Рационализация корреспонденции посредством писем-копий

Немедленно ответить вы можете и в том случае, если Вы на основе имеющегося в Вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи в прессе и т. д.) хотите сделать запрос или заказ.

Наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом, краткое письмо или что-либо подобное и скопируйте оба документа. Напишите на копии от руки свою просьбу (запрос, заявление, заказ), например: «Прошу прислать 2 экземпляра», и отошлите этот листок адресату. Преимущества этого способа:

— вам не нужно формулировать самим или поручать кому-либо составить письмо;

— адресат сразу узнает, о чем идет речь, поскольку получит обратно свои же материалы.

3. Рациональная корреспонденция с помощью «писем-маятников».

Этот метод, называемый также «блицответ», рекомендуется для тех случаев, когда Ваше сообщение предполагает немедленный ответ, причем тексты обоих писем можно сделать весьма краткими.

Составьте аналогичный формуляр и пошлите оригинал адресату (копию в дело). После получения ответа копию можно уничтожить.

Преимущества этого принципа:

— небольшая площадь, отведенная для сообщения и ответа, принуждает к краткости;

— отправитель и получатель имеют одновременно перед глазами и предложение, и ответ;

— оба партнера по корреспонденции используют лишь один-единственный лист с текстом;

— отправителю ответа не требуется повторять атрибутику делового письма.