Поняття, види та роль інформаційних технологій в управлінні

Інформаційна технологія - 1) це комплекс взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих обробкою і зберіганням інформації; 2) обчислювальна техніка і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, їхні практичні додатки, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми.

Інформаційні технології в управлінні - це комплекс методів переробки розрізнених вихідних даних у надійну та оперативну інформацію механізму прийняття рішень за допомогою апаратних і програмних засобів з метою досягнення оптимальних ринкових параметрів об'єкта управління.

Мета інформаційної технології - виробництво інформації для її аналізу людиною і прийняття на його основі рішення з виконання якої-небудь дії.

Інструментами інформаційних технологій є: текстові процесори; видавничі системи; електронні таблиці; системи управління базами даних; електронні календарі; інформаційні системи функціонального призначення та інші інструменти. Основні види інформаційних технологій в управлінні представлені на рис. 9.3.

Рис. 9.3. Види інформаційних технологій, які використовуються в управлінні організацією

Інформаційні технології обробки даних застосовуються для розв'язання добре структурованих задач на рівні виконавської діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації постійно повторюваних операцій управлінської праці.

Інформаційні технології управління використовуються для інформаційного обслуговування всіх працівників організації, пов'язаних з прийняттям управлінських рішень.

Інформаційні технології автоматизованого офісу доповнюють існуючу систему зв'язку персоналу підприємства середовищем на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.

Інформаційні технології підтримки прийняття рішень призначені для прийняття управлінських рішень, дозволяють автоматизувати процес прийняття рішень і вибір альтернативи.

Інформаційні технології експертних систем дають можливість менеджерам отримувати консультації з проблем, про які в цих системах накопичена інформація.

Для вироблення ефективних управляючих впливів в організаціях потрібне створення відповідних алгоритмів керування та переробка значних обсягів різноманітної інформації.

Для того щоб знизити або повністю виключити ступінь участі людини у здійсненні тієї чи іншої функції управління, потрібно створення автоматизованої системи управління.

Автоматизована система управління - це комплекс дій і заходів технічного, організаційного та економічного характеру, призначений для отримання результатної інформації, необхідної для інформаційного обслуговування фахівців та оптимізації процесу управління в різних сферах діяльності організації. Вона складається з таких складових:

• апарату управління;

• техніко-економічної інформації;

• методів і засобів обробки цієї інформації.

При єдиному використанні цих елементів в інформаційному процесі утворюється автоматизована інформаційна технологія управління. Структура цієї технології складається з наступних процедур:

1) збирання та реєстрації даних (відбувається при виконанні різних господарських і управлінських операцій);

2) передачі інформації (здійснюється різними способами за допомогою засобів комунікацій);

3) машинного кодування (формування інформації в електронному вигляді шляхом введення первинної інформації та її обробки);

4) обробки інформації (проводиться за допомогою різних програмних засобів, у результаті формуються результатні зведення, які відображаються на екрані або папері);

5) зберігання та накопичення інформації (здійснюється в інформаційних базах (банках даних) на машинних носіях у вигляді інформаційних масивів);

6) пошуку інформації (тобто вибір потрібних даних; виконується автоматично за допомогою програмних засобів на основі запиту, складеного користувачем);

7) прийняття рішення (здійснюється фахівцем на основі ретельного аналізу результатної інформації).

Обов'язковими елементами забезпечення автоматизованої інформаційної технології управління є:

- Інформаційне забезпечення (сукупність проектних рішень щодо обсягів, розміщення, форм організації інформації);

- Технічне забезпечення (включає комплекс технічних засобів, методичні та керівні матеріали, технічну документацію і обслуговуючий персонал);

- Програмне забезпечення (включає загальносистемні і спеціальні програми, інструктивно-методичні матеріали щодо застосування засобів програмного забезпечення та обслуговуючий персонал);

- Математичне забезпечення (сукупність математичних методів, моделей і алгоритмів обробки інформації, використовуваних при вирішенні функціональних завдань);

- Лінгвістичне забезпечення (сукупність мовних засобів для формалізації природної мови, побудови і поєднання інформаційних одиниць у ході спілкування персоналу із засобами обчислювальної техніки);

- Організаційне забезпечення (комплекс документів, що регламентують діяльність персоналу автоматизованої інформаційної технології управління в умовах функціонування автоматизованої системи управління);

- Правове забезпечення (сукупність правових норм, що регламентують правовідносини при її створенні);

- Ергономічне забезпечення (сукупність методів і засобів, використовуваних на різних етапах розробки та функціонування автоматизованих інформаційних технологій для створення оптимальних умов високоефективної і безпомилкової діяльності персоналу в ній і її якнайшвидшого освоєння).

