Алгоритм функционирования информационной системы

Первой расчетной таблицей в данной системе является промежуточная форма 1 «Месячный табель учета рабочего времени».

На основании данных таблицы 1 «Годовой табель учета рабочего времени» с использованием мастера сводных таблиц, формируется сводная таблица – промежуточная форма 1 «Месячный табель учета рабочего времени».

В таблице 1 «Годовой табель учета рабочего времени» следует отразить только данные по каждому из 4-х работников, выбранных по одному из вариантов в разрезе 4-х месяцев: январь, февраль, март, апрель. В качестве исходных данных для построения сводной таблицы - промежуточной формы 1 «Месячный табель учета рабочего времени» - следует выбрать (выделить) все ячейки таблицы 1 «Годовой табель учета рабочего времени» и вызвать мастера сводных таблиц: Данные, Сводная таблица.

Устанавливается параметр «в списке или базе данных…» и нажимается Да л ее>>..

Указывается (выделяется) диапазон, содержащий исходные данные ($A; F66), нажимается Да л ее>>.

Построение макета сводной таблицы происходит путем перетаскивания кнопок полей в область, где они должны быть расположены.

Макет сводной таблицы:

Поле страница: месяц расчета зарплаты;

Поле столбец: табельный номер работника;

Поле данные: количествоотработанных дней, количество дней по болезни, процент выданного аванса.

Нажимается Да л ее>>.

Вызывается контекстное меню к сводной таблице и выбирается команда Параметры сводной таблицы.

Используются следующие параметры:

- снять параметр «автоформат»);

- установить параметр «обновить при открытии»;

- снять параметры «общая сумма по столбцам» и «общая сумма по строкам».

При определении параметров сводной таблицы необходимо чтобы в поле Месяц расчета зарплаты был выбран лишь тот месяц, который определен заданием. Для этого нужно отключить параметр Показать все и установить необходимое значение. По строкам 6, 7 и 8 в промежуточной форме 1 «Месячный табель учета рабочего времени» необходимо найти сумму выбранных значений и результаты - поместить в итоговый столбец (F).

На основании данных справочников 1-4 и промежуточной формы 1 «Месячный табель учета рабочего времени» формируется промежуточная форма 2 «Расчетно-платежная ведомость»).

Месяц расчета зарплаты [ссылка на ячейку с названием месяца в промежуточной форме 1 «Месячный табель учета рабочего времени » ].

Дата расчета зарплаты [выбирается согласно месяцу расчета зарплаты (в этой таблице) из справочника 1 «Количество рабочих дней в месяце»]. В MS Excel для решения приведенной задачи используется функция из категории «Ссылки и массивы» - ВПР.

Количество рабочих дней в месяце [выбирается согласно месяцу расчета зарплаты (промежуточная форма 2 «Расчетно-платежная ведомость») из справочника 1 «Количество рабочих дней в месяце»] (аналогично предыдущему показателю).

1. Табельный номер работника [вводится («вручную») согласно выбранному варианту].

2. Ф.И.О. работника [выбирается из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках отделения» согласно табельному номеру работника с использованием функции ВПР ].

3. Тарифный разряд [выбирается из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках» согласно табельному номеру работника с использованием функции ВПР ] (аналогично предыдущему показателю).

4. Тарифный коэффициент [выбирается из справочника 2 «Тарифный справочник» согласно тарифному разряду работника с использованием функции ВПР ].

Трудовой стаж определяется на дату расчета зарплаты от даты начала трудовой деятельности. [В MS Excel для решения приведенной задачи была использована функция из категории «дата и время» ДНЕЙ360. Начальная дата – дата начала трудовой деятельности текущего работника - выбирается с помощью функций ВПР из справочника 4 "Учетные сведения о сотрудниках отделения"; конечная дата – дата расчета зарплаты. Полученное выражение делится на 360 (дней в году)].

5. Процент оплаты больничного листа определяется соответственно стажу. Для этого используется функция ЕСЛИ из категории «Логические».

6. Оклад [минимальная зарплата (абсолютная ссылка на соответствующую ячейку справочника 3 «Базовые показатели для расчета заработной платы») * тарифный коэффициент].

Начислено, руб.:

7. Зарплата [оклад / количество рабочих дней в месяце (абсолютная ссылка на соответствующую ячейку в этой таблице) * количество отработанных дней (выбирается с помощью функции ГПР из промежуточной формы 1 «Месячный табель учета рабочего времени»)].

8. По больничному листу [оклад / количество рабочих дней в месяце (абсолютная ссылка на соответствующую ячейку этой таблицы)* количество дней по больничным листам (выбирается с помощью функции ГПР из промежуточной формы 1 «Месячный табель учета рабочего времени» {по строке 3})* процент оплаты по больничным листам (ссылка на соответствующую ячейку этой таблицы)].

