Ветеринарное делопроизводство

Под ветеринарным делопроизводством понимают, совокупность работ по составлению и оформлению ветеринарных документов (ветеринарных свидетельств, протоколов, актов, справок, проектов решений, приказов, форм ветеринарного учета, отчетности и т. д.), их размножению, приему, отправке и регистрации, по контролю за их исполнением, а также хранению документов непосредственно в ветеринарных учреждениях и организациях.

ВООО «Маугли» работниками проводятся следующие делопроизводственные работы:

1. Архивные — обеспечение планомерного поступления законченных ветеринарных дел в архив; учет и хранение документальных материалов, поступивших в архив ветеринарного учреждения;

2. Канцелярские — составление сводной номенклатуры для текущего ветеринарного делопроизводства; регистрация документов, поступающих в адрес ветеринарного учреждения; направление документов выше стоящим организациям, контроль за исполнением. Оформление исходящих документов и направление их на почту; ознакомление работников с инструкцией по делопроизводству;

3. Экспедиционные — прием, распределение поступающих ветеринарных документов и другой корреспонденции; отправка исходящих ветеринарных документов;

4. Машинописные — перепечатка и чистка материалов.

5. Секретарские — выполнение поручений руководителей ветеринарного учреждения; контроль за подготовкой и исполнением документов;

6. Экспедиционные — прием, распределение поступающих ветеринарных документов и другой корреспонденции; отправка исходящих ветеринарных документов; Курьерские — обеспечение доставки ветеринарных документов и другой корреспонденции в вышестоящие ветеринарные учреждения,организации и другим адресатам.

Ветеринарная документация, которая ведётся в ООО «Маугли»:

1. Журналы ветеринарного учета (формы № 1-вет, 2-вет). Ведутся в соответствии с действующей Инструкцией, документы ветеринарной отчетности, представляемые в участковую лечебницу ветеринарной медицины Жовтневого района г. Луганска.

2. Акты о проведенных вакцинациях;

3. Правила внутреннего распорядка и должностные инструкции;

4. Оформление международных ветеринарных паспортов для животных;

5. Переписка с различными учреждениями, организациями и гражданами;

6. Журнал учета кварцеваний помещений;

7. Журнал учета результатов лабораторных исследований;

8. Журнал учета медикаментов.

Формы ветеринарной отчётности:

1. Форма № 1-вет (месячная) «Журнал для регистрации больных животных» служит основным документом учета лечеб­ной работы, проводимой клиникой. В нем записывают больных животных, поступив­ших в ветеринарные учреждения для амбулаторного и стацио­нарного лечения, подвергнутых лечению при выезде специали­стов в хозяйства, на фермы. В журнале записывают порядковый номер первичного и повторного учета, дату поступления живот­ного, владельца и его адрес, пол, вид, кличку и номер животно­го, дату заболевания, первоначальный и заключительный диаг­нозы, дополнительные исследования, клинические признаки, лечебную помощь, рекомендации, исход болезни, особые отмет­ки, фамилию специалиста, проводившего лечение. «Журнал для регистрации больных животных» клиника представляет ежемесячно в ветеринарный участок Жовтневого района г. Луганска.

Форма № 2-вет (квартальная) «Журнал для записи противоэпизоотических мероприя­тий» служит документом для учета плановых и вынужденных противоэпизоотических меро­приятий в клинике. В журнале записывают: диагностические исследования, прививки, противопаразитарные обработки жи­вотных, ветеринарно-санитарные работы. Запись ведут в такой последовательности: дата проведения мероприятия, название фермы, хозяйства, населенного пункта, вид и возраст живот­ных, вид исследования, обработки, прививки, количество жи­вотных, привитых или обработанных с профилактической це­лью или вынужденно, количество животных, подвергнутых

диагностическим исследованиям первый или второй раз в те­кущем году.

Отчет по этой форме представляет клиника ежеквартально в районную государственную ветеринарную клинику Жовтневого района г. Луганска.

Заполненные и правильно оформленные документы группируются в строгом соответствии с номенклатурой дел ветеринарным специалистом, ответственным за ведение делопроизводства. Хранение дел организуют так, чтобы обеспечить полную сохранность документов и их доступность.

При формировании дел соблюдают следующие правила:

- правильно помещают документы в то или иное дело, проверяют соответствие содержания подписываемых документов заголовку дела;

- группируют документы одного календарного года;

- систематизируют документы внутри дела в хронологическом порядке, например, документ-ответ должен располагаться после документа-запроса;

- не допускают подшивку в дела лишних и дублирующих экземпляров.

Дела ООО «Маугли» хранятся в запирающихся столах и шкафах. Также клиника имеет угловой штамп и печать с обозначением предприятия, которые хранятся в закрываемых ящиках письменного стола.

Делопроизводственная деятельность в ООО «Маугли» ведётся согласно всем требованиям и правилам.