Проблемы и выгоды внедрения ERP-систем

1. Долгое и сложное внедрение.

Внедрение MRPII/ERP-систем, как правило, требует серьезного пересмотра внутренней логики работы компании, реинжиниринга бизнес-процессов. Это в большой степени касается российских предприятий: если не перестроить существующие системы производственного планирования на работу в рыночных условиях, когда главенствующими становятся не показатели выпуска, а существующий портфель заказов и прогнозная оценка спроса на продукцию, то говорить о внедрении MRPII/ERP-систем бессмысленно.

Именно поэтому внедрению систем обычно предшествует этап системонезависимого обследования предприятия консалтинговой компанией. Происходит оценка предприятия с точки зрения того, можно ли вообще внедрять на нем какую-либо систему, или необходимо сначала серьезно откорректировать бизнес-процессы. И только когда консультанты убеждаются, что предприятие готово к проекту, происходит выработка рекомендаций по внедрению и составление плана внедрения. Если предпроектное обследование предприятия не проводится, то предприятие рискует потерять огромные деньги в случае неуспешной или затянувшейся установки системы.

Для MRPII/ERP-систем не существует “коробочных” решений; внедрение этих систем всегда бывает поэтапным, и очень трудоемким, поскольку требует настройки множества неочевидных параметров и обучения пользователей работе с системой. Для осуществления проекта требуются совместные усилия сотрудников предприятия и консультантов. Обычно процесс внедрения информационных систем происходит в фоновом режиме. Некоторое время на предприятии сосуществуют неавтоматизированное планирование и разработка планов с помощью устанавливаемой MRPII/ERP-системы. И только когда процедура планирования отработана в фоновом режиме, осуществляется запуск MRPII/ERP-системы для промышленной эксплуатации. Внедрение управленческих систем занимает не меньше года.

Реально работающих на производстве управленческих систем гораздо меньше, чем отчетов по их внедрению. Успех проекта напрямую зависит от готовности предприятия к установке MRPII/ERP-системы. Внедрение системы требует от руководства и сотрудников компании серьезных усилий по переоценке и пересмотру всего, что происходит внутри предприятия. Компания должна ощущать реальную необходимость в интегрированной управленческой системе. Поэтому решение о внедрении MRPII/ERP-системы, равно как и любые другие стратегические решения, не должны предприниматься впопыхах или вследствие погони за модой. В случае успеха внедренная система управления прослужит долгие годы, в случае же неудачи под вопросом может оказаться само существование предприятия (и ПО, и услуги консультантов стоят очень дорого, но еще дороже обойдется предприятию неработающая система).

2. Достоинства и недостатки западных и отечественных программных комплексов.

Основными плюсами отечественных тиражируемых программных продуктов является низкая цена и "близость" разработчика, и, следовательно, потенциально меньшее время, требуемое для изменения тех или иных функции или форм вслед за выходом новых законодательных актов и изменением правил учета.

Главным же недостатком является тот факт, что почти все известные мне отечественные решения в свое время вышли из стен некоего предприятия, для которого они создавались в начале-середине 90-х годов прошлого века группой программистов, и уже впоследствии "обросли" функциональностью. При этом ядро создавалось в условиях дефицита бюджета, а также при отсутствии какой- либо стратегии и адекватных методик управления проектом разработки. В результате, изначально заложенная математическая модель являлась серьезным препятствием на пути развития функциональности и в большинстве случаев приводила к нестабильности продукта в целом.

Если говорить о западных программных комплексах, то в случаях таких серьезных разработчиков, таких как SAP, Oracle и ряд других, претензий к качеству реализации функциональности и стабильности работы практически нет. Главными проблемами при внедрении крупных западных решений являются:

1) Отсутствие готовности предприятия к внедрению.

Для того чтобы эффективно внедрить подобную систему в 90% случаев требуется серьезная реорганизация бизнес-процессов. Функциональность западных решений чаще всего формируется за счет так называемых лучших практик в тех или иных отраслях, бизнес-процессы которых обычно кардинально отличаются от бизнес-процессов, имеющих место быть на предприятии заказчика.

2) Некачественное управление проектом внедрения.

Грамотное и системное управление проектом внедрения — является основной гарантией успешного внедрения. К сожалению, очень часто управление проектом осуществляется специалистами, не обладающими достаточным опытом и компетенциями.

3) Выявившаяся в процессе внедрения нехватка средств вследствие изначальной туманной политики ценообразования на ПО и услуги.

