Протокольная служба и ее задачи

В банках, фирмах, учреждениях и на предприятиях вопросами протокольного характера занимаются, как правило, отделы внешних связей. Руководители этих отделов подчиняются непосредственно руководителю банка (или фирмы) и назначаются на эту должность его распоряжением. Обязательными условиями являются высшее образование, владение иностранным языком и опыт международной деятельности. В своей работе руководитель отдела внешних связей опирается на соответствующие инструкции и приказы по банку, составленные на основе распоряжений и указаний, протокольного отдела российского правительства. Сотрудники, ответственные за протокольную службу, заранее получают информацию о лицах, уполномоченных вести или участвовать в переговорах с иностранцами, о номерах телефонов, по которым рекомендуется вести международные переговоры. С руководителем предприятия согласовываются списки участников предстоящих переговоров.

При организации приема зарубежных гостей готовятся материалы об их приглашении в страну и составляется программа пребывания. В программе указываются цель визита, состав делегации, срок пребывания, маршрут поездки, место и время проведения отдельных мероприятий, должностные лица, ответственные за прием делегации. Далее программа, как правило, утверждается руководителем. Смета расходов по приему иностранцев составляется одновременно с программой пребывания. Составление сметы производится в соответствии с нормами, установленными в учреждении.

На стадии подготовки к переговорам с приглашенной иностранной делегацией отдел внешних связей собирает дополнительную информацию, включающую следующие сведения:

-состояние внешнеэкономических связей со страной делового партнера;

-состояние корреспондентских связей;

-основные финансовые показатели за последние 3-5 лет;

-биографические сведения о руководителе и членах делегации;

-информация о вопросах, обсуждавшихся на ранее проведенных встречах, и др.

В соответствии с общепринятой международной практикой после окончания переговоров составляется запись беседы, оформляемая как юридический документ. Запись беседы содержит следующую информацию:

-фамилии и имени участников переговоров с указанием должностей;

-названия организаций и стран, которые представляют участники переговоров;

-сведения о времени и месте проведения беседы;

-краткое содержание беседы.

Исполнитель записи беседы назначается лицом, ответственным за проведение переговоров. Записи бесед подписываются двумя участниками переговоров и хранятся в специальном досье банка, поскольку являются важными юридическими документами. В журнале учета деловых встреч регистрируются в хронологическом порядке информация о визитах иностранных делегаций. Журнал отражает следующие сведения:

-дату и время проведения встречи;

-состав участников деловой встречи и должностное положение иностранных представителей;

-название иностранной фирмы или иного учреждения;

-название страны;

-содержание беседы,

Рекомендуется вести также журналы регистрации телефонных переговоров, посещений протокольных мероприятий, ценных сувениров, полученных от иностранцев и сувениров, вручаемых зарубежными представителями.

Протокольная служба контролирует правильность оформления и использования визитных карточек. Как правило, все участники внешнеэкономической деятельности имеют такие карточки. Последние широко используются при установлении и поддержании связей с банкирами, бизнесменами, официальными лицами, деловыми и общественными кругами. Визитная карточка позволяет, как бы заочно представить своего владельца, действует от его имени и является важным инструментом делового общения. На визитной карточке указываются фамилия, имя, отчество ее владельца, полное наименование должности и учреждения или фирмы, где он работает, почтовый адрес места работы, номер телефона, факса, телекса. Расположение текста, размер и шрифт визитных карточек строго не регламентируются. Как правило, визитные карточки на одной стороне содержат сведения на русском языке, а на обороте - на английском, Визитные карточки широко применяются в начале переговоров. Участники беседы вручают их друг другу с целью знакомства. Кроме того, визитные карточки используются вместо личного письма, когда по каким-либо причинам его посылка предполагается. В зависимости от цели посылки визитной карточки на ней в левом нижнем углу карандашом пишутся буквы латинского алфавита (начальные буквы французских слов):

-p.p. (pour presentation) - в случае заочного представления нового должностного работника;

посылается начальником или руководителем одновременно с визитной карточкой этого работника. На визитной карточке этого работника ничего не пишется. Ответ дается визитной карточкой без надписей в адрес представляемого лица;

-p.f.c. (pour fuire cormassance) - в случае выражения удовлетворения знакомством;

-р.г. (pour remercier) - в случае выражения благодарности;

-p.f. (pour feliciter) - в случае поздравления. Ответ дается визитной карточкой с надписью р.г.;

-p.f.N.A. (pour feliciter Nouvel An) - в случае поздравления с Новым годом. Ответ дается визитной карточкой с надписью р.г.;

-р.с. (pour condoleances) - в случае соболезнования. Ответ дается визитной карточкой с надписью р.г.;

-р.р.с. (pour prendre conge) - в случае окончательного отъезда из страны пребывания (вместо личного визита). Ответ не дается.

