Словарь терминов письменной деловой коммуникации

Автобиография — описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или действия.

Акцепт, ответ на предложение - письмо, которым в случае принятия условий предложения адресант подтверждает это, и тогда сделка считается заключенной.

Акцептант — лицо, принимающее предложение.

Анкета — документ, представляющий собой текст с пропущенными строками для заполнения (прилагается к письму-заявке, письму-предложению).

Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка — справка об имеющихся в архиве документальных материалах по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

Аспект — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и пробелами для текста, предназначенный для составления документа.

Бухгалтерские документы — документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.

Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

Вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

Виза документа — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний документ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Внутренняя опись — учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело, с указанием порядкового номера, названия (заголовка), даты и номера листа дела.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Выписка из документа — заверенная копия части документа.

Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции (секретно, срочно, не подлежит оглашению, лично).

Дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Службы; единица хранения в архиве письменных документов, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Службе; ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Директивный документ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъ­явителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор — документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом, а также характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон.

Докладная записка — адресованный руководству документ, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложени­ями составителя.

Документ — 1) см. Документированная информация; 2) официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Службы;

Документация — оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Документирование управленческой деятельности — процесс записи (фиксации) и оформления на различных носителях информации по установленным правилам.

Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе путем информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Документированное обеспечение управления (ДОУ) — процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Документы постоянного хранения — документы, которым установлено бессрочное (вечное) храпение.

Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсут­ствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

Заголовочная часть документа — совокупность реквизитов: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту.

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) к учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и приглашающий принять участие.

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения. Индексация — проставление индекса. Индекс дела — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) — документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

Информационная система — организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.

Исковое заявление — заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

Исходящий документ —документ, отправленный из учреждения.

Карта-заместитель — документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Квитанция — расписка, выданная организацией и подтвержда­ющая получение денег или материальных ценностей.

Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), проставляемое на карточках систематического и других каталогов, может проставляться и на документах, и на делах.

Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контрагент — одна из сторон контракта, договора.

Контракт — см. договор.

Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Корреспонденция деловая — официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению.

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнованных денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие о нем сведения (образование, трудовой стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Модуль — фрагмент текста с типовым заголовком, представленный набором стандартных фраз.

Номенклатура дел — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения; систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Службе, с указанием сроков их хранения;

Номер входящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

Обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

Объяснительная записка — I) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, событие и представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) — документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования органов власти и управления учреждений, предприятий, ихподразделений и должностных лиц.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки — отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

Отметка о поступлении документа — отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера идаты поступления.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.