К сожалению, многие поставщики решений до сих пор используют политику занижения оценок затрат на внедрение ПО и совокупной стоимости владения системой, которую можно охарактеризовать выражением: "коготок увяз — птичке смерть". Подобный подход очень часто приводит к полному краху проекта. Не стоит забывать, что по оценкам META Group средняя мировая сумма затрат на внедрение ERP- системы составляет около $15 млн., а средняя стоимость одного рабочего места более — $50 000.

3. Преимущества внедрения ERP-системы на предприятии

К преимуществам ERP-систем относятся также:

1) Интегрирование различных видов деятельности фирмы.

Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнес-процессы предприятия зачастую связаны между собой. Более того, данные, хранившиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

2) Использование лучших методологий.

Системы планирования ресурсов предприятий вобрали в себя более тысячи передовых способов организации бизнес-процессов. Эти методологии могут быть использованы для оптимизации работы и управления компаниями.

3) Возможность организационной стандартизации.

Системы планирования ресурсов предприятий делают возможной организационную стандартизацию различных географически разделенных подразделений. То есть, работу подразделений с нестандартными процессами можно оптимизировать, используя организационные наработки подразделений с эффективными процессами. Более того, компания, включающая в себя филиалы и/или предприятия, может быть представлена на мировом рынке в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.

4) Устранение информационной асимметрии.

Системы планирования ресурсов предприятий сохраняют всю информацию в одной основной базе данных, устраняя многочисленные информационные несоответствия.

5) Доступ к информации в реальном времени.

В традиционных системах большое количество информации фиксируется на бумаге, а затем передается другой части организации, где или переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP- системами большое количество информации собирается у источника и непосредственно помещается в базу данных, становясь доступной для других пользователей.

6) Обеспечение одновременного доступа к данным с целями планирования и контроля.

Системы планирования ресурсов предприятия используют единую базу данных, где большая часть информации вводится один и только один раз. Так как данные доступны в реальном времени, фактически все пользователи организации имеют доступ к одной и той же информации для планирования и контроля. Это способствует согласованному планированию и управлению, в отличие традиционных систем.

7) Возможность взаимодействия и сотрудничества внутри организации.

Системы планирования ресурсов предприятий способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов приводит функциональные и географически разделенные подразделения к взаимодействию и сотрудничеству. Стандартизация процессов также способствует сотрудничеству, поскольку число противоречий между процессами сводится к минимуму. Кроме того, единая база данных способствует взаимодействию, обеспечивая каждое функциональное подразделение, удалённое географически, нужной им информацией

8) Обеспечение взаимодействия и сотрудничества между организациями.

ERP-система обеспечивает информационную магистраль для организации взаимодействия и сотрудничества с другими организациями. Фирмы все больше и больше открывают партнерам свои базы данных для облегчения снабжения и других видов деятельности. Чтобы данная система работала, необходим единый архив, которым могут пользоваться партнеры; и ERP- системы могут использоваться при таких обменах.

Использование ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счёт-фактур и бухгалтерским учётом.

Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP- системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

4. Проблемы внедрения ERP-систем

Проблемы внедрения не ограничиваются выбором программы и команды внедрения. Руководителю предприятия необходимо иметь в виду следующие сложности, которые нередко возникают в процессе установки системы:

1) Состояние бизнес-процессов на предприятии до внедрения.

Необходимо понимать, что перед внедрением системы надо привести в порядок все бизнес-процессы компании, подготовить нормативно-справочную базу. Без этого будет тяжело обеспечить нормальное функционирование ERP- системы. Специалисты с большим опытом внедрения информационных систем в России любят повторять фразу: «Хаос автоматизировать нельзя». Именно для решения этой проблемы при помощи консультантов из команды внедрения осуществляется реинжиниринг бизнес-процессов предприятия.

2) Поддержка со стороны персонала предприятия.

Довольно частым явлением в практике внедрения ERP-систем является саботаж процесса внедрения программного продукта со стороны персонала. Команда внедрения сталкивается с серьезными проблемами: сотрудники не понимают, зачем нужна новая система, они не готовы к современным методам работы, боятся новшеств, не осознают значение автоматизации. Все это осложняет и без того сложный процесс внедрения, который предполагает работу команды внедрения и предприятия в тесном сотрудничестве и взаимодействии.

Немаловажным аспектом является и степень компетенции сотрудников. Для эффективной работы уже внедренной системы необходима определенная квалификация сотрудников. Если персонал не знает, как работать с компьютером, успешная работа современной системы представляется маловероятной.

