процедурою прийняття рішень та їх виконанням.

Особлива увага при роботі з документами приділяється документам, які містять конфіденційну інформацію, яка може становити комерційну, державну та іншу таємницю, за розголошення якої окремі посадові особи несуть відповідальність.