9. Итого начислено - сумма всех начислений в этой таблице - [зарплата + по больничному листу].

Удержано, руб.

10. Аванс [оклад * процент выданного аванса (выбирается с помощью функции ГПР из промежуточной формы 1 «Месячный табель учета рабочего времени» { по строке 4}) ].

11. Подоходный налог [зарплата * на процент походного налога (абсолютная ссылка на соответствующую ячейку справочника 3 «Базовые показатели для расчета заработной платы»)].

12. Профсоюзный взнос [начислено всего (в этой таблице) * процент профсоюзного сбора (абсолютная ссылка на соответствующую ячейку справочника 3 «Базовые показатели для расчета заработной платы»)]. Рассчитывается только по работникам, состоящим в профсоюзе, поэтому следует воспользоваться функциями ЕСЛИ и ВПР.

13. Итого удержано - сумма всех удержаний [аванс + подоходный налог + профсоюзный взнос].

14. К выдаче, руб.[итого начислено – итого удержано].

На третьем этапе разработки АИС создаются выходные формы (таблицы и диаграммы).

Выходная форма 1 «Расчетный лист заработной платы работника» заполняется на основании справочников 2-4 и промежуточных форм 1-2.

Табельный номер работника – вводится («вручную») номер одного работника, по которому выполнялись расчеты.

Месяц расчета заработной платы – [ссылка на промежуточную форму 1 «Месячный табель учета рабочего времени»].

Ф.И.О. работника [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках»].

Начало трудовой деятельности [аналогично предыдущему показателю].

Стаж, лет [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].

Тарифный разряд [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках»].

Тарифный коэффициент [выбирается согласно тарифному разряду работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 2 «Тарифный справочник»].

ОКЛАД [минимальная зарплата (абсолютная ссылка на справочник 3 «Базовые показатели для расчета заработной платы») * тарифный коэффициент (в этой таблице)].

Отработано дней [выбирается согласно табельному номеру работника с использованием функции ГПР из промежуточной формы 1 «Месячный табель учета рабочего времени»].

Дни по болезни (аналогично предыдущему показателю).

НАЧИСЛЕНО - ВСЕГО, РУБ. [зарплата + по больничному листу (в этой таблице)].

Зарплата [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с помощью функции ВПР из промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].

По больничному листу [аналогично предыдущему].

УДЕРЖАНО - ВСЕГО, РУБ. [выданный аванс + подоходный налог +профсоюзный взнос (в этой таблице)].

Выданный аванс [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].

Подоходный налог [аналогично предыдущему].

Профсоюзный взнос [аналогичнопредыдущему].

К ВЫДАЧЕ, РУБ. [всего начислено – всего удержано)].

Выходная форма 2 «Платежная ведомость»

1. Месяц [ссылка на промежуточную форму 1 «Месячный табель учета рабочего времени»].

2. Табельный номер работника [вводится («вручную») согласно варианту Ошибка! Источник ссылки не найден. ].

3. Ф.И.О. работника [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках»].

4. К выдаче [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].

На основе данных Выходной формы 2 «Платежная ведомость» строиться обычная гистограмма.

Для построения обычной гистограммы необходимо сделать следующие: 1) выделить область с требуемыми значениями (столбцы с Ф.И.О. и К выдаче) в Выходной форме 2 «Платежная ведомость»; 2) вызвать мастер диаграмм: Вставка, Диаграмма; выбрать тип диаграммы – Гистограмма; вид – Обычная и следовать дальнейшим рекомендациям мастера диаграмм.

Выводы и предложения

Список использованной литературы.

1. Улезько А.В. Автоматизированные системы обработки экономической информации: Учебное пособие /А.В.Улезько, А.В.Агибалов, Е.Ю.Горюхина; Под ред. А.П.Курносова. –Воронеж: ВГАУ, 2000. –101 с.

2. Информатика: Учебник /А.П.Курносов, С.А.Кулев, А.В.Улезько и др. –Воронеж: ВГАУ,2005.

3. Информатика: Учебник для вузов /Макарова Н.В., Матвеев Л.А., Бройдо В.Л. и др.; Под ред. Макаровой Н.В. – М: Финансы и статистика, 2001. – 768 с.

4. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. - 2-е изд., доп. и перераб. /Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко –М.: Финансы и статистика, 2003. -416 c

5. Методические указания для разработки курсового проекта по дисциплине «Информационные системы в экономике». Под ред. А.П.Курносова. –Воронеж: ВГАУ, 2005. –54 с.

6. Уткин В. Б. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 335 с..

7. Экономическая информатика /Под ред. П.В. Конюховского и Д.Н.Колесова. –СПб: Питер, 2000. – 560 с.

8. Экономическая информатика и вычислительная техника / Под ред В.П. Косарева и А.Ю. Москва «Финансы и статистика» 1998 г.