Экономим время по - немецки

В сутках целых 24 часа, а времени все равно не хватает. Каждый день у нас остается куча незавершенных дел, и мы судорожно пытаемся понять: куда же так бездарно утекли часы и минуты... Хотите все успевать? Организуйте свой день так, чтобы оставалось время и для себя, советует немецкий психолог Лотар Зайверт. Он считает, что его советы особо помогут женщинам, ибо они суетливее мужчин, им больше свойственно разбрасываться, а по причине домашней загруженности труднее переключиться с работы на отдых.

1. Планируй свой день

Вечером спокойно сядь и скрупулезно, по пунктам, запиши в блокнот, что предстоит сделать завтра. Полученный четкий план даст возможность не кидаться на решение всех проблем сразу, а действовать последовательно. При этом планировать надо не более 60 процентов своего времени, тогда ты сможешь осуществить свой план даже в случае непредвиденных обстоятельств (вдруг заболеет ребенок или задержишься на работе).

1. Не транжирь свое время

Подумай: кто и что крадет у тебя время? Если это приятельницы, имеющие обыкновение звонить тебе на работу, когда им удобно, скажи, что сейчас тебя вызывает начальник, а вечером сможешь спокойно им отзвонить. Чересчур болтливой коллеге стоит и прямо сказать: “Прости, мне сейчас некогда, у меня запарка”.

Если же у тебя слишком много времени отнимает обеспечение семьи продуктами, просто не ходи по магазинам в часы пик. Попробуй пару раз закупиться ДО работы, а не ПОСЛЕ - сразу почувствуешь приятную разницу! Людей в магазине меньше, очередей у касс практически нет. Продукты можно: 1) сразу забросить домой; 2) оставить в машине не испортятся, благо на улице холодно; 3) договориться в офисном кафе, чтобы их подержали в холодильнике до конца рабочего дня. Вообще-то вариантов может быть еще больше сама умная, придумаешь.

1. Устраивай себе передышку

Когда никто не мешает, даже за час можно переделать очень много. Но через час работы, требующей концентрации и внимания, твой организм заслужил передышку. Теперь-то можно и поболтать минут десять! Да и кофейку попить.

1. Не бери на себя все на свете

Если ты думаешь, что обязана сама выполнять всю работу по дому и всегда успевать, то ты не права. Ты обязана сделать совсем другое - распределить работу на всех членов своей семьи. Дети в силах накрыть на стол и помыть посуду, а муж точно не умрет, если застелит постель, пока ты готовишь завтрак.

1. Не строй слишком больших планов

Не надо требовать от себя слишком многого! Пытаясь сделать все-все-все за один раз, ты, говоря по-умному, “лишь увеличиваешь энтропию Вселенной”. На человеческом языке это означает, что суета и нервотрепка бяка, а торопиться не надо. Посему перед тем, как написать план на завтра, проанализируй прошедший день и похвали себя за то, что успела сделать. Тебе есть чем гордиться, особенно если ты... домохозяйка! Ведь твой нелегкий труд редко получает должную оценку и благодарность.

Экономия времени с помощью планирования

Люди, даже если они не составляют графики на бумаге, все равно каким-то образом прикидывают, что, как и когда им нужно сделать, будут ли они делать это в одиночку или попросят чьей-то помощи, какие ресурсы им для этого нужны.

Время на планирование все равно присутствует, просто оно может быть скрыто. Все время на графике – это общее время работы.

Допустим, для написания отчета Вам нужно 4 часа. Вы затрачиваете обычно 10 минут на планирование. Затратив дополнительно еще 8 минут на более тщательное планирование, возможно, мы получим час выигрыша во времени за счет того, что написание отчета будет проходить более эффективно, возможно, мы поручим часть работы другим сотрудникам, воспользуемся уже имеющейся информацией и т.д. Получившийся выигрыш во времени вы можете куда-либо использовать. В этом и состоит смысл планирования.

