Характеристика документов в обзоре

В характеристике документов (собственно обзоре) излагаются сведения о документах.

Схемами построения обзоров архивного фонда яв­ляются:

1) структурная;

2) отраслевая (функциональная);

3) тематическая;

4) хронологическая;

5) номинальная.

Для тематического обзора документов используются следую­щие схемы:

1) отраслевая (функциональная);

2) тематическая;

3) хронологическая.

Как видим, структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Разберем на конкретном примере сущность каждой из назван­ных схем.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных час­тей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимости и производственной соподчиненности. В отдельных случаях, когда трудно установить их производственную значимость и соподчиненность, они могут располагаться в порядке их названий, а иногда по номерам, присвоенным им фондообразователем.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фон­дов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда струк­турные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в раз­витии тех или иных сторон государственного аппарата, управле­ния, экономики, науки, культуры и т.д.

Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых струк­турных частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связан­ные с наиболее значительными проблемами социально-экономи­ческого или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам.

Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообра­зователя, которые происходили в то или иное время, либо пока­зать периодизацию деятельности фондообразователя.

Хронологическая схема построения характеристики в темати­ческих обзорах мало распространена. Ее применение в таких слу­чаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происхо­дящих событий.

Применение хронологических схем при составлении темати­ческих обзоров, связанных с освещением документов по широ­кой тематике, не может считаться правильным, так как в это случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторе­ния однообразных вопросов.

Номинальная схема применяется для построения обзоров архив­ных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.

Дальнейшее деление основных разделов внутри каждой из выбранных схем построения характеристики документов на подразделы и группы может быть произведено по любым классификационным признакам.

При разработке схем характеристик серьезное внимание должно быть обращено на последовательное расположение разделов подразделов и более мелких делений, которые могут быть распо­ложены:

а)в систематическом порядке:

1.Промышленность, транспорт и связь, торговля;

2.Сельское хозяйство;

3.Наука, культура, быт;

б)в хронологической последовательности:

1.Январь;

2.Февраль;

3.Март;

4.Апрель;

5.Май и т.д.;

в)в алфавитном порядке:

1.Авиационная промышленность;

2.Медицинская промышленность;

3.Химическая промышленность.

Сведения о составе и содержании документов в обзорах приня­то называть аннотацией. Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными.

В групповых аннотациях информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологичес­ких рамок и объема документов.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов и к которым составитель обязан привлечь внимание читателя.

Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах достигается достаточно углубленная и полная информа­ция о содержании всего комплекса документов в целом.

Необходимо помнить, что обзор должен информировать о со­держании документов, подробный же пересказ фактов и собы­тий, о которых идет речь, а также включение большого числа статистических данных из текста не входят в задачу обзора. Подоб­ное «описание» может превратить обзор из архивного справочни­ка в специальное историческое исследование, а такие цели перед обзором не ставятся.

При составлении аннотации в обзорах могут использоваться цитаты из текста документов, однако злоупотреблять излишним цитированием не следует.

Цитирование текста документов допустимо в тех случаях, ког­да цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она относится.

При составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических ис­точниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческая характеристика докумен­тов помогает лучше показать их значение и ценность, дает воз­можность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а сле­довательно, их последующего использования.

Именно в этом состоит информационная особенность обзо­ров, отличающая их от всех остальных информационно-поиско­вых справочников. Благодаря включению в аннотации элементов источниковедческого характера подтверждается значение той или иной группы документов, или конкретного документа, или изу­чения темы, показывается полнота и степень сохранности доку­ментов, отмечается характер содержащихся в них фактических дан­ных, их достоверность.

В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недо­статочность источников по тем или иным конкретным пробле­мам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел, отметить взаимодополняемость отдельных документов.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспе­чить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов склады­вается из номеров описей (если их несколько) и единиц хране­ния. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируют­ся отдельные документы.

Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по докумен­там нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных дополняется номерами соответствующих фондов и названиями архивов (если создается межархивный справочник).

В тех случаях, когда при аннотировании групп документов один из этих документов цитируется, поисковые данные должны сна­чала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ.

Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.