3) Мотивация руководящего звена.

Успех перехода предприятия к новой системе управления во многом зависит от позиции руководителя компании. Нельзя недооценивать роль личного участия в процессе. Особенно с учетом российских реалий, следует иметь в виду, что без активной поддержки и внимания со стороны руководителя не удастся достигнуть ожидаемого эффекта. При этом важнейшим фактором успешного внедрения становится мотивация руководящего звена.

Для создания рабочей атмосферы и в избежания случаев саботажа, руководителю предприятия целесообразно отдать проект внедрения под личную ответственность одного из ведущих менеджеров компании. Тогда при тесном взаимодействии процесс внедрения не будет осложняться непредвиденными препятствиями или задержками.

5. Проблемы миграции данных

Поскольку, как правило, миграция данных является частью внедрения ERP- систем (замены устаревших систем или их интеграции с системами приобретенной компании), она вносит дополнительные риски в основной IТ- проект и существенно влияет на его полную стоимость. «Миграционные» проекты составляют до 40% бюджета основного проекта. Причем часто завершение основного проекта со значительной задержкой и перерасходом бюджета рассматривается руководством компании как провал.

Все основные проблемы миграции данных могут быть сгруппированы следующим образом:

1) Недостаток опыта в миграции данных.

В организациях очень редко есть центр компетенции и качественная документация по миграции, которые можно было бы эффективно использовать в работе над проектом.

2) Слабое понимание данных в исходных системах.

Данные зачастую рассредоточены по устаревающим исходным системам в различных форматах и не соответствуют необходимому уровню качества и точности. Документация обычно отсутствует или уже устарела. Разобраться в подобных данных способен только специалист, хорошо знающий исходные системы и бизнес-функции, а таких людей в штате, как правило, немного.

3) Изменяющаяся целевая система

В ходе миграционного проекта целевая система, в которую перемещаются данные, нередко находится в доработке. И любые внесенные в нее изменения могут существенно изменить требования к миграции данных.

4) Недостаточное качество переносимых данных

Данные важно не просто переместить, но сделать их работающими в целевой системе. Они должны соответствовать.

5) Невозможность синхронизации после перемещения данных

Зачастую старые системы на длительное время оставляют работать параллельно с новыми. В переходный период без синхронизации данных между этими системами не обойтись. Кроме того, необходимо иметь возможность при случае продемонстрировать контролирующим органам по завершении проекта отчеты по корректности и датам перемещения данных.

Каждая из перечисленных проблем достаточно серьезна, однако решающее значение для успеха миграции может иметь верная методология проекта – правильно выбранная методология значительно облегчает миграцию данных.

Помимо проблем миграции данных есть множество проблем, связанных с ERP, которые возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP и недоверие компаний высоко технологичным решениям.

6. Национальные особенности внедрения ERP-систем

Национальные особенности внедрения ERP-систем являются следствием следующих основных причин:

1) Фактическое отсутствие отраслевых стандартов и практик в области управления бизнес-процессами.

Результат: невозможность достаточно эффективно применять и развивать функциональность, заложенную в отраслевые решения.

2) Недостаточный уровень компетенций в области технологий менеджмента и IT у многих руководителей и лиц принимающих решения.

Результат: принятие неверных решений при выборе политики автоматизации и неверные оценки основных параметров проекта.

3) Широко распространенная политика "откатов" при реализации проектов любого масштаба.

Результат: выбор заведомо неподходящих или неоптимальных решений в области автоматизации системы управления.

Заключение

MRP - это методология, на практике представляющая собой компьютерную программу. В результате внедрения методологии MRP,

· удалось добиться следующих результатов:

· улучшение обслуживания клиентов -- от 15 до 26%,

· снижение уровня запасов -- от 16 до 30%,

· рост эффективности работы производственных подразделений -- от 11 до 20%,

· снижение затрат на закупку -- от 7 до 13%.

В настоящее время для планирования ресурсов предприятий с серийным производством используется подход, получивший название MRP II (Manufacturing Resources Planning) - планирование производственных ресурсов.

Ядром системы является методика планирования потребностей в материалах MRP (Material Requirements Planning).

Отправной точкой в планировании является бизнес-план предприятия, разработанный на длительный срок, а конечной производственный график закупок, поставок и загрузки ресурсов с точностью до недель и дней, реже - часов и минут.

Многочисленные исследования, проведенные в течение нескольких лет, выявили основных проблемы, связанные с внедрением MRP-систем:

1) Только очень небольшой процент пользователей MRP полагают, что они успешно применяют MRP-системы. Количество установленных систем велико, но они не внедрены, то есть формальная система не является реальной.