В книге Стивена Кови «Главное внимание – главным вещам» я прочитала интересный пример. Стивен Кови рассказывает о том, как он посетил семинар по тайм-менеджменту.

В какой-то момент инструктор произнес: «Ну, а теперь экзамен». Потом наклонился, и, вытащив из-под стола пятилитровую банку с широким горлом, поставил ее на стол рядом с подносом, где уже лежали несколько камней размером с кулак. «Как вы думаете, сколько таких камней войдет в банку?» - спросил он.

Посыпались разные догадки, а инструктор продолжал: «Ладно, давайте проверим». Он положил в банку один камень, потом другой, третий… Я не помню, сколько он их туда впихнул, но банка наполнилась. Тогда он спросил: «Теперь банка полная»?

Все, глядя на камни, сказали «да».

Со словами «вот как?» он вытащил из-под стола ведерко с гравием, высыпал немного содержимого в банку и потряс ее, чтобы гравий проник в пустые промежутки между камнями. Тогда он усмехнулся и снова спросил: «А теперь банка полная?»

На этот раз мы были начеку и ответили: «Наверное, нет».

«Хорошо!» - сказал он и достал из-под стола ведерко с мелким песком, которым заполнил оставшуюся пустоту между камнями и гравием. Затем снова посмотрел на нас и спросил: «Теперь-то банка полная?»

«Нет!» - воскликнули мы.

Инструктор опять произнес: «Хорошо», и налил в банку еще примерно литр воды. «Ну, и к чему это я?» - спросил он.

Кто-то произнес: «В жизни всегда есть пустоты, которые можно заполнить, поработав над ними».

«Нет, - сказал он, - я не об этом. Суть этого эксперимента состоит в том, что, если бы я не положил большие камни первыми, осталось бы для них место?»

Стивен Кови пишет, что несрочные, но важные цели подобны большим камням. Если мы знаем, какую деятельность олицетворяют большие камни и положим их первыми, просто удивительно, сколько еще всякой всячины мы можем уместить в банку.

Давайте рассмотрим план распределения времени одного менеджера, его зовут Вильям, я взяла этот пример из книги Джулии Моргенстерн. Он просыпается каждое утро в 6-30. По выходным его время разбито на большие блоки, чем в будние дни.

Он постоянно выделяет время на написание автобиографии. Можно предположить, что для него это дело категории А, или важное и срочное. Как вы думаете, с таким графиком, есть ли вероятность того, что он напишет автобиографию? Сколько времени он уделяет детям и жене?

По пятницам он оплачивает счета с 10 до 12, при этом не занимаясь другими делами. Кроме того, у него дела разбиты на большие блоки. Каждый день по будням с 12 до 13 он занимается спортом, а потом полчаса обедает. Ему не нужно мотивировать себя каждый раз, он получает выигрыш в мотивации, т.к. он один раз себя замотивировал, и теперь ему гораздо легче себя настраивать на эту работу.

Точно так же, садясь за автобиографию, ему не нужно сначала взять чашку кофе, позвонить паре друзей, выкурить сигарету. Он просто садится и пишет биографию. Если у Вас процесс подготовки к написанию чего-либо занимает один час, и не важно, будете ли Вы после этого писать в течение 15 минут или 5 часов, то Вам нужно учитывать при планировании.

Он просыпается и ложится спать каждый день в одно и то же время. Его дела собраны в большие блоки, внутри которых он может их свободно менять местами. Иногда он сочетает дела между собой, например, во время дороги на работу и обратно он читает литературу. Если человек занимается спортом в одно и то же время, ему не нужно себя каждый раз мотивировать,. По утрам он пишет автобиографию, и ему не нужно каждый раз по часу себя мотивировать, для того, чтобы написать одну строчку.

Если у вас такая мотивация занимает действительно час, тогда этот момент тоже нужно учитывать при планировании, увеличивая общее время, чтобы на его оставалось достаточно на написание автобиографии. Как замотивировать себя?

