Требования, предъявляемые к техническому обеспечению системы управления персоналом

Техническоеобеспечениесистемыуправленияперсоналом – это комплекс техническихсредствсбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представленияинформации, а такжесредстворгтехники.Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

В менеджменте обобщены основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом.

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.

2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.

3. Возможность расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей.

При выборе техники следует обратить внимание на:

- предназначение;

- производительность оборудования;

- надежность и безотказность работы;

- совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

- стоимость оборудования;

- состав и численность обслуживающего персонала;

- площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Среди основных групп оргтехники, используемой в системе управления персоналом, можно выделить:

- носители информации

- средства составления и изготовления документов

- средства репрографии и оперативной полиграфии

- средства обработки документов

- средства хранения, поиска и транспортировки документов

- средства электросвязи

- другие средства оргтехники

При формировании комплекса технических средств необходимо обращать внимание на возможность их взаимодействия. При этом количество технических средств каждого вида определяется на основе объемов работ, производительности оборудования и допустимого коэффициента его использования.

Техническое обеспечение системы кадрового менеджмента может потребовать значительных инвестиций. Следует помнить о том, что техническое обеспечение – это наименее адаптируемая часть кадровой подсистемы, для изменения технических возможностей системы управления персоналом организации требуются значительные материальные затраты. Поэтому ошибки при формировании комплекса технических средств могут привести к тяжелым последствиям.

В комплекс технических средств службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3 – 4 раза.