2) Главное календарное планирование производства пользователями MRP не компьютеризировано.

Документ «MRP II Standard System» разработан Американским обществом по контролю за производством и запасами (American Production and Inventory Control Society -- APICS) и содержит описание 16 групп функций, которые должна поддерживать АСУП. Уровень поддержки делится на обязательный и необязательный (опциональный).

Функциональность системы MRP II разрабатывалась исходя из потребностей сборочного производства. А так как диапазон предприятий с прерывистым производственным циклом очень широк, то для некоторых их категорий информация, которую предоставляет "полновесная" MRP II-система, является избыточной. Поэтому на рынке существуют АСУП, рассчитанные на различные информационные потребности.

В настоящее время самой популярной АСУП на российском рынке является система Галактика. Данная система отвечает стандартам MRP и MRP II. Самым главным достоинством Галактики является то, что она разрабатывалась в России и отвечает всем требованиям предприятий стран СНГ. В 1986 году были написаны первые заказные модули (Сбыт, Склад) и под этот проект была создана фирма Новый Атлант в г. Москве. Основными задачами этой фирмы были поиск новых заказов и разработка прикладных программ. Данное разделение направлений деятельности сохраняется в корпорации до сих пор.

Необходимо четко понимать, что управление ресурсами предприятия требует охвата в едином комплексе планирования всех основных служб и направлений деятельности, а менеджмент предприятия должен проникнуться пониманием необходимости единства всех бизнес процессов обеспечивающих планирование и управление ресурсов, их максимально возможно полного охвата в рамках единой информационной системы планирования ресурсов предприятия. А когда это будет понято и осуществлено, предприятие повысит свои шансы на победу в нелегкой борьбе за потребителя.

Список литературы

1) Доан М. Синяя книга SAP. Краткий бизнес-путеводитель по миру SAP. – Эксперт РП, 2013 г. – 224 с.

2) Кречмер Р., Вейс В. Разработка приложений SAP R/3 на языке ABAP/4. – Лори, 2014. – 484 с.

3) Ариф Н., Таусееф Ш. Интеграция SAP ERP "Учет и отчетность". Конфигурация и проектирование. – Эксперт РП, 2015. – 440 с.

4) Хагеман С. SAP R/3 Системное администрирование. – Лори, 2013. – 480 с.

5) Питеркин С.В., Оладов Н.А., Исаев Д.В. Точно вовремя в России. Практика применения ERP-систем. – М.: Альпина – паблишер, 2011 г.

6) Смирнова Г.Г. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Г.Н. Смирнова, А.А.

7) Тельнов Ю.Ф. Реинжиринг бизнес-процессов. – М.: Финансы и статистика, 2012.

8) Ушаков К. Нам не жить друг без друга (о внедрении ERP-систем на российских предприятиях) // ИНФО-Бизнес. – 2010.

9) Щавелев Л.А. Способы аналитической обработки данных для поддержки принятия решений // СУБД. – 2011

10) Бочаров Е.П. Интегрированные корпоративные информационные системы: принципы построения: Учеб. Пособие / Е.П. Бочаров, А.К. Колдина. – М.: Финансы и статистика, 2013.

11) И. В. Балахонова, С. А. Волчков, В. А. Капитуров. Логистика. Интеграция процессов с помощью ERP-системы.

Интернет источники:

1) http://ru.wikipedia.org/wiki/ - статья «ERP - системы».

2) http://automation-system.ru/asup.html - Лекции АСУП.

3) http://www.itland.ru/ - Эффективность проектирования бизнеса.

4) http://www.e-commerce.ru/ - Автоматизации электронной коммерции для 1С Предприятия 8.2

5) http://www.cfin.ru/ - Корпоративный менеджемент

6) http://www.optim.ru/ - Внедрение ERP - систем

7) http://www.interface.ru/ - статья «ERP - системы»

8) http://revolution.allbest.ru/management/00000919.html - статья «Автоматизированные системы управления предприятием».

9) http://automation-system.ru/asup/composition-cam/55-osnovnye-princzipy-postroeniya-asup.html - статья «Обеспечение достоверности при обработке информации».

10) http://www.interface.ru/fset.asp?Url=/mrp/erp-book.htm - статья «Автоматизированные системы управления предприятием»

11) http://www.bytemag.ru/articles/detail.php?ID=6555 – статья «Система BaaN»