Задачи и функции фэсилити-менеджмента

Основные задачи фэсилити-менеджмента. Главная задача фэсилити-менеджмента заключается в повышении эффективности функционирования организации непроизводственной сферы в целом за счет профессионального управления ее инфраструктурой; при этом затраты на инфраструктуру должны быть минимизированы. Фэсилити-управление анализирует потребности ¾ количественные и качественные ¾ в услугах внутри организации, а также изыскивает возможности для оптимальной реализации, удовлетворения этих потребностей путем технического или сервисного обслуживания. Другими словами, речь идет о снижении внутренних затрат по обслуживанию и эксплуатации систем здания, в котором располагается организация, с одновременным поддержанием неизменного качества услуг. В эпоху современных технологий, нехватки ресурсов, повышения потребительских требований организациям трудно выдержать жесткую конкурентную борьбу без постоянного снижения издержек. Именно это и является ключевым моментом фэсилити-менеджмента.

В соответствии с указанной основной задачей можно выделить три одинаково важных подзадачи.

1. Экономия средств при эксплуатации объектов инфраструктуры ¾ достигается двумя путями: сокращением затрат на потребляемые зданием ресурсы, в первую очередь энергетические, и оптимальным размещением оборудования и персонала.

2. Обеспечение комфортного выполнения протекающих в организации бизнес-процессов и прежде всего поддержание в помещениях оптимальных параметров окружающей среды. Если английский термин «environment» толковать в широком смысле, то, помимо контроля за климатом, это будет означать, например, организацию рабочих мест оптимальным для взаимодействия сотрудников образом, продуманную схему работы связи, лифтов и т. п.

3. Способность служб и подсистем здания предотвращать возникновение экстремальных ситуаций, а при их появлении ¾ предотвращать или сокращать до минимума материальные и человеческие потери.

С технической точки зрения все три задачи связаны между собой. В то же время организационно они могут в определенной степени вступать в противоречие друг с другом. Например, обеспечение режима безопасности в организации может вступить в конфликт с требованием простоты перемещения сотрудников внутри нее. Для нахождения разумного баланса необходимо взвесить все «за» и «против».

Объекты, направления деятельности и функции фэсилити-менеджмента. Как видно из определений, объекты приложения усилий фэсилити-менеджмента достаточно разнообразны: строения офиса (жилого дома) с внутренней социальной, инженерной инфраструктурой, прилегающая территория. В области интересов фэсилити-менеджмента оказываются все службы, обеспечивающие нормальное функционирование той или иной организации, идет ли речь о коммунальных услугах, дизайне и эксплуатации помещений, охране, организации досуга, питания и многом другом.

Сферой управления фэсилити-менеджмента может быть любая организация, будь то офис, гостиница, больница, жилой дом, учебное заведение, спортивный комплекс и т. п. При этом организация, располагающая собственной недвижимостью, может быть функционирующей или временно бездействующей.

Управление сервисными службами предприятия или учреждения охватывает значительное количество направлений деятельности по организации обслуживания персонала и функционирования недвижимости.

Весь спектр деятельности фэсилити-менеджмента можно представить в виде четырех основных направлений:

■ эксплуатационно-техническое ¾ содержание материальных объектов (обеспечение сохранности объектов жилого и нежилого фондов, надежности функционирования систем водоснабжения и водоотведения, тепло-, энерго-, газоснабжения, информационных систем);

■ социальное ¾ обеспечение деятельности персонала;

■ экономическое ¾ снижение эксплуатационных непроизводственных расходов организации;

■ представительское ¾ создание имиджа организации.

В рамках этих направлений деятельности важнейшими функциями фэсилити-менеджмента являются:

1) управление зданием;

2) управление арендой;

3) приобретение и продажа недвижимости;

4) распределение и управление использованием помещений;

5) службы безопасности и охраны труда;

6) организация питания, отдыха работников;

7) обновление, реконструкция и оборудование рабочих мест;

8) эксплуатация, техническое обслуживание и ремонт;

9) управление телекоммуникациями, передачей данных, проводкой и сетями;

10) контроль расчетов за коммунальные услуги и услуги внешних сервисных служб;

11) создание имиджа организации (внешний вид и интерьер здания, благоустройство прилегающей территории);

12) подготовка проведения конференций, включая организацию встреч и размещение участников;

13) руководство переездом персонала и оборудования.

