Оформлення зовнішньої доповідної записки

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) або причини будь-якої події.

За змістом пояснювальні записки поділяються на дві групи.

До першої групи належать записки, що є додатком до основного документа, доповнюючи та пояснюючи його. Найчастіше вони супроводжують плани та звіти. Оформлюються на загальних бланках. Підписуються керівниками.

Друга група пояснювальних записок складається окремими працівниками для пояснення їх поведінки, проступків та інших ситуацій. Як і внутрішні доповідні записки, вони складаються на простих аркушах паперу та підписуються особою, яка їх склала.

Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Акти мають велику кількість різновидів залежно від їх призначення: акт ліквідації (суб'єкта), акт перевірки, акт приймання-передавання (при зміні керівництва, передавання матеріальних цінностей та ін.), акт інвентаризації, акт проведення випробувань, акт дегустації, акт приймання завершених об'єктів, акт знищення (наприклад справ) та багато ін.

Акт, як правило, складається комісією. Це може бути постійно діюча комісія або призначена за вказівкою керівництва.

Приступивши до роботи, члени комісії вивчають суть питання, законодавчо-нормативні акти, що його регулюють, а після цього приступають до встановлення фактичного стану справ для відображення його в акті.

В процесі перевірки, як правило, ведуться чорнові записи, що відображають кількісні характеристики.

Акт оформляється на загальному бланку. В ряді типових ситуацій використовуються типові трафаретні форми, в яких визначається зміст та порядок розміщення інформації з даного різновиду акта. Наприклад:

«Акт про результати ревізії кас «

Текст акта поділяється на частини. Вступна частина для всіх актів однакова. В ній вказується: основа для складання акта, особа, яка його склала, та, при необхідності, особи, що були присутні при його складанні. Слово ''Підстава'' починає текст акта та друкується від лівого поля.

Акт може бути складений за вказівкою керівника або суб'єкта на підставі розпорядчого документа (найчастіше наказу). Наприклад:

Підстава: наказ директора приватного «підприємства ''Лебідь'' від 17.08.05 № 09 ''Про «» проходження медичного огляду працівників підприємства ''. f/

Підстава: вказівка директора ЗАТ ''Бриз'' відук

Далі вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови, потім прізвища та ініціали членів комісії в алфавітному порядку з переліком посад та назв суб'єктів (якщо члени комісії з інших суб'єктів). Після слів ''Були присутні'', надрукованих з нового рядка з нульового положення табулятора, подаються також в алфавітному порядку посади, ініціали та прізвища присутніх.

В констатуючій частині, яка починається з абзацу, викладаються цілі, завдання та суть проведеної роботи, її результати. Ця частина тексту акта може бути оформлена у вигляді таблиці, що дозволяє при невеликому обсязі забезпечити високий рівень інформативності тексту.

В деяких актах текст може мати третю частину - висновки комісії, пропозиції.

В кінці тексту, при необхідності, подаються відомості про кількість екземплярів та місце їх знаходження. Акт підписує голова та всі члени комісії, посади перед підписами не вказуються.

Як і будь-який документ, перед текстом акт має заголовок. Деякі різновиди актів потребують затвердження. Гриф затвердження оформляється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003.

Після затвердження рекомендаційна частина акта набирає розпорядчу силу і є обов'язковою до виконання.

Місце та дата складання акта повинні відповідати місцю та даті дії, яка актується.

Службові листи - найбільш поширений вид управлінських документів, які є засобом спілкування та обміну інформацією між суб'єктами та приватними особами. Вони становлять до 80 % вхідної та вихідної документації. Листи складаються з найрізноманітніших питань діяльності, їх змістом можуть бути запити, повідомлення, погодження, претензії, зміни, зауваження, рекомендації, відгуки, пояснення, нагадування та ін.

Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції з опрацювання листа в суб'єкті-адресаті (насамперед реєстрацію, контроль, формування в справи), але й прискорить виконання документа, оскільки при наявності в листі кількох запитань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому, якщо з одним адресатом необхідно вирішити кілька питань, щодо кожного слід скласти окремий документ. Кілька питань викладаються в одному листі тільки у випадку їх взаємозв'язку.

Текст листа, як правило, складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що сприяли складанню документа, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення керівних суб'єктів, що стали підставою складання листа. В другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складається: висновки, прохання, пропозиції, нотатки та ін.

Враховуючи постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться ознайомлюватися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації в листах можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладу тексту листата починати його з суті питання, розміщуючи докази та факти в другій частині.

Листи з нескладних, обговорених раніше питань можуть складатися з однієї основної частини без пояснень. Наприклад:

Головна мета службового листа - закликати до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Слова повинні точно відображати суть. Багатослівність заважає виділити суть документа. Наведені факти повинні бути об'єктивними, цифрові дані - точними. Тон листа має бути нейтральним.

Рекомендується не використовувати в листі категоричних виразів, що досягається вставними словами та конструкціями: ''мабуть'', ''як і раніше'', ''як відомо'', ''якщоможливо''та ін.

Повагу до адресата допомагають виявити дієприкметникові звороти типу:

''Детально вивчивши Ваші зауваження...'', ''Уважно розглянувши Ваші пропозиції...''

Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються в листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та завершальних словосполучень та виразів: ''В порядку обміну...'', ''Узв'язку...'', ''Яквиняток...'', ''Відповідно до...'' тат.

Причини прийняття рішення також формулюються за допомогою дієприкметникових зворотів: ''Враховуючи...'', ''Вважаючи...'', ''Беручи доуваги...'', ''Розглядаючи...'', ''Керуючись...''