Автоматизована інформаційна технологія і автоматизована система управління дозволяють реалізувати рішення функціональних завдань управління, що складають функціональну частину діяльності організації як системи. Склад, порядок і принципи взаємодії функціональних підсистем, задач і їх комплексів встановлюються з урахуванням мети функціонування організації.

У сучасних економічних умовах інформаційні технології в організаціях присутні як необхідний атрибут технології управління процесом виробництва товарів і послуг, економічного аналізу і прийняття управлінських рішень. Інформаційні технології використовуються в багатьох сферах управлінської діяльності:

- плануванні ресурсів;

- організації бухгалтерського обліку;

- організації постачання і збуту;

- взаємодії з клієнтами;

- регулюванні споживчого попиту і т. д.

Управління пов'язане з обміном інформацією між підрозділами підприємства, а також підприємства з навколишнім (зовнішнім) середовищем. Інформація - найважливіша складова як виробничого, так і управлінського процесу.

Управлінська інформація являє собою різноманітні відомості економічного, технологічного, соціального, юридичного та іншого змісту. Інформація, на відміну від інших видів ресурсів, не зникає з часом, а, навпаки, накопичується. Значимість інформації як ресурсу виявляє нові проблеми її використання і висуває нові вимоги до управління нею.

Характеристиками управлінської інформації є:

- великий обсяг;

- складність обробки;

- багаторазове використання;

- оновлення та перетворення;

- безліч джерел і споживачів та ін.

Ці характеристики викликають необхідність застосування сучасних інформаційних технологій, що спрощують і прискорюють роботу з нею. Використання інформаційних систем управління підприємством є одним з

Наведемо перелік завдань, які повинні бути вирішені при використанні інформаційних систем управління на різних рівнях управління підприємством та для різних його служб (табл. 9.2).

Економічна діяльність і процес управління будь-якої організації пов'язані з реалізацією основних функцій. У процесі реалізації цих функцій формується інформація про хід роботи підприємства, зіставляються фактичні показники з запланованими, формулюються глобальні та локальні напрями діяльності, розробляються пропозиції щодо встановлення причин відхилень і коригуванню результатів. Передача інформації та використання інформаційних технологій в управлінні є неодмінним і першорядним фактором нормального функціонування організації, при цьому особливого значення набуває оперативність і достовірність інформації.

Таблиця 9.2

Основні задачі інформаційних систем управління організацією (за рівнями та службами управління)

_______________

Література: [2; 13; 16]

Питання для самоперевірки:

1. Дайте визначення поняття «офіс».

2. Що являють собою офісні технології?

3. Перерахуйте основні види офісних технологій.

4. Які технічні засоби використовуються в процесі управління організацією?

5. Що таке програмне забезпечення? З яких елементів воно складається?

6. Перерахуйте основні види офісних програмних продуктів, що використовуються в управлінні організацією.

7. Що являє собою робоче місце співробітника адміністрації? Перерахуйте основні елементи робочого місця.

8. Якими параметрами визначаються умови праці на робочому місці керівника організації?

9. Які основні види планування й оформлення офісу застосовуються в даний час в організаціях?

10. На які основні зони поділяють офіс сучасної організації?

11. Що передбачає оснащення та обслуговування робочого місця працівників адміністрації?

12. Що таке документообіг? З яких основних елементів він складається?

13. Назвіть основні етапи документообігу в організації.

14. Дайте визначення поняття «інформаційна технологія». Яка мета її застосування в управлінні організацією?

15. Охарактеризуйте основні види інформаційних технологій, застосовуваних в управлінні організацією.

16. Що таке автоматизована система управління і з яких основних елемнтів вона складається?

ЗМІСТ