Регистрация обращений граждан

Примечание: Данный документ не является официальным документом. Документ используется, как раздаточный материал и предназначен для дополнительной информации в процессе обучения сотрудников Костанайского филиала АО «КазТрансГаз Аймак».

Регистрация обращений граждан производится в модуле «Обращение граждан», обращение по тех. условиям в модуле «Обращение граждан по тех. условиям». Работа в обоих модулях идентична. Регистрацию проводит сотрудник общего отдела. Для работы в модуле необходимо наличие сканера (для сканирования документов).

Рассмотрим регистрацию на примере регистрации обращения граждан. Запускаем лотус, в рабочей области выбираем модуль «Обращение граждан» и нажимаем двойным щелчком левой кнопки мыши.

Для регистрации обращения необходимо нажать на кнопку «Создать». Откроется форма регистрации обращение в которой необходимо заполнить поля.

Как только заполнили все поля нажимаем на кнопку «Отправить на регистрацию» и обращение отправится на автоматическую регистрацию (система сама проставляет номер и дату регистрации). Если возникла необходимость зарегистрировать обращение не автоматически, а в ручную (самим указать номер, индекс и дату регистрации), то нажмите на кнопку «Регистрация с параметрами».

\При регистрации с параметрами открывается окошко:

Заполняете поля и нажимаете кнопку «Ок». Ваше обращение зарегистрируется, система вышлет сообщение о регистрации с номером.

Обращение зарегистрировано, теперь необходимо прикрепить отсканированную версию бумажного заявления к нашему документу. Для этого выделяете на представление зарегистрированное вами обращение (в нашем случае это обращение с номером Т-4):

Не забывайте, что необходимо выделить документ. Выделение отображается в системе черной рамкой (см. рисунок). После этого, положив бумажную версию документа в сканер, нажать на кнопку «Сканирование».

Система отсканирует документ, в случае нескольких листов система отсканирует последовательно все листы. Файл в формате PDF автоматически прикрепится к зарегистрированному документу:

Таким образом регистрируется обращения граждан.

По всем вопросам касательно работы в программе Lotus Notes обращаться можете ко мне.

Материал подготовлен сотрудником АО «КазТрансГаз Аймак»,

Программистом Терликбаевым Р.А. (вн. 1265).