Порядок хранения бухгалтерских документов

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно ст. 17 Закона о бухгалтерском учете в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:

- индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного под-разделению номера и внутреннего номера;

- наименование дела (заголовок);

- количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

- срок хранения;

- примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ^[06], утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

В соответствии с п. 6.8 этого Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом комиссию по расследованию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – главного инженера, начальника службы безопасности и т.п.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляют актом, в котором необходимо указать причины утраты документов, описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений. У лиц, ответственных за сохранность документов (главного бухгалтера, делопроизводителя или др.), необходимо получить письменные объяснения. К акту прилагается опись пострадавших документов. Акт утверждает руководитель организации.

Вопросы для самопроверки

1. Дайте определение документооборота. Какие этапы включает документооборот в бухгалтерском учете? Кто утверждает график документооборота?

2. По каким признакам классифицируются документы бухгалтерского учета?

3. Что представляют собой документы бухгалтерского оформления?

4. Кто имеет право подписывать документы, которыми оформляются операции с денежными средствами?

5. Как производится проверка первичного документа в бухгалтерии?