Оскільки лист оформляється на бланку, його текст не слід починати посиланням на назву суб'єкта-автора, вона вже є на самому бланку.

ДСТУ 4163-2003 уніфікує оформлення листів. Вони складаються на спеціальному бланку для листів. Особа, яка складає документ, крім тексту, повинна сформулювати заголовок листа (для формату А4), вказати адресата, посаду, прізвище та ініціали того, хто підписує, своє прізвище та номер телефону (реквізит виконавця), оформити реквізит, перевірити наявність додатків (якщо вони є).

Листи, які надсилаються суб'єктом, діляться на дві групи -ініціативні та відповідні. Якщо лист є відповіддю, виконавець вказує дату та номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа. При електронному оформленні листа оператор ПК керується відповідним розділом ДСТУ 4163-2003.

За характером інформації листи поділяються на велику кількість видів.

Супровідний лист - документ, який часто складається. Він інформує адресата про направлення додаткових документів разом з листом. Складання супровідного листа допускається лише у тому випадку, якщо необхідно щось пояснити або доповнити до доданих документів: вказати термін виконання, пояснити причину затримки, складні моменти та ін. Починаються листи цього різновиду словами: ''Надсилаємо...'', ''Направляємо...'', ''Повертаємо...'', ''Додаємо...''та ін., далі вказуються заголовки та пошукові ознаки (дата та номер)

документа, що направляється. Як правило, текст супровідного листа дуже короткий, вміщується на бланку формату А5 і не має самостійного заголовка. Наприклад:

Повертаємо Вам рукопис програми курсу ''Економіка',

підприємства'' у зв'язку з тим, що програма потребує певних доповнень. Доопрацьовану програму просимо надіслати до 12 грудня 2005 року.

У всіх інших випадках, коли супровідний лист не несе будь-якої інформації, він буде зайвим і його не потрібно надсилати.

У листах-запрошеннях адресату пропонують взяти участь в будь-якому заході, що проводиться. Вони можуть адресуватися як конкретним особам, так і суб'єктам. В них розкривається характер даного заходу, вказується термін проведення та умови участі в ньому. Наприклад:

29 травня 2005р. в ''Чернігівелектрозв'язок'' (за адресою^ бульв. Шевченка, 97) відбудеться нарада керівників вузлів'^ ' зв 'язку області.

Запрошуємо Вас взяти участь в роботі наради.

Оплата відряджень — за рахунок ''Чернігівелектрозв 'язок ''.

Керівник (підпис) П.К. Пустовіт

Інформаційний лист - повідомляє адресата про якийсь факт або захід. Найчастіше за допомогою інформаційних листів пропагують діяльність певних організацій, продукцію, яку вони випускають, видавничу літературу. Наприклад:

Центр культури Міжнародного фонду соціально- g» економічних і політичних досліджень повідомляє про вихід» «першого номера міжнародного журналу культурного спілкування '' Via Regia '', що видається спільно з європейським % центром культури в Тюрінгії.

Придбати журнал Ви можете за адресою: м. Київ, Ъ вул. Благовісна, буд. 25. Довідки за тел.: 445-78-54.

Рекламний лист - різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресату та містить детальний опис послуг або товарів, що рекламуються.

Цей вид листів набув поширення з утворенням госпрозрахункових та комерційних суб'єктів. Його мета -рекомендувати адресату скористатись запропонованими послугами. Текст листів відрізняється конкретністю, чіткістю, повнотою інформації. В таких листах адреса суб'єкта-автора вказується окремо. Наприклад:

Систему службового документообігу ''WorkBook'', що використовується для організації безпаперового документообігу між усіма підрозділами, представниками

Використовуючи ''WorkBook'', співробітник компанії може передавати і отримувати різноманітні розпорядчі та звітні документи, довідки, контролювати процес виконання

своїх розпоряджень, оцінювати зроблену роботу, здавати документи в архів, відслідковувати загальний стан справ в компанії чи її підрозділі, виконувати необхідні інші дії.

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

- протокольні документи, стенограми, звіти;

- службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування документа.

5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст.

7. Перелік додатків,

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах бумаги, підписує виконувач).

Приклад укладення службової записки:

Відділ стандартизації Головному технологові

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

25.09.00 №72-15/138

Про подання матеріалів до

проекту СТП

Прошу в термін до 5 жовтня 2000 року подати до відділу стандартизації перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства «Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору.»

Начальник відділу стандартизації (підпис) П. Р. Діденко

Довідки - їхні види та правила оформлення.

Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.

Основні реквізити довідки:

1. Код підприємства, код форми документа.

2. Реквізити штампа загального бланку.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Заголовок до тексту.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатків (якщо є).

10. Підпис.

11. Відмітка про направлення до справи.

В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

Протоколи, витяг з протоколу

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).

Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

1. Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.

2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.

3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.

В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.

У формуляр протоколу включають наступні реквізити:

1. Найменування організації та її підвідомств.

2. Назва документа (протокол).

3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).

4. Дата засідання.

5. Місце засідання.

6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).

7. Заголовок до тексту.

8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).

9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).

10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).

11. Текст.

12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.

13. Підписи голови та секретаря.

14. Гриф затвердження (якщо необхідно).

Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.

В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).

В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.

В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.

Схема складання витягу з протоколу:

Відомство

Найменування підприємства

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА

12.05.00 №567

м. Хмельницький Найменування протоколу

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л.

2. СЛУХАЛИ:

Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1_______________

Голова (підпис) Ініціали, прізвище

Секретар (підпис) Ініціали, прізвище

Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище

12.05.00