Какие документы прикладывать к авансовому отчету при оптовой покупке

Список документов для авансового отчета

Оправдательные документы — приложение к авансовому отчету. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке или при выдаче денег под отчет.

Если сотрудник расплатился наличными, то к авансовому отчету принимаются следующие документы:

· Кассовый чек;

· Квитанция к ПКО или бланк строгой отчетности.

При расчетах по банковской карте авансовый отчет составляется на основании:

· Оригиналов слипов;

· Квитанций электронных банкоматов и терминалов.

О том, как адаптировать унифицированный бланк авансового отчета под особенности расчетов корпоративной картой читайте в статье «Авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты».

Документы для авансового отчета при покупке товаров в магазине.

Если сотрудник покупает мелочовку в магазине, например, канцтовары, кассир выдаст ему кассовый и товарный чеки.

Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара — требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат.

Однако, при наличии одного кассового чека невозможно будет принять к вычету входящий НДС. Для этого нужен счет-фактура. При наличных расчетах с физическими лицами продавец выдавать счет-фактура не обязан, поэтому подотчетному сотруднику необходимо выдать доверенность от организации.

Обратите внимание!

В качестве подтверждения расходов можно принять квитанцию к ПКО без кассового чека. Налоговики часто требуют наличие чека ККТ, однако в законе такая норма не прописана (постановление ФАС МО от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Какие документы прикладывать к авансовому отчету при оптовой покупке.

Сотрудник что-то купил не в розницу, его попросят предъявить доверенность от вашей организации. Тогда скажите своему представителю, чтобы он требовал от продавца:

· квитанцию к приходному ордеру;

· накладную;

· счет-фактуру, если приобретаемые ценности облагаются НДС.