Взаимосвязь процессов и структур управления

Содержание процесса управления, его стадии

Процесс управления – совокупность целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по согласованию совместной деятельности людей для достижения определенных целей.

Процессный подход к управлению составляет основу для построения современных организационных структур. Конечной целью процессов управления предприятием является обслуживание клиентов по сегментам рынка.

Процессы разбиваются на подпроцессы, по каждому из которых готовится управленческое решение.

Процессы подготовки управленческих решений включают этапы и стадии.

Этап – укрупненная последовательность выполнения операций, присущих управленческой деятельности. Управленческий цикл включает следующие этапы: цель, ситуация, проблема, решение.

Ситуация анализируется с точки зрения достижения цели. Выясняются противоречия и основные проблемы в ситуации, которые необходимо решить; анализируются приемы, которые позволяют решить проблему и таким образом, достичь цели.

Каждый этап управленческого цикла делят на стадии, которые выполняются последовательно или могут выполняться в комплексе.

Управленческий цикл включает следующие стадии:

- целеполагание;

- информационная работа;

- аналитическая работа;

- выбор варианта действия;

- организационно-практическая работа.

Целеполагание. Предполагает анализ различных типов целей, исключение тех целей, которые не подходят, обоснование единственной цели. Следует оградить цель от недостижимых вариантов и, тех, которые не соответствуют объективным законам развития объекта управления.

Информационная работа. Всестороннее изучение вопроса:

1) изучаются данные теории, практики, передового опыта, правовая сторона вопроса, текущая информация из производства;

2) количество информации должно быть оптимальным;

3) для конкретного управленческого решения следует собрать релевантную информацию;

4) информация анализируется с помощью различных методик;

5) устанавливаются критерии оптимизации, обычно для этих целей используют результаты первого этапа.

Организационно-практическая работа. Проектирование исполнения решения, а именно, кто будет отвечать за решение вопроса, уточняется система стимулирования исполнителей.

цель

ситуация

проблема

решение

Рис. 1. Схема взаимодействия этапов и стадий управленческого цикла

Этап решения – заключительный этап организационно-практической работы руководителя. На этом этапе процесс управления переходит в процесс производства.

Теория управленческих решений предполагает более детальное расчленение стадий на управленческие акты (операции).

Таблица 1

Состав операций по стадиям подготовки управленческого решения

В теории управленческих решений изучается:

1. Предмет и средства труда в управлении:

1.1. Предмет труда – информация;

1.2. Средство труда – технические средства управления.

2. Методы подготовки управленческих решений:

2.1. Методы выполнения интеллектуальной деятельности (выполняются с помощью специальных методов);

2.2. Методы выполнения организационной работы (выполняются с помощью методов управления)

Описание процесса управления в виде последовательных технологических операций представляет собой организационную модель процессов управления.

Содержание модели отражается в информационных таблицах.

Таблица 2

Информационная таблица

В графе 1 содержится полный набор задач, соответствующих данному процессу управления. Задачи располагаются в порядке, отражающем последовательность процесса управления.

В графу 2 записывают исходную информацию, необходимую для решения данных задач. Это может быть директивная информация вышестоящих организаций, местных исполнительных органов, информация от организаций-партнеров, а также информация, получаемая при решении других управленческих задач.

Графа 3 показывает источники исходной информации для решения необходимой задачи: другие организации, подразделения или отдельные должностные лица данной организации.

В графе 4 назван документ, получаемый в результате решения соответствующей задачи управления.

Графa 5 содержит перечень исполнителей задачи, т.е. подразделений иликонкретных должностных лиц, решающих задачу и преобразующих в ходе ее решения исходную информацию, а также формирующих результирующий документ. Результирующий документ может формироваться и несколькими исполнителями. Одни из них сами подготавливают необходимую информацию, другие выполняют расчетные операции, третьи принимают участие в согласовании документа и т.д. При этом необходимо выделить ответственного исполнителя, организующего решение задачи в целом и отвечающего за качество результирующего документа.

В графе 7 проставляют пользователей документа — отдельные подразделения или работников, использующих результирующий документ. Ответственный потребитель качественно оценивает результат решения задач. С момента приемки он несет полную ответственность за реализацию решения, зафиксированного в результирующем документе.

Взаимосвязь процессов и структур управления

Структура и процессы управления представляют собой две взаимосвязанных стороны управленческой деятельности.

Структуры – форма выражений процессов; от их совершенства зависят качественные характеристики процессов (длительность управленческого цикла).

В то же время процессы управления влияют на структуру. При появлении новых процессов возникает необходимость их организационного обособления (создание служб маркетинга, управления персоналом).

Наиболее подвижным элементом в системе структуры и процесса выступает процесс.

Данную взаимосвязь необходимо учитывать при разработке мероприятий по совершенствованию управления.

При проектировании процессов управления необходимо рассматривать их во взаимосвязи со структурами. Рекомендуется строить матрицу распределения административных задач (матрица РАЗУ). Одновременно с регламентом процессов (по строкам матрицы) она позволяет оценить сложность работы и загруженность отдельных должностных лиц (по столбцам матрицы).

Таблица 3

3. Управленческие решения: сущность, классификация, факторы, влияющие на эффективность решений

Управленческое решение – результат труда в сфере управления или команда, которая поступает от управляющей системы к управляемой.

Классификация управленческих решений осуществляется по ряду признаков. Классификации необходимы для выделения однотипных решений и для использования однородного методического аппарата по типам решений.

1. По методам переработки информации:

- запланированные решения, алгоритмические, формализуемые решения;

- незапрограммированные решения, неформальные, эвристические.

2. по содержанию:

- научно-технические решения (внедрение техники);

- социальные решения (обучение персонала);

- экономические решения (пересмотр норм выработки, заработной платы);

- организационные решения (создание нового отдела).

3. по масштабу, объекту управления:

- глобальные (охватывают все звенья управляемой системы);

- локальные (охватывают лишь отдельные звенья управляемой системы).

4. по субъекту управления:

- единоличные решения;

- коллективные решения;

- коллегиальные решения.

5. по условиям принятия решений:

- детерминированные (последствия решений можно точно предсказать);

- вероятностные (последствия данных решений можно предсказать с определенной долей вероятности, это рискованные решения).

Принципы (правила) подготовки управленческих решений:

- сбалансированность прав и обязанностей;

- единство распорядительства;

- непротиворечивость и строгая согласованность решений;

- конкретность;

- своевременность;

- гибкость.

Для обеспечения конкретности исполнения решений составляется матрица распределения полномочий:

- по строкам – подразделения аппарата;

- по столбцам – конкретные функции управления и стадии управленческого цикла;

- внутри матрицы – с помощью условных обозначений рассматриваются стадии управленческого цикла.

Данная матрица позволяет руководителю видеть, кто за что отвечает.

Факторы, влияющие на эффективность решений:

1) личностные оценки руководителя, которые связаны с его системой ценностей и менталитетом;

2) методы принятия решений;

3) технические средства управления;

4) среда принятия решения, ее определенность или риск;

5) информационное ограничение.

Информация должна быть дешевой или выгодной с точки зрения стоимости ее получения и достаточной для принятия конкретного решения. Эффективность используемой информации можно оценить с помощью графиков, приведенных на рис. 32. Видим, самый выгодный вариант – С (С > A > B).

А В С

Рис. 2. Эффективность используемой информации

(ось абсцисс – расходы на информацию; ось ординат – выгоды от ее получения)