Вспомните ситуацию, когда вам в прошлый раз чего-либо сильно хотелось. Как это было? Многие люди детально представляют себе результат, буквально живут в нем. Когда вы как следует представили, как хорошо вам будет, когда вы сделаете то, что наметили, когда вы уже чувствуете вкус победы, вам будет легче сделать первый шаг. Очень помогает в этом также разделение цели.

Есть три заблуждения относительно управления временем. Сверхорганизованные люди организуют буквально все и всегда. Сверхактивные люди стремятся постоянно занять себя какой-либо деятельностью. Например, есть люди, которые считают, что посетив театр, они потеряли 3 часа.

Люди, помешанные на хронометраже, каждые 15 минут сверяются со своим графиком, и впадают в панику, если что-то смещается по времени. Все эти три типа не соответствуют понятию человека, который умеет планировать время. Смысл планирования временем в том, чтобы управлять им, и получать от этого преимущества и выгоды, а не находиться под гнетом своего плана.

Насчет эмоций. Я была на семинаре Ван дер Хорста. Он рассматривал модель Даниэля Голмана, которая говорит, что IQ недостаточен.

Адский график – это когда вы пишете себе столько дел, сколько выполнить невозможно. Поэтому, когда мы составляем график, мы должны оставлять резерв времени. Можно эффективно использовать переходное время, когда вы кого-то ждете. В это время можно делать что-то еще, например, читать книгу или журнал.

Для того, чтобы это сделать, необходимо заранее продумать возможность возникновения этого времени и заготовить что-то, чем вы займетесь, когда оно наступит. Как вы думаете, что еще необходимо, чтобы планировать время? Необходимо предварительно оценивать, сколько времени займут конкретные дела.

Давайте поговорим о приеме фотографии рабочего дня. Например, в клубе Синтон люди по своему желанию проводят так называемую дистанцию, когда они записывают все, что делают в течение дня максимально подробно. Необходимо соблюдать баланс между временем на планирование, и само дело, потому что, если Вы тратите полчаса на планирование дела, которое занимает 5 минут, то это не выигрыш, а проигрыш.

Для того, чтобы планировать, необходимо отталкиваться от собственного опыта. Что делать, если мы не знаем, сколько времени займет дело? Нужно примерно спрогнозировать. В одной из книг я нашла хороший пример, про менеджера, который не мог найти 45 часов для написания отчета. Каждый день он приходил на работу, смотрел на отчет, говорил себе, что он не успеет написать его сегодня (ведь в рабочем дне всего 8 часов), и так повторялось некоторое время.

Потом пришел его начальник, спросил, на какой стадии находится отчет – а его и не начинали делать. Знакомая ситуация?

Есть такая притча – как съесть слона? По кускам. Если мы разбиваем большое дело на ряд более мелких этапов, то сделать его гораздо проще. При этом желательно учитывать, что если мы разобьем его на слишком мелкие отрезки, мы можем потеряться в этих шагах, т.к. становится неочевидной их связь с делом в целом, особенно это важно при планировании больших проектов, когда в исполнении проекта занято много людей, например, мы строим многоэтажный дом.

В этом случае планирование проектов выполняют на разных уровнях: сначала крупными блоками: закладка фундамента, возведение стен и крыши, отделка, сдача в эксплуатацию. Затем идет разбивка среднего уровня: для закладки фундамента необходимо выбрать участок под строительство, получить необходимую разрешительную документацию, закупить и завезти необходимые материалы, технику, обеспечить необходимое количество строителей и т.д.

После этого мы делаем разбивку еще более мелкую: для выбора участка под строительство необходимо назначить ответственного за этот процесс, получить список доступных участков, уточнить их характеристики, сравнить между собой и выбрать лучший.

Если мы будем с максимальной детальностью сразу планировать весь процесс, то в нем будет очень сложно ориентироваться и прослеживать связи между отдельными этапами. Возвращаясь к менеджеру, который писал отчет, можно было разбить этот отчет на части, например, выбрать литературу, изучить, написать план отчета, собрать недостающую информацию, написать отчет, отредактировать и т.д.