Нейтрализуйте отвлекающие моменты

Необходимость реагировать на внешние факторы — излюбленное оправдание любителей откладывать дела на потом. Телефонные звонки, посетители, торговые агенты, просто те, кто «заглянул на минутку», — все это удобные предлоги и основания для отсрочек. Чтобы с успехом бороться с собственной склонностью медлить с началом работы, необходимо максимально сократить число отвлекающих моментов.

О телефонных звонках мы поговорим более подробно в главе 8. Сейчас заметим только, что использование автоответчика или договоренность с секретаршей о том, что она сама будет в определенные периоды времени разбираться со всеми звонками, избавят вас от необходимости общаться с большинством абонентов.

С визитерами несколько сложнее. Если в функции вашего подразделения входит общение с посетителями, сделайте так, чтобы кто-то из персонала отвечал за работу с ними в определенные часы или дни недели, а вы бы в это время спокойно занимались своими делами. Можно делегировать сотрудникам ответственность за работу с посетителями попеременно, каждый в определенный день недели, вследствие чего у всех появится возможность в остальные дни работать спокойно, не отвлекаясь на посетителей.

Что касается торговых агентов, то секретарь может сразу предупреждать их о том, что для общения с ними отведены конкретные дни и часы. Либо поручайте кому-то из сотрудников контактировать с коммерсантами. В принципе продавцы не должны проникать в офис дальше входа, а их звонки — распространяться дальше секретаря.

Труднее всего справиться с теми, кто, проходя через ваш кабинет или мимо вашего рабочего стола в офисах с открытой планировкой, останавливается просто «переброситься парой слов», или «потому что это быстрее, чем звонить», или потому что «вид-но, что ты на месте». Разговор часто начинается с утверждения, что дело займет не более пяти минут, но обычно человек задерживается дольше, особенно если вы сами пользуетесь визитом как предлогом для перерыва в работе. Подобные отвлекающие моменты не только съедают ваше время, но и становятся прекрасным поводом к тому, чтобы не заниматься работой.

Для эффективной борьбы со случайными визитерами нужна особая стратегия. Во-первых, решите, ради кого вы готовы приостановить работу. К этой категории людей, вероятно, будут отнесены ваши боссы, но и в этом случае, если вам необходимо заняться важной работой, вы можете попросить о возможности встретиться позже, когда с делом будет покончено. Что касается всех остальных посетителей, то подумайте, как держать их по ту сторону своей двери. Вопрос особенно актуален, если на пути к ней нет ни секретаря, ни других представителей вашего персонала. Если же вы находитесь под надежной защитой, то случайным посетителям — кроме членов «привилегированной» группы — ход к вам может быть заказан.

Возможно, у вас нет намерения избегать всех контактов, и многие менеджеры как раз таки придерживаются политики «открытых дверей». Однако излишек незваных гостей может вылиться в малые объемы выполняемой работы при том оправдании, что «человеческое общение» — крайне важная вещь. Применяемая вами стратегия должна обеспечивать вашу доступность, но только на ваших же условиях.

Добейтесь сокращения числа отвлекающих моментов применением следующей тактики: