Создание базы данных

Как уже отмечалось, в этой части пособия можно познакомиться с программой Access из пакета Microsoft Office и предназначенной для работы с реляционными базами данных. Наверное, не стоит доказывать, что чем больше полезной информации пользователь Access научится извлекать из доступных ему данных, тем лучше он сможет работать, заткнув за пояс всех своих компьютерно-малограмотных конкурентов.

В этой главе определены основные понятия, необходимые для работы с базами данных в среде Access. Если же кто-то из читателей уже знаком с аналогичными программными продуктами, то эта глава поможет систематизировать полученные ранее знания и научит проектировать базу данных, ориентироваться в назначении основных объектов Access, создавать базу данных и работать с ней.

3.1.1. Что такое база данных?

Перед тем, как начать работать с Access, следует узнать, что такое база данных, ознакомиться с основными понятиями и научиться разбираться, в каких случаях следует использовать базы данных.

База данных - это систематизированное хранилище данных, позволяющее накапливать информацию и, при необходимости, выдавать её в удобном для пользователя виде. Телефонный справочник - прекрасный пример базы данных.

Строки=записи Столбцы=поля Фамилия Имя Рабочий телефон Факс Авраменко Юрий 211-34-90 222-78-00 Белов Виктор 440-90-88 441-09-55 Петренко Ирина 550-99-32 221-89-00 Тарасенко Иван 274-10-78 441-09-55

В компьютерной базе данных информация представляется в виде таблицы, очень похожей на электронную таблицу. Заголовки столбцов называются именами полей, а сами столбцы - полями. Строки данных называются записями. На рис. 1. Фамилия - имя поля, а Тарасенко Иван 274-10-78 441-09-55 - одна из четырех записей таблицы телефонного справочника.

Компьютерная система управления базой данных (СУБД) - это программа, предназначенная для записи, поиска, сортировки, обработки (анализа) и печати информации, содержащейся в базе данных.

3.1.2. Когда следует использовать базы данных?

Компьютер и компьютерные программы следует воспринимать как рабочий инструмент, ежедневно применяемый в работе. В пакет Microsoft Office входит набор таких программ-инструментов, воспользовавшись которыми, можно автоматизировать выполнение ежедневных задач. Очевидно, что знание того, когда нужно использовать систему управления базами данных Access, просто необходимо для такой автоматизации. Рассмотрим несколько типичных примеров информации, часто хранящейся в компьютерных базах данных.

¨ Бухгалтерский учет.

¨ Информация о сотрудниках фирмы.

¨ Учет продукции на складе.

¨ Сведения о клиентах.

¨ Рабочие планы.

¨ Учет продаж.

¨ Поставщики.

¨ Накладные.

¨ Справочник по адресам.

¨ Каталоги книг, компакт-дисков, почтовых марок и т. д.

Обратите внимание, что во всех вышеприведенных примерах подчеркиваются функции хранения и манипуляции данными, а не расчеты. Хотя в базе данных можно выполнить много финансовых и статистических расчетов, эти вычисления выполняются не так быстро, как это делают электронные таблицы. Например, СУБД - не лучшее средство для автоматизации расчета налога с прибыли. Если же необходимо отслеживать, анализировать и хранить информацию о налогах за несколько лет, то это другой разговор.