Создание запросов

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language).

QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Создание запроса на выборку с помощью Мастера:

При создании запроса необходимо определить:

-Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации

-Предмет поиска в базе данных

-Перечень полей в результате выполнения запроса

Рисунок 4 – Мастер создания запросов

В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если запрос формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке «Далее». После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: «Открыть запрос для просмотра данных» или «Изменить макет запроса» и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый запрос.

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора:

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

-Простой

-По условию

-Параметрические

-С вычисляемыми полями

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку». В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке «Добавить». После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

Сортировка – указывает тип сортировки

Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране

Условия отбора - задаются критерии поиска

Или – задаются дополнительные критерии отбора

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

В базе данных «Отдел кадров компьютерный центр «Сириус».

я создал несколько запросов. Если нам необходимо получить информацию о конкретном сотруднике, то можно воспользоваться запросом «Запрос_сотрудник».

Рисунок 5 – Запрос «Сотрудники_список»

Может сложиться такая ситуация, что необходимо узнать полную информацию по какому-либо сотруднику. Для этого мы можем воспользоваться запросом «Запрос_сотрудник». Запрос выводится по сотруднику который указан в форме «Сотрудник» (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Запрос «Сотрудник»

Для работы работникам отдела кадров необходим запрос для вывода информации о приказах за определенный период времени. Для этого разработан запрос «Приказы_интервал», изображенный на рисунке 19. При его запуске сначала выводится запрос с просьбой ввести первую и вторую даты интервала (рисунок 7).

Рисунок 7 – Запрос «Приказы_интервал»

Практически все запросы в базе данных написаны с использованием языка SQL. Более подробное описание всех запросов приведено в приложении А.