В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитных карточках делаются и другие надписи, обязательно в третьем лице. Например, "благодарит за Новогоднее поздравление"; "шлет свои наилучшие пожелания в Новом году", "поздравляет с национальным праздником"; "благодарит за внимание"; "с наилучшими пожеланиями"; "с наилучшими пожеланиями посылает на память прилагаемый альбом"; "выражает соболезнование по случаю...". Варианты текстов могут быть и другие, но тексты во всех случаях не подписываются и даты не ставятся.

Визитными карточками также обмениваются при знакомстве, оставляют при нанесении визита, посылают после нанесенного визита, если не наносится ответный визит. Кроме того, с визитными карточками пересылаются подарки, цветы, книги, альбомы, журналы, газеты, статьи, опубликованные в газетах, билеты в театр, на выставку, фотографии, программы радиопередач и т.п. В некоторых случаях вместо письма с выражением благодарности, например, за приглашение на неофициальный завтрак, коктейль или на просмотр кинофильма, посылаются визитные карточки.

Если визитные карточки посылаются в одном конверте одновременно нескольким лицам, например, в банк, то в верхнем левом углу каждой визитной карточки пишется фамилия лица, которому она адресована.

Визитные карточки применяются во время совещаний, конференций, деловых встреч. Поэтому должностному лицу рекомендуется всегда иметь при себе 5-10 своих визитных карточек на случай вручения при знакомстве, нанесении визита и т.д. Визитные карточки направляются адресату с нарочным, посылаются по почте или завозятся лично. Визитные карточки, завозимые лично, загибаются (верхний угол, с правой стороны). Визитные карточки, посылаемые по почте или с нарочным, не загибаются. Если загнутую визитную карточку поручают завезти курьеру или отправляют по почте, то это считается грубым нарушением этикета. На полученные (или завезенные) визитные карточки ответ полагается давать также визитными карточками в течение 24-х часов.

В международной деловой практике принято реагировать на знаменательные события для данного государства, учреждения, фирмы, должностного лица, па праздничные, траурные и другие события. Понятно, что степень реагирования определяется состоянием отношений между сторонами, но протокольная служба в любом случае должна следить за тем, чтобы официальные лица не остались безучастными к государственным праздникам, памятным событиям, избранию или назначению нового главы руководства (или нового руководителя того или иного учреждения) и т.д. Для поддержания хороших личных отношений с деловыми партнерами, как правило, посылаются поздравления в связи с повышением в должности, с днем рождения, с рождением ребенка и т.д. По случаю отдельных событий лично знакомым также посылаются визитные карточки, сувениры, письма и т.д.

Таким образом, лицо, ответственное за многообразную деятельность протокольной службы банка, осуществляет контроль за порядком проведения деловых контактов сотрудников учреждения, с представителями иностранных фирм и банков; своевременным составлением записей бесед сотрудников с иностранцами; наличием необходимых журналов учета работы с иностранцами; правильным оформлением и учетом в секретариате деловой переписки с иностранными фирмами; порядком приема и передачи корреспонденции иностранным банкам; правильным оформлением и использованием; соблюдением установленного порядка подтверждения виз иностранцам на въезд в Российскую Федерацию и за заблаговременным продлением срока пребывания иностранцев в России; своевременной отправкой в вышестоящие организации письменных отчетов по установленной форме о выданных иностранцам визах на въезд в Российскую Федерацию; своевременным направлением в Управление протокольной службы МВЭС документации по вопросам открытия представительств иностранных банков и фирм и продлением сроков действия разрешений на открытие этих представительств; экономным расходованием представительских средств и продуктов.

Список используемой литературы

1. Аверченко Л.К. Практическая имиджелогия: Учебное пособие. – Новосибирск: СибАГС, 2007

2. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008

3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2008

4. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов / Под ред. Проф. В.Н. Лавриненко. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005

5. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой и международный протокол. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во «Ось-89», 2005.

6. http://www.bibliotekar.ru