Специфика фэсилити-менеджмента в России. На каждом предприятии и в каждом учреждении Советского Союза существовали административно-хозяйственные службы, которые продолжают работать и в современной России. Хозяйственная деятельность отечественных организаций регламентируется соответствующими типовыми положениями. В каждом положении излагаются функции подразделения, а также права и обязанности их руководителя.

Материально-техническое, хозяйственное, транспортное и прочее обеспечение производительного процесса организации ¾ одна из составных частей деятельности административно-хозяйственной службы. В настоящее время основные задачи хозяйственной деятельности организации в Российской Федерации таковы:

■ технически правильная эксплуатация и поддержание в исправном состоянии зданий, сооружений и инженерного оборудования;

■ организация и проведение текущих, капитальных ремонтов зданий, сооружений и коммуникаций, а также производство ремонтно-строительных работ по совершенствованию материально-технической базы;

■ обеспечение санитарно-гигиенических условий в корпусах, общежитиях, столовых, спортивных базах и других помещениях в соответствии с установленными нормами;

■ проведение мероприятий по улучшению условий труда всех категорий сотрудников;

■ своевременное обеспечение, а также рациональное и эффективное использование материальных ресурсов и денежных средств;

■ организация и контроль за соблюдением правил противопожарной безопасности, охраны труда и техники безопасности в зданиях, на складах и других помещениях.

Материально-техническая база такой, например, организации, как университет, включает объекты учебного, хозяйственного и технического назначения, средства материального обеспечения учебного и научно-исследовательского процессов, а также имущество, оборудование и средства обучения.

К объектам учебной базы относятся: лекционные аудитории, учебные и методические кабинеты, лаборатории и специализированные учебные классы, информационно-вычислительный центр, библиотека, читальные залы и другие помещения с оборудованием и техническими средствами обучения.

К объектам технического и хозяйственного назначения относятся: строительные конструкции и инженерное оборудование зданий (центральное отопление, горячее водоснабжение, вентиляция, кондиционирование воздуха, водопровод и канализация, газоснабжение, мусоропровод, электрооборудование, лифты, радио и телевидение, средства автоматизации и др.), склады и кладовые с положенными запасами материальных средств, ремонтные мастерские, кухни-столовые, студенческие общежития, комнаты бытового обслуживания, медицинские пункты и другие объекты с оборудованием, инвентарем и имуществом.

Материально-техническое и хозяйственное обеспечение организации осуществляют главные специалисты (главный инженер, главный механик, главный энергетик, старший инженер по охране труда и технике безопасности, инструктор по противопожарной профилактике) и соответствующие структурные подразделения:

■ хозяйственный отдел;

■ отдел материально-технического снабжения;

■ автохозяйство;

■ эксплуатационно-технический отдел;

■ общежитие.

Планирование как часть фэсилити-менеджмента. Управление инфраструктурой подразумевает прежде всего планирование хозяйственной деятельности в организации. Главная задача такого планирования ¾ распределить объем и содержание работ по срокам их выполнения между хозяйственными подразделениями.

Планирование хозяйственной деятельности должно обеспечить:

■ бесперебойное материально-техническое снабжение всех структурных подразделений организации;

■ нормальное функционирование зданий, общежитий, столовых и их инженерного оборудования;

■ рациональное и полное использование материально-технической базы;

■ обеспечение режима экономного и целесообразного расходования материальных и денежных средств.

Планирование работы хозяйственных служб подразделяется:

■ на перспективное планирование ¾ разработка комплексного плана на пять лет, который по структуре и содержанию представляет собой систему взаимосвязанных хозяйственных, эксплуатационно-технических и других мероприятий;

■ текущее (оперативное) планирование ¾ составление годовых, квартальных и месячных планов работ.

Годовой хозяйственный план конкретизирует содержание производственной деятельности хозяйственных подразделений. В него входят следующие основные мероприятия:

■ организация технического обслуживания зданий и инженерного оборудования;

■ сроки и объемы проведения капитального и текущего ремонтов зданий, сооружений и инженерного оборудования;

■ содержание общежитий;

■ благоустройство территории;

■ организация охраны зданий и территории;

■ оздоровительные мероприятия, организация профилакториев для сотрудников предприятий и их семей;

■ транспортное обслуживание;

■ материально-техническое обеспечение;

■ организация питания сотрудников;

■ противопожарные мероприятия;

■ организация труда и техники безопасности;

■ мероприятия по режиму экономии тепла, электроэнергии и материальных средств;

■ организация учета и хранения материальных ценностей;

■ производственная учеба сотрудников хозяйственных подразделений и др.

Для обеспечения наиболее важных хозяйственных мероприятий могут разрабатываться отдельные планы, которые охватывают работу нескольких служб, отделов и подразделений (план подготовки помещений к зиме, проведения конференций, план подготовки к учебному году в учебных заведениях и т. д.).

В хозяйственных подразделениях, отделах и службах составляются месячные планы работы. В этих планах детализируются мероприятия, предусмотренные годовым планом и указаниями директора организации. В плане указываются:

■ объем и стоимость работ;

■ потребности в рабочей силе, транспорте, материальных и денежных средствах;

■ источники для обеспечения этих потребностей;

■ сроки выполнения работ конкретными исполнителями.

Планы утверждаются заместителем директора по административно-хозяйственной работе.

Распределение функций по управлению инфраструктурой между различными службами. В компетенцию эксплуатационной службы согласно квалификационному справочнику входит руководство разработкой мероприятий по созданию наиболее благоприятных и безопасных условий труда, обеспечение эффективности, своевременной и качественной подготовки производства, технической эксплуатации и модернизации оборудования, осуществление контроля за соблюдением норм и правил по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности, требований гостехнадзора, природоохранных, санитарных и других органов. В советский период место указанной службы в структуре любой организации было, как правило, скрыто от посторонних глаз и размещалось «ближе к подвалу». Такое отношение приводило к принижению той значительной роли, которую, в силу объективных причин, эта служба выполняет. Основной рабочей силой здесь были малограмотные слесари, руководимые одним из членов своего коллектива, который благодаря многолетнему опыту и терпению смог достичь должности бригадира.

За последнее время инженерно-эксплуатационный отдел претерпел значительные изменения, особенно в современных организациях. Должность главного инженера сегодня может называться по-разному: «главный инженер», «директор эксплуатации», «главный техник здания» и т. д. На эту должность раньше назначали людей, имевших большой опыт практической работы на предприятии и обладавших одной из технических специальностей. Существует много доказательств того, что данная традиция постепенно сходит на нет. Совершенствование инженерно-эксплуатационной службы приводит к замещению руководящих должностей теми, чье базовое образование дополнено образованием в области менеджмента.

Хозяйственный отдел осуществлял руководство работами по хозяйственному обслуживанию организации или ее подразделений; обеспечивал сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в помещениях и на прилегающей территории; следил за состоянием помещений и принимал меры по их своевременному ремонту; обеспечивал работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.

В обязанности начальника хозяйственного отдела входило руководство младшим обслуживающим персоналом, в то время как квалификационные требования определяли для него достаточным среднее специальное образование и стаж работы по хозяйственному обеспечению не менее одного года. В настоящее время руководителю с таким уровнем подготовки было бы трудно осуществлять эффективное выполнение вышеназванных функций, так как условия конкуренции требуют не просто специальных знаний, а экономического мышления. Более того, такой специалист должен разбираться в юридических и социально-психологических проблемах, вопросах управления имуществом и персоналом, быть хорошим администратором.

Таким образом, деятельность фэсилити-менеджера в любой современной организации можно представить в виде алгоритма, содержащего определенную последовательность действий. Основной принцип деятельности этого специалиста ¾ заключение контрактов с фирмами, предоставляющими услуги на требуемом уровне по самым низким расценкам, и грамотное организационно-юридическое сопровождение контрактов.