Сбор материалов завершается, когда вы можете без труда увидеть пределы содержимого корзины

Обычно я советую клиентам распечатывать голосовые сообщения на бумаге и класть в корзину вместе с блокнотами, которые, кстати, тоже требуют основательного пересмотра. Если у вас есть цифровой секретарь Palm или программы Microsoft Outlook или Lotus Organizer и вы использовали указанные средства не только в качестве календарей, телефонных или адресных книг, рекомендую распечатать все задачи, хранящиеся на этих носителях, и тоже положить в корзину. Электронные сообщения лучше не трогать, поскольку их слишком много и с ними лучше разбираться непосредственно в самой системе.

А если проблемы не хотят оставаться в корзине?

Итак, вы собрали все проблемы и готовы к следующему шагу. Естественно, не хочется ничего оставлять в корзине на неопределенный период, поскольку в таком случае проблема обязательно снова завладеет вашим сознанием – вы будете знать, что не уделяете ей внимания. Одна из основных причин, по которым люди сопротивляются сбору рутинных проблем в корзину, состоит в отсутствии эффективных методов обработки и сортировки данных, позволяющих решать накопившиеся задачи.

Наконец мы подошли к следующей главе «Опустошение корзины».

6. Обработка информации: опустошение корзины

Предположим, вы собрали воедино все, что занимает ваше внимание; теперь ваша задача – добраться до дна корзины. Ее опустошение не означает физического осуществления всех замыслов и проектов, которые в ней накопились. Речь идет лишь о том, чтобы определить природу каждого предмета, находящегося в корзине, и решить, что он собой представляет, каково его назначение и как вы собираетесь с ним поступить.

В процессе обработки содержимого корзины вы сможете:

• избавиться от всего ненужного;

• выполнить все действия, занимающие менее двух минут;

• передать другим людям все задачи, которые можно переложить на них;

• упорядочить собственную систему организации, ввести напоминания о делах, на которые требуется более двух минут;

• наметить более серьезные задачи и проекты, основываясь на входной информации.

Получить об этом представление поможет все та же схема рабочего процесса, приведенная на форзаце данной книги (мы уже говорили о ней в главе 2). Ее центральный «ствол» показывает, какие шаги включает обработка информации и определение дальнейших действий.

Данная глава посвящена именно элементам «ствола» схемы, то есть шагам от извлечения проблемы из корзины до совершения первоочередных действий. Получается естественная схема организации, которая обусловлена выполнением данной процедуры для каждого из незамкнутых циклов. Например, если вы выбираете проблему из корзины и думаете: «Мне нужно обсудить эту проблему с Андрэа, но это следует сделать в понедельник, когда она будет в офисе», вы сразу откладываете данное действие до понедельника, сделав соответствующую пометку в календаре.

Прежде чем вы займетесь обработкой содержимого корзины, рекомендую вам прочесть эту главу и следующую, посвященную организации проблем, – тогда удастся избежать некоторых ненужных действий. Когда я обучаю клиентов этой процедуре, они постоянно мечутся между простым принятием решений на стадии обработки незамкнутых циклов и более сложной задачей определения оптимального способа упорядочения этих решений в конкретную систему персональной организации клиента.

К примеру, многие клиенты, которых я тренирую, стремятся построить систему личной организации на основе личного цифрового секретаря, синхронизированного с программой Microsoft Outlook, которую компания использует для электронной переписки и составления расписаний. Первое, что следует сделать (после того как корзина уже заполнена), – убедиться, что вся аппаратура и все программы исправно работают. Затем мы избавляемся (обычно распечатываем и удаляем) от всего, что клиенты ранее пытались упорядочить с помощью программы Outlook, и переносим документы в корзину. После этого определяем ряд рабочих категорий, таких как «Звонки», «Визиты», «Повестка дня», «Содержимое компьютера» и так далее. Когда мы начинаем обработку корзины, клиент может сразу сесть за компьютер и ввести последовательность своих действий непосредственно в систему, от которой будет полностью зависеть.

Если вы еще не определили, что именно собираетесь использовать в качестве личной системы напоминания, не беспокойтесь. Для начала можно обойтись без всякой автоматизации: просто делать заметки на листках бумаги. Позднее, когда система уже будет готова, вы всегда сможете обновить